Flujo de trabajo de la semana: Dominar la gestión de documentos
Cómo aprovechar un sistema de gestión de documentos (DMS) para gestionar la ubicación, el acceso y la seguridad de los documentos corporativos.
Hace más de 20 años, el IDC descubrió que los trabajadores del conocimiento pasaban más de dos horas al día buscando información, el equivalente a un día entero a la semana. Hoy en día, los equipos siguen luchando con la gestión del tiempo a la hora de almacenar y acceder a los documentos. Considere las siguientes estadísticas:
- En 2012, McKinsey informó de que los trabajadores dedicaban ~19% de su tiempo a buscar información.
- Un estudio de IDC de 2018 descubrió que los profesionales de datos pasan "el 30% [de su tiempo] buscando, gobernando y preparando datos."
- En coste medio para una organización es de ~20 dólares archivar un documento, 120 dólares encontrar un documento extraviado y 220 dólares reproducir un documento perdido.
Los avances tecnológicos nos han dejado boquiabiertos desde aquel primer estudio de IDC; deberíamos disponer de los medios para tener la información que necesitamos al alcance de la mano, no arrugada en el fondo de un archivador de tres metros. Entonces, ¿por qué los trabajadores siguen dedicando tanto tiempo a buscar información que debería estar fácilmente disponible?
Comprender la necesidad de los sistemas de gestión de documentos
Una de las razones por las que las organizaciones de hoy en día siguen luchando con la gestión de documentos es que el aumento de las tecnologías utilizadas para recopilar y almacenar datos ha contribuido a un aumento paralelo del número de ubicaciones en las que pueden estar almacenados. ¿El archivo que buscas está en tu escritorio, en Sharepoint, en la intranet de tu empresa o en la subintranet de tu departamento, en tu google drive o en tu correo electrónico? La solución llega cuando las empresas pueden organizar archivadores virtuales: introduzca Sistemas de Gestión Documental.
Un sistema de gestión de documentos (SGD) gestiona la ubicación, el acceso y la seguridad de los documentos de la empresa, ya sean contratos, acuerdos de servicios administrativos, acuerdos de confidencialidad o acuerdos de nivel de servicio. Estos documentos deben protegerse no solo de quienes no deberían tener acceso a ellos, sino también de quienes sí deberían tenerlo: estableciendo normas de seguridad y acceso, es menos probable que estos documentos se modifiquen sin aprobación, y quienes los soliciten siempre tendrán acceso a la copia más reciente y precisa.
Según De hecholas cuatro razones principales para implantar DMS son:
- Acceso más rápido
- Mejor mantenimiento de registros
- Mayor seguridad
- Menos restricciones geográficas
Integración de flujos de trabajo en su sistema de gestión de documentos
Una cosa que hay que tener en cuenta es que el desorden y la desorganización que sufren las empresas sin un sistema de gestión documental es diferente del desorden de un archivador de papel. No se trata de dónde los archivos, sino de cómo se almacenan y se accede a ellos. Un sistema de gestión de documentos eficaz no es un lugar, sino un marco. Y este marco, la mayoría de las veces, debe entenderse como un flujo de trabajo.
Los sistemas de gestión de documentos deben adaptarse tanto a una estricta asignación de usuarios como al control de versiones. Ambos criterios pueden satisfacerse con un flujo de trabajo que rodee los documentos, que sólo permita el acceso en determinadas condiciones y que mantenga una pista de auditoría completa de todos y cada uno de los cambios.
Los flujos de trabajo están sujetos a condiciones que suenan como "si ocurre esto, entonces queremos que ocurra esto otro". Para los sistemas de gestión de documentos, esto significa que "si el solicitante tiene este rol o está en este departamento, entonces queremos que pueda acceder inmediatamente a x, y, y z categoría de documento". Pero el sistema de gestión de documentos también puede tener algunas medidas de seguridad: ciertos documentos pueden estar "bloqueados", y las nuevas versiones pueden desencadenar aprobaciones o escalamientos.
Fácil acceso a los documentos, con visibilidad de cada paso
Nuestro objetivo no debe ser controlar la información, sino hacerla fácilmente accesible y automatizada, dejando que el flujo de trabajo realice la mayor parte del trabajo de filtrado y aprobación. Debe enviar la versión correcta del documento, a tiempo, no la versión de marca de 2017 enterrada en el fondo de la carpeta OneDrive de alguien.
Disponer de una única fuente de la verdad a nivel interno es la mitad de la batalla; combinarlo con un único conjunto de normas sobre cuándo y cómo se envían los documentos al mundo mantendrá su coherencia interna y su reputación ante socios, proveedores y clientes.
