Wie Sie die sich entwickelnden Risikofaktoren in Ihren Lieferantenbeziehungen bewerten und Ihren Prüfungsprozess rationalisieren, um eine schnellere Wertschöpfung zu erzielen.
Heute stellen viele Unternehmen fest, dass es bis zu sechs Monate dauern kann sechs Monate um neue Anbieter vollständig einzubinden, was Verbesserungen verzögert und jede Hoffnung auf einen "schnellen Erfolg" zunichte machen. Es gibt sehr häufige Gründe für einen besonders langen oder komplizierten Implementierungsprozess, darunter:
- Mangel an standardisierten Prozessen
- Keine Sichtbarkeit oder Übersicht über den gesamten Onboarding-Prozess
- Mangelnde Transparenz hinsichtlich des Lieferantenstatus
- Verwirrende Aufgabenverantwortung und komplexe Genehmigungshierarchien
- Manuelle Dateneingabe und -validierung
- Fehlende Informationen seitens des Anbieters, die ein ständiges Hin und Her verursachen
Automatisierung von Arbeitsabläufen ist eine der besten Methoden, um Ineffizienzen bei der Aufnahme von Lieferanten zu bekämpfen, und eine ideale Möglichkeit, Daten zu nutzen - zunächst in Form von Prüfprotokollen und dann zur Messung und kontinuierlichen Verbesserung Ihres Onboarding-Prozesses. Aber das Wichtigste zuerst: Warum sollten Sie die Automatisierung des Onboarding-Prozesses in Erwägung ziehen, abgesehen davon, dass Sie eine bessere Beziehung zu Ihren Lieferanten aufbauen und die Tür für einen neuen schnellen Gewinn öffnen?
Warum das Vendor Onboarding automatisieren?
Ein gut gehütetes Geheimnis der Workflow-Automatisierung (insbesondere im juristischen Bereich) ist die Möglichkeit, das Risikomanagement zu rationalisieren - vor allem bei Prozessen, die eher nach außen gerichtet sind, wie z. B. Lieferantenbeziehungen.
Mit der Workflow-Automatisierung wird das Vendor Onboarding für die Beteiligten und Verantwortlichen völlig transparent. In einem einzigen Dashboard - oder per E-Mail - können Benutzer schnell erkennen, welche Schritte erforderlich sind und wer sie ausführen muss. Wenn Engpässe auftreten oder zusätzliche Fragen auftauchen, können Eskalationen automatisch erfolgen, je nachdem, wie der Workflow strukturiert wurde.
Einige Anbieter sind beispielsweise riskanter als andere: Diese Anbieter müssen ein ernsthaftes Genehmigungsverfahren durchlaufen, während andere Anbieter so risikolos sind, dass sie mit automatischen Genehmigungen direkt zur Unterschrift gelangen. Die Bestimmung, was einen Lieferanten risikoreich macht, kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, aber einige allgemeine Merkmale sollten berücksichtigt werden:
- Ihre Größe - kleinere Unternehmen haben ein höheres Risiko, ihre Ziele nicht erreichen zu können
- Ihr Standort - sind sie in einer begrenzten Region oder einem geologisch belasteten Gebiet tätig?
- Ihre Ressourcen - welche Materialien und Dienstleistungen werden geliefert und erbracht (und sind diese von sensiblen, geschützten Datensystemen abhängig)?
- Ihr Status - Steht das Unternehmen derzeit unter irgendwelchen staatlichen Sanktionen oder ist ein Gerichtsverfahren anhängig?
Je nach Arbeitsablauf können Sie die Risikobewertung im Backend automatisieren, so dass der Anfragende die wichtigsten Informationen identifizieren kann und der Arbeitsablauf die Anfrage dann automatisch an die richtige Person weiterleitet.
Nutzung des Workflows im Onboarding-Prozess von Lieferanten - und darüber hinaus
Es gibt einen Grund dafür, dass das Onboarding von Lieferanten einer der ersten Prozesse ist, den Unternehmen wenn sie entscheiden, was sie automatisieren wollen..
Ohne Workflow-Automatisierung geht das Onboarding von Lieferanten oft in einem Meer von E-Mails unter, und der Zeitaufwand für die Suche nach den Details in einem monatelangen Genehmigungsprozess, der sich über die Rechtsabteilung, die Beschaffung und andere Bereiche erstreckt, kann so groß sein, dass die Prüfung praktisch verloren geht. Mit der Workflow-Automatisierung erhält Ihr Team jedoch Zugang zu zwei wichtigen Vorteilen: Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Jeder Schritt eines jeden Onboarding-Prozesses wird protokolliert und archiviert - und kann bei Bedarf wiederverwendet werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise den Vertrag mit einem Lieferanten beendet, aber später beschließt, die Geschäftsbeziehung zu erneuern, kann alles aus dem ursprünglichen Vertrag leicht abgerufen und überprüft werden - und je nach Verlauf kann der Lieferant den Prozess problemlos durchlaufen oder auf zusätzliche Hindernisse stoßen.
Nachdem die Daten im Rahmen des Lieferanten-Onboarding-Prozesses gesammelt wurden, haben die Beteiligten endlich die Art von Informationen zur Hand, die sie befähigen, den Prozess noch weiter zu verbessern: Auf einer hohen Ebene können die Beteiligten feststellen, welche Schritte die größten Verzögerungen verursachen, und daran arbeiten, Hindernisse zu beseitigen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass der Workflow zeigt, wie viel Zeit durch die Automatisierung eingespart wird. So erhält Ihr Team die Anerkennung, die es verdient, und es wird deutlich, wie die Automatisierung die Mitarbeiter befähigen kann, ihre eigenen Prozesse so zu verbessern, dass sie ihre Kollegen innerhalb der Abteilung beeinflussen und unterstützen.
Ohne Workflow-Automatisierung kann das Onboarding von Lieferanten eine Herausforderung sein: Oft ist es nicht standardisiert und beruht auf E-Mail-Ketten, die während des Prozesses selbst vergessen werden und dann im Nachhinein schwer zu finden sind. Mit der Automatisierung wird jedoch jeder Schritt des Prozesses gestrafft und einer Datenanalyse unterzogen, so dass der Prozess nicht nur erhöht und automatisiert wird, sondern auch bereit ist, ständig verbessert zu werden.
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