Workflow de la semaine : Principales fonctions d'automatisation pour l'accueil et le parrainage d'événements

Dans notre dernier Workflow de la semainenous avons vu comment l'automatisation peut contribuer à rationaliser la sélection, l'approbation et la participation aux conférences. Mais les possibilités ne s'arrêtent pas là. Si vous vous retrouvez à parrainer un événement, à y prendre la parole ou même à l'organiser, un outil intuitif d'automatisation des flux de travail tel que TAP peut vous aider à accélérer vos tâches en vue du grand jour.

Le parrainage ou le partenariat d'un événement signifie généralement la co-animation d'un panel ou d'une session de conférence. Cependant, cette opportunité s'accompagne d'un grand nombre d'e-mails, de plans de session et de mises à jour qui peuvent facilement se perdre dans la boîte de réception ou les feuilles de calcul de quelqu'un.

L'automatisation du flux de travail est l'outil qui rassemble toutes les parties mobiles dans un seul système. Toutes les demandes, tous les contrats et tous les actifs sont stockés dans un emplacement central. Pendant ce temps, le suivi est automatisé et les escalades basées sur le temps sont personnalisées en fonction des délais de votre événement.

Voici quelques cas d'utilisation de l'automatisation du flux de travail qui pourraient s'avérer utiles lors du parrainage d'un événement :

• Portail des contrats événementiels 
• Signature de la renonciation de l'orateur pour la vidéo/audio 
• Programmation de démonstrations et de réunions sur place
• Collecte d'informations personnelles sur le site (ajout à une liste de contacts, inscription à un bulletin d'information, etc.)

L'organisation d'un événement est un projet de groupe ; toute l'entreprise y participe. C'est pourquoi la consolidation de la paperasserie, des demandes et des tâches parasites permet à chacun (marketing, ventes, gestion des comptes, parties prenantes, clients et conférenciers tiers) de rester sur la bonne voie. Voici quelques scénarios pour l'automatisation du flux de travail lors de l'organisation d'un événement :

• Portails de candidature des orateurs
• Accueil des participants pour la programmation des réunions sur place
• Demande de réduction ou d'accommodement 
• Approbation marketing pour les sessions d'orateurs tiers
• Communiqué de presse et signature de l'image pour les sessions enregistrées et la promotion de l'événement.

Chez Mitratech, l'organisation de conférences n'a plus de secret pour nous. Notre conférence annuelle des utilisateurs, Interact, par exemple, aura lieu en août. Avec plus de 40 sessions et festivités à gérer, nous utilisons TAP pour automatiser et suivre une grande partie du travail de planification et de préparation qui précède l'événement. Ryan Dinklerspécialiste du marketing client chez Mitratech, est l'un des principaux utilisateurs de TAP :

"TAP nous aide à rester flexibles et à nous adapter à l'évolution des besoins de notre événement et de nos conférenciers. Toutes les tâches qui auraient été à la fois fastidieuses et manuelles - collecte d'informations sur les clients, traitement des demandes internes et externes, acheminement des informations à la bonne personne, etc. Et lorsque les plans, les processus et les besoins changent, il suffit d'ajuster le flux de travail ou d'en générer un nouveau. Quoi qu'il en soit, nous n'avons rien raté. Désormais, nous pouvons nous concentrer sur les tâches les plus importantes et progresser pendant que celles qui encombrent généralement la liste des tâches sont automatisées". 

Les conférences comportent de nombreux éléments mobiles, mais grâce à l'automatisation du flux de travail, ces éléments peuvent être intégrés dans un cadre plus large qui donne la priorité aux objectifs de l'entreprise et du département.