Flujo de trabajo de la semana: Las mejores funciones de automatización para organizar y patrocinar eventos

En nuestro último Flujo de trabajo de la semanahablamos de cómo la automatización puede ayudar a agilizar la selección, aprobación y asistencia a conferencias. Pero las oportunidades no acaban ahí. Si se encuentra patrocinando, hablando o incluso organizando un evento, una herramienta intuitiva de automatización del flujo de trabajo como TAP puede ayudarle a acelerar sus tareas pendientes para preparar el gran día.

Patrocinar o asociarse en un evento suele significar copatrocinar un panel o una sesión de conferencia. Sin embargo, esta oportunidad conlleva una gran cantidad de correos electrónicos, esquemas de sesiones y actualizaciones que pueden perderse fácilmente en la bandeja de entrada o en las hojas de cálculo de alguien.

La automatización del flujo de trabajo es la herramienta que reúne todas las piezas móviles en un solo sistema. Todas las solicitudes, contratos y activos se almacenan en una ubicación central. Mientras tanto, el seguimiento se automatiza y las escaladas basadas en el tiempo se adaptan a los plazos de tus eventos.

Estos son algunos de los principales casos de uso de la automatización del flujo de trabajo que pueden resultar útiles a la hora de patrocinar un evento:

• Portal de contratos de eventos 
• Exención de responsabilidad del orador para vídeo/audio 
• Programación de demostraciones y reuniones in situ
• Entrada de información personal in situ (añadir a una lista de contactos, suscripción a un boletín, etc.)

Planificar un evento es un proyecto de grupo en el que participa toda la empresa. Por lo tanto, consolidar el papeleo, las solicitudes y las tareas dispersas ayuda a mantener a todos (marketing, ventas, gestión de cuentas, partes interesadas, clientes y ponentes de terceros) en el buen camino. Algunos escenarios para la automatización del flujo de trabajo cuando se organiza un evento incluyen:

• Portales de solicitud de altavoces
• Recepción de asistentes para programar reuniones in situ
• Solicitud de descuento o alojamiento 
• Aprobación de marketing para sesiones de ponentes de terceros
• Comunicado de prensa y firma de imágenes para las sesiones grabadas y la promoción del evento.

En Mitratech sabemos lo que es organizar conferencias. Nuestra Conferencia Anual de Usuarios, Interact, por ejemplo, tendrá lugar este agosto. Con más de 40 sesiones y festividades que gestionar, estamos utilizando TAP para automatizar y realizar un seguimiento de gran parte del trabajo de planificación y preparación previo al evento. Ryan Dinklerespecialista en marketing para clientes de Mitratech, es uno de sus principales usuarios:

"TAP nos ayuda a ser flexibles y a adaptarnos a las necesidades cambiantes de nuestros eventos y ponentes. Todas las tareas que habrían sido tediosas y manuales (recopilar información del cliente, responder a solicitudes internas y externas, enviar la información a la persona adecuada, etc.) se pueden incluir en un flujo de trabajo. Y cuando los planes, procesos y necesidades cambian, es tan sencillo como ajustar el flujo de trabajo o generar uno nuevo. En cualquier caso, no perdemos el ritmo. Ahora podemos centrarnos en las tareas que realmente nos mueven la aguja y avanzar mientras se automatizan las que suelen abarrotar la lista de tareas pendientes". 

Las conferencias implican muchas partes móviles, pero con la automatización del flujo de trabajo, estas partes pueden incorporarse a un marco más amplio que dé prioridad a los objetivos de la empresa y el departamento.