Workflow de la semaine : Maîtriser la gestion des documents

Comment tirer parti d'un système de gestion des documents (SGD) pour gérer l'emplacement, l'accès et la sécurité des documents de l'entreprise.

Il y a plus de 20 ans, l IDC a constaté que les travailleurs intellectuels consacraient plus de deux heures par jour à la recherche d'informations, soit l'équivalent d'une journée entière par semaine. Aujourd'hui, les équipes ont encore du mal à gérer leur temps lorsqu'il s'agit de stocker et d'accéder aux documents. Prenons les statistiques suivantes :

• En 2012, McKinsey a indiqué que les travailleurs consacraient environ 19 % de leur temps à la recherche d'informations.
• Une étude IDC de 2018 a révélé que les professionnels des données consacrent "30 % [de leur temps] à la recherche, à la gestion et à la préparation des données". 
• Le coût moyen d'une organisation coût moyen pour une organisation est d'environ 20 $ pour classer un document, 120 $ pour retrouver un document égaré et 220 $ pour reproduire un document perdu.

Depuis la première enquête IDC, les progrès technologiques nous ont permis de nous surpasser ; nous devrions avoir les moyens d'avoir les informations dont nous avons besoin à portée de main, et non pas froissées au fond d'un classeur de trois mètres de long. Alors, pourquoi les travailleurs passent-ils encore autant de temps à chercher des informations qui devraient être facilement accessibles ?

L'une des raisons pour lesquelles les organisations d'aujourd'hui sont encore confrontées à la gestion des documents est que l'augmentation des technologies utilisées pour collecter et stocker les données a contribué à une augmentation parallèle du nombre d'emplacements où les données peuvent être stockées. Le fichier que vous recherchez se trouve-t-il sur votre bureau, sur Sharepoint, sur l'intranet de votre entreprise ou le sous-intranet de votre département, dans votre Google Drive ou dans votre courrier électronique ? La solution réside dans l'organisation d'armoires de classement virtuelles. Systèmes de gestion des documents.

Un système de gestion des documents (SGD) gère l'emplacement, l'accès et la sécurité des documents de l'entreprise, qu'il s'agisse de contrats, d'accords de reconnaissance mutuelle, d'accords de non-divulgation ou d'accords de niveau de service. Ces documents doivent être protégés non seulement contre ceux qui ne devraient pas y avoir accès, mais aussi contre ceux qui devraient y avoir accès : en mettant en place des règles de sécurité et d'accès, ces documents sont moins susceptibles d'être modifiés sans approbation, et ceux qui les demandent auront toujours accès à la copie la plus récente et la plus précise. 

Selon en effetles quatre principales raisons de mettre en place un DMS sont les suivantes :

• Un accès plus rapide
• Meilleure tenue des registres
• Sécurité renforcée
• Moins de restrictions géographiques

Il faut garder à l'esprit que le désordre et la désorganisation dont souffrent les entreprises qui n'ont pas de système de gestion documentaire sont différents du désordre d'un classeur papier. Il ne s'agit pas de savoir l'endroit les fichiers sont stockés, il s'agit de comment comment ils sont stockés et accessibles. Un système de gestion documentaire efficace n'est pas un emplacement, mais un cadre. Et ce cadre, le plus souvent, doit être compris comme un flux de travail.

Les systèmes de gestion des documents doivent permettre à la fois un provisionnement strict des utilisateurs et un contrôle des versions. Ces deux critères peuvent être satisfaits par un flux de travail qui entoure les documents, en n'autorisant l'accès que sous certaines conditions et en conservant une piste d'audit complète de toutes les modifications. 

Les flux de travail sont soumis à des conditions qui sonnent comme "si ceci se produit, alors nous voulons que cette autre chose se produise". Pour les systèmes de gestion documentaire, cela signifie que "si le demandeur a tel rôle ou appartient à tel département, nous voulons qu'il puisse immédiatement accéder aux catégories de documents x, y et z". Mais le système de gestion des documents peut également comporter des mesures de sécurité : certains documents peuvent être "verrouillés" et les nouvelles versions peuvent déclencher des approbations ou des escalades.

Notre objectif ne doit pas être de garder l'information, mais de la rendre facilement accessible et automatisée, en laissant le flux de travail faire la majeure partie du travail de filtrage et d'approbation. Il doit envoyer la bonne version du document, à temps, et non la version de marque 2017 enfouie au fond du dossier OneDrive de quelqu'un. 

Disposer d'une source unique de vérité en interne ne représente que la moitié de la bataille ; l'associer à un ensemble unique de règles concernant le moment et la manière dont les documents sont envoyés dans le monde permettra de maintenir votre cohérence interne et votre réputation auprès des partenaires, des vendeurs et des clients.