Les chiffres qui comptent : adopter les codes de disposition

Je suis une trieuse née. Je trouve en fait très relaxant de trier toutes les perles bleues, puis toutes les rouges, jaunes, etc. parmi toutes celles du « mélange de perles » bon marché que je viens d'acheter, et de les mettre dans de petits récipients séparés. Dans mon placard, non seulement les hauts noirs sont séparés des hauts roses, mais les hauts noirs à manches longues sont séparés des hauts noirs à manches courtes et sans manches. Mes herbes et épices ne sont pas classées par ordre alphabétique (cela étouffe ma créativité). Cependant, tous les différents poivrons sont regroupés au fond du tiroir, toutes les graines sont alignées, et le basilic, l'ail et les sels/poudres d'oignon sont à l'avant du tiroir, car ce sont les assaisonnements que j'utilise le plus souvent. Les épices à pâtisserie se trouvent dans un autre tiroir.

Ma sœur dit que cette maladie a un nom.

Mais je suis toujours pressée lorsque mon projet nécessite des perles bleues, j'en ai besoin d'une grande quantité et je les veux tout de suite. Je n'ai pas le temps, par une fraîche matinée, de fouiller dans 18 cintres pour trouver le jersey fin Eileen Fisher. (Ma sœur dit aussi que posséder 18 hauts noirs est une maladie... elle a tort !)

C'est un fait : si l'on a beaucoup de perles – ou des dizaines de milliers de candidatures, un nombre écrasant de demandes et de CV que vos chefs de service vous ont transmis parce qu'ils n'ont pas le courage de dire à leur beau-frère ou au caddie de leur voisin qu'ils doivent postuler comme tout le monde (c'est bien le cas, n'est-ce pas ?) –, il faut trier. La seule question est : quand?

Il est évident qu'il est plus facile de trouver des perles bleues lorsque vous en avez besoin si vous disposez d'une boîte réservée aux perles bleues. Il est évident qu'il est plus facile de trouver tous les demandeurs d'emploi dont les CV n'ont jamais été lus parce qu'il n'y avait pas de poste vacant dans le domaine qu'ils recherchaient, si vous les avez placés dans une « boîte » distincte de celle contenant les candidatures rejetées sur la base de leur expérience comparative pour la demande 1805-Eng178.

Nous devons tous trier. Le problème lié au tri des données de sélection sous pression est double : (1) vous commettrez des erreurs et (2) évidemment, vous n'aurez pas utilisé ces données pour gérer votre conformité, selon les termes du décret 11246, tel que modifié :

Vous « savez » peut-être que vous conservez des dossiers et vous « savez » peut-être que vous avez formé tous les recruteurs et tous les responsables de la sélection à traiter chaque demandeur d'emploi conformément aux politiques de votre organisation. Mais je suis prêt à parier ma recette secrète du Gravad Lax qu'il y a de nombreuses nuits où vous perdez le sommeil en vous demandant s'ils le font et ce que vos données vont révéler. Peut-être n'avez-vous ni la « garantie » que l'organisation ne pratique aucune discrimination, ni l'« assurance » nécessaire pour vous défendre contre une demande de rappel de salaire !

Vous l'aurez deviné...Je suis favorable au tri dès le départ. C'est plus facile que vous ne le pensez... Il suffit simplement de commencer avec plus de « boîtes » dans lesquelles ranger les choses après avoir fait votre choix. Et, contrairement au siècle dernier, les « boîtes » d'aujourd'hui sont virtuelles et, une fois dans la « boîte », nous pouvons facilement récupérer exactement la boîte que nous voulons quand nous le voulons, même deux ans plus tard (ou vingt ans plus tard) lorsque l'OFCCP l'exige. Il est peut-être utile de rappeler que le but de la conservation des documents est de pouvoir les récupérer plus tard. Le gouvernement vous oblige à les conserver afin de pouvoir les retrouver. Vous devez d'abord savoir ce qu'ils contiennent ! Des codes de disposition pertinents, spécifiques et personnalisés sont des « boîtes » qui valent la peine d'être conservées !

Voici comment votre organisation peut apprendre à apprécier les codes de disposition :

1. 1. Reconnaissez qu'il est dans l'intérêt de votre organisation de « mettre en danger » face à un risque de discrimination/demande de rappel de salaire uniquement les plaignants potentiels qui ont été effectivement rejetés par l'employeur et pour la même raison. Seuls des codes de disposition bien conçus vous permettront de récupérer les données précises nécessaires à l'analyse et à la soumission à l'OFCCP.

1. 1. Reconnaissez qu'en plus des politiques relatives au processus de sélection – et des directives données aux recruteurs –, votre organisation aura besoin de techniques de gestion des données appropriées et de codes de disposition spécifiques qui élimineront le surplus de demandeurs d'emploi/candidats afin que vos analyses déclenchent la « loi des grands nombres ».

1. 1. Déterminez que vous préférez (largement) défendre uniquement les critères de sélection (y compris les « tests » dans le lexique des Directives uniformes sur les procédures de sélection des employés) qui permettent d'atteindre votre objectif (et actuellement, votre seul espoir et prière ?), à savoir sélectionner véritablement la personne « la plus qualifiée ».

1. 1. Il faut reconnaître que, si on leur demande, beaucoup de personnes qui utilisent des codes de disposition préféreraient n'en utiliser que deux (« embauché » et « non embauché »), mais si on leur présente les faits, elles peuvent elles aussi en arriver à la même conclusion. vouloir utiliser des codes où :
      • Ils ont contribué à leur conception.
      • Ils sont suffisamment précis pour ne pas avoir à perdre de temps à se demander lequel utiliser.
      • Ils savent que leur rigueur dans l'application systématique du code le plus spécifique disponible aide l'organisation et que le non-respect de ce code nuit à l'organisation et aura donc un impact sur leurs propres évaluations de performance.

1. Je vous propose quelques « règles », quelques « conseils » et quelques exemples pour divers types d'organisations et de processus de sélection afin de vous aider dans votre démarche.

Si vous êtes déjà convaincu que vous devez modifier – et élargir – vos codes de disposition, vous pouvez passer directement à la section E ci-dessous, qui explique comment procéder. Mais si vous avez besoin d'aide pour convaincre d'autres membres de votre organisation, ou si vous avez besoin d'un rappel après avoir consulté la section E ci-dessous, revenez ici et lisez la partie consacrée à la « loi des grands nombres » et aux raisons pour lesquelles la gestion de la taille de vos bassins de candidats est essentielle pour éviter les conclusions d'impact défavorable et les chèques de rappel de salaire. Et, en quelques mots, ce que la défense d'une conclusion d'impact défavorable signifiera pour une organisation qui n'a pas établi et mis en œuvre de manière appropriée des codes de disposition spécifiques.

1. 1. Reconnaissez qu'il est dans l'intérêt de votre organisation de « mettre en danger » uniquement les plaignants potentiels face à un défi de discrimination/demande de rappel de salaire. qui ont été effectivement rejetés par l'employeur et pour la même raisonDes codes de disposition bien conçus ne produiront pas de « faux positifs » dans les analyses de discrimination. Il ne s'agit ni d'une supercherie ni d'une tentative de « dissimulation ». Au contraire, des codes de disposition spécifiques appliqués de manière cohérente permis l'organisme chargé de l'application de la loi et l'entrepreneur doivent se concentrer sur si il existe un « impact négatif » et, si tel est le cas, pourquoi. En d'autres termes, des codes de disposition correctement conçus permettront à l'employeur d'identifier le critère de sélection qui est provoquant un pourcentage disproportionné du groupe X à rejeter. Les codes de disposition qui décrivent avec une précision raisonnable la raison particulière pour laquelle le demandeur d'emploi n'a pas été retenu dans le processus de sélection, ni finalement sélectionné, peuvent permettre à l'entrepreneur non discriminatoire d'éviter des souffrances indicibles en défendant des analyses mal menées qui mélangent non seulement des pommes et des oranges, mais aussi des pommes et des androïdes.

      En fait, deux facteurs incitent fortement un entrepreneur à pouvoir récupérer des informations/données très spécifiques sur l'impact de ses critères de sélection : 1) pour effectuer de véritables « analyses d'impact négatif » qui permettent réellement à l'entrepreneur de savoir si l'un de ses critères de sélection doit être revu ou modifié et 2) pour empêcher l'OFCCP – et d'autres – de faire valoir des revendications sur la base de données qui ne sont pas distinctes. Une certaine motivation de la part des organismes chargés de l'application de la loi et des avocats des plaignants est liée à la « loi des grands nombres ».

      La loi des grands nombres

      Cette « loi » n'est en réalité ni une loi ni un règlement, et elle ne relève pas non plus du champ d'application de cet article ni de l'expertise de l'auteur. Mais elle suffit à nos fins ici, et surtout, plus le nombre de candidats et de sélections analysés est élevé, plus la probabilité que les disparités dans les taux de sélection entre les groupes soient statistiquement significatives est grande. Si une « analyse d'impact négatif » examine 2 000 candidats pour 100 postes de technicien I, il est beaucoup plus probable qu'il y ait un « impact disproportionné » sur certains groupes que si l'analyse portait – avec précision – sur 200 candidats et 5 sélections pour le poste A, 132 candidats et 15 sélections pour le poste B, 47 candidats et 1 sélection pour le poste C, etc.

      Si, en effet, il y avait 2 000 candidats et 100 sélections pour le même poste et un seul « critère » de sélection, par exemple un diplôme de licence en ingénierie, alors nous pourrions réellement savoir s'il y a eu un rejet statistiquement significatif des femmes, des Amérindiens, des Hispaniques, etc. sur la base du fait qu'ils ne possèdent pas ce diplôme. Si tel était le cas et que le poste était celui d'ingénieur, l'employeur pourrait facilement valider cette exigence. Si le poste n'était pas celui d'ingénieur, l'employeur ne pourrait probablement PAS réfuter toute présomption de discrimination et l'OFCCP remettrait au PDG le stylo pour signer le chèque de rappel de salaire.

      Mais si les candidats postulaient à des « postes spécifiques » allant de comptables à bibliothécaires, en passant par ingénieurs et avocats, avec probablement des proportions différentes de candidats issus de minorités et de femmes pour chacun de ces postes, qu'aurions-nous appris de cette prétendue analyse ?

      Rien.

      Alors pourquoi l'agence procède-t-elle à ces analyses globales ? Parce que les employeurs l'y autorisent et parce que ceux-ci ignorent souvent pourquoi ces 1 800 candidats n'ont pas été sélectionnés, et encore moins pourquoi les 200 autres l'ont été ! À moins de pouvoir trier leurs données non seulement par emploi « spécifique », mais aussi par critère de sélection spécifique, ils ne peuvent eux-mêmes réaliser de meilleure analyse.

      Si l'employeur a été assez stupide pour « examiner » (ou même accepter, d'ailleurs) des milliers et des milliers de CV simplement parce qu'il en a la possibilité, ses analyses, même par intitulé de poste, déclencheront probablement cette « loi des grands nombres ».

      La « faille » réglementaire de l'OFCCP permet aux entrepreneurs d'exclure de leurs analyses d'impact négatif les personnes qui ne répondent pas aux « qualifications de base » (qui ne sont pas les mêmes que les « qualifications minimales » dans le jargon des employeurs, je vous l'assure !). Dans le même temps, l'OFCCP insistera pour que les entrepreneurs « regroupent » ou agrégent les données des candidats qui n'ont pas été testés par le même « test » ni même pour le même « poste particulier » pour lequel l'entrepreneur doit les avoir pris en considération.

      Conseils en matière de conformité : les entrepreneurs doivent toujours refuser de regrouper des éléments qui ne sont pas similaires ! Vous ne pouvez pas empêcher l'OFCCP de le faire avec vos données, dans le seul but d'atteindre le résultat qu'il semble souhaiter : une allégation de discrimination. Vous pouvez toutefois refuser de le faire à leur place. Ellen Shong & Associates l'a fait et le fait régulièrement. Lorsqu'on vous demande de défendre un regroupement d'événements/de personnes/d'emplois dissemblables (par exemple, de prétendues « analyses d'impact négatif ») effectué par un groupe professionnel ou un service, il suffit de désagréger au maximum le titre du poste et de citer une petite loi réglementaire à l'agence.

      Cela dépend également du degré de précision des intitulés de poste utilisés par l'employeur. Si le poste d'assistant de recherche peut désigner aussi bien une personne chargée de rassembler des documents de recherche à la bibliothèque qu'une personne effectuant des recherches sur les cellules souches dans un laboratoire, vous rencontrez alors des problèmes. Vous rencontrez des problèmes dans la conception des groupes de postes, les analyses de sélection et, surtout, dans l'analyse des rémunérations. Corrigez cela.

      L'agence souhaite que les « qualifications de base » soient liées à « l'emploi particulier » pour lequel l'employeur a « envisagé » le demandeur d'emploi. Il est encore plus important que les analyses de discrimination contrôlent le même processus de sélection (décideurs) ou au moins le même dispositif de sélection.

      Il peut être utile de se référer aux exigences spécifiques des lignes directrices uniformes sur les procédures de sélection des employés. Dans la partie pertinente, elles stipulent que [les employeurs] « doivent conserver et mettre à disposition pour chaque poste des informations sur l'impact négatif du processus de sélection pour ce poste » et que « lorsqu'un processus de sélection complet pour un poste a un impact négatif, l'utilisateur doit conserver et mettre à disposition des dossiers ou d'autres informations indiquant les éléments qui ont un impact négatif ». 41 CFR §60-3.15 (C'est moi qui souligne. Les lignes directrices sont ensuite presque entièrement consacrées à l'exigence d'« études de validation » des éléments ayant un impact négatif. À maintes reprises dans ces règlements, la loi stipule que pour être « validé », il faut, en termes simples, que le critère soit lié àla performance du «poste ». 41 CFR §60-3.5.

      La connaissance de la causalité permet à l'entrepreneur – même de sa propre initiative ! – de modifier le critère de qualification/sélection qui exclut de manière disproportionnée, par exemple, les Hispaniques. Elle permet également à l'agence de contester ce critère causal... de manière spécifique. Enfin, elle permet à l'employeur de démontrer que, bien que le critère ait un impact négatif, il est lié à l'exécution du travail.

      Conseil de conformité : vous devez comprendre que si vous utilisez le même test pour plusieurs postes, vous devez vraiment regrouper les candidats à ces postes afin de déterminer si ce test a un « impact négatif ». (Personnellement, je n'ai jamais entendu parler d'une agence qui exige cela, mais c'est la bonne chose à faire et cela va de pair avec l'argument du contractant selon lequel il ne faut pas regrouper des critères dissemblables). Avertissement: L'un de ces tests, si couramment utilisé qu'il pourrait très bien déclencher la « loi des grands nombres », estle « diplôme d'études secondaires ou GED ». Les employeurssemblent avoir décidé que, puisque nous savons que moins de minorités obtiennent leur diplôme d'études secondaires que de Blancs, il leur suffit de proposer la qualification alternative du « GED » pour éviter de se voir reprocher un impact défavorable. Premièrement, je pense que cela est très douteux si jamais cela fait l'objet d'une enquête. Deuxièmement, comment pourriez-vous démontrer qu'une telle qualification est « liée à l'emploi » ? Que permet de prédire la possession de ce diplôme en soi sur les connaissances, les compétences ou les capacités d'une personne à exercer un emploi ? Si vous pensez qu'il démontre des compétences suffisantes en lecture et en écriture, c'est que vous n'avez pas vu autant de candidatures que moi, y compris celles où le nom du lycée est mal orthographié. Si vous pensez que cela prouve que la personne est capable de « s'accrocher », vous ne connaissez aucun jeune de 17 ans qui a abandonné ses études et qui occupe deux emplois pour aider sa famille. Si vous pensez pouvoir démontrer qu'une personne ne peut pas exercer un emploi non qualifié sans cette « qualification », vous ne vous souvenez certainement pas de la première décision de la Cour suprême sur l'impact négatif, Griggs c. Duke Power, il y a près de 50 ans.

1. 1. Reconnaissez qu'en plus des politiques relatives au processus de sélection et des directives données aux recruteurs, votre organisation aura besoin de techniques appropriées de gestion des données. et des codes de disposition spécifiques qui élimineront un tel excès de demandeurs d'emploi/candidats que vos analyses déclencheront la « loi des grands nombres ». Entre autres choses, pour éviter de vous tirer une balle dans le pied avec de mauvais grand données, vous devez distinguer – avec soin – les personnes qui ne progressent pas – ou ne devraient pas progresser – dans le processus de sélection pour des raisons qui n'ont rien à voir avec votre prise en compte de leurs qualifications pour un poste particulier. Par exemple – et cela devrait être une loi ! – ne « prenez pas en considération » toute manifestation d'intérêt à moins que le demandeur d'emploi ne précise son intérêt. dans un emploi particulierLa réglementation de l'OFCCP ne peut pas exiger cela d'un demandeur d'emploi, mais vous pouvez certainement le faire. Bien avant qu'il n'y ait une définition du terme « candidat Internet », les lois contre la discrimination ont toujours prévu que le refus de l'employeur qui était potentiellement illégale. La discrimination consiste à refuser une opportunité sur la base de la race, du sexe ou de l'origine nationale, par exemple ; cela est passible de poursuites. Pas de refus, pas de discrimination. Pas d'opportunité, pas de discrimination. Ni traitement disparate fondé sur des facteurs interdits, ni critères de sélection neutres ayant un impact disparate sur les femmes ou les minorités ? Pas de discrimination. Il existe toutes sortes de raisons pour lesquelles un demandeur d'emploi peut ne pas être embauché qui n'ont absolument rien à voir avec l'évaluation de ses qualifications par l'employeur.

      Bon nombre de ces raisons sont liées aux demandeurs d'emploi eux-mêmes. Il ne s'agit pas de leurs qualifications pour exercer le poste, mais plutôt de leur disponibilité, de leur volonté de travailler selon les horaires que vous leur proposez et au salaire que vous êtes prêt à leur verser, ou encore du fait que l'employeur enfreindrait la loi en les embauchant (cela va de l'âge minimum au droit légal de travailler aux États-Unis, en passant par les règles du DOT, du DOD ou de l'AEC). Il se peut aussi que le demandeur d'emploi change simplement d'avis ou décide qu'il ne vous apprécie pas vraiment. Aucun demandeur d'emploi se trouvant dans ces situations, ou dans bien d'autres, ne devrait figurer dans les données ou les analyses que vous soumettez à l'OFCCP.

      Vous avez donc besoin de codes de disposition pour chacun d'entre eux, et bien plus encore.

      Conseils en matière de conformité : En outre, j'invite vivement chaque organisation à mettre en place des politiques et des protocoles qui limitent stratégiquement son exposition en restreignant le nombre de candidats qu'elle « prend en considération » à celui qui est réellement suffisant pour pourvoir les postes avec des personnes hautement qualifiées.

      Afin de ne pas déclencher la « loi des grands nombres », l'employeur doit non seulement être en mesure de récupérer les données relatives à des postes spécifiques et aux raisons spécifiques du rejet des candidats, mais aussi résister aux efforts de l'OFCCP visant à « regrouper » différents postes avec des critères de sélection différents. Il doit également gérer le volume de candidatures/CV qu'il examinera pour les postes au cours d'une année entière.

      De nombreuses pages ont été écrites sur la définition du candidat Internet et, en particulier, sur la définition des « qualifications de base », je ne vais donc pas reprendre ici l'intégralité de cette discussion. Je vous renvoie toutefois aux sections 41 CFR 60-1.3 (1) et (4) ainsi qu'au site Web de l'agence pour consulter la FAQ.

      Cependant, un élément concernant la définition du candidat Internet (ou de tout « candidat » d'ailleurs) mérite d'être souligné. C'est l'employeur qui attribue le statut de « candidat » à un demandeur d'emploi : il évalue les qualifications du demandeur d'emploi. Si l'employeur ne se prononce jamais de manière substantielle sur les qualifications de Joe pour un poste particulier, alors Joe n'est PAS un candidat.

      La définition d'un candidat Internet (ou de tout autre candidat) n'oblige pas un entrepreneur ou un employeur à évaluer les qualifications de toutes les personnes qui manifestent leur intérêt pour un emploi. La définition stipule simplement que si l'entrepreneur « envisage » une personne pour un poste particulier – et que cette personne répond aux autres critères de la définition – elle est alors considérée comme un « candidat Internet » pour lequel l'entrepreneur doit demander des informations sur son origine ethnique et son sexe. La réglementation impose aux entrepreneurs qui souhaitent limiter le nombre de demandeurs d'emploi qu'ils « envisagent » (et vous souhaitez le faire) d'utiliser des techniques de « gestion des données » appropriées pour y parvenir. En résumé, vous ne pouvez pas « sélectionner » les personnes que vous allez « envisager ».

      Utilisez donc des techniques de gestion des données de pointe lorsque vous utilisez de grandes bases de données électroniques, en respectant toujours les normes OFCCP en matière de gestion des données.

      Mais vous pouvez également utiliser des techniques de gestion des données « low tech », telles que les délais ou le principe « premier arrivé, premier considéré ».

      Soyez assuré qu'il est tout à fait légal pour l'employeur de mettre en place différents protocoles pour différents emplois en fonction de ses besoins en matière de candidats. S'il est très difficile de trouver une personne qualifiée pour occuper un poste particulier, acceptez autant de CV que possible. Vous pouvez également créer des « registres d'intérêt » et encourager les personnes possédant des compétences particulières à fournir leurs coordonnées afin de pouvoir les inviter activement à postuler lorsque vous avez un poste vacant. Vous pouvez également conserver vous-même les coordonnées des candidats « de deuxième choix » qui n'ont pas été embauchés. Ou celles des candidats qui se sont retirés juste avant que vous ne leur fassiez une offre d'emploi parce qu'ils ont accepté un poste ailleurs. Vous pouvez toujours contacter ces personnes et les encourager à postuler lorsque vous avez d'autres postes à pourvoir, tout en publiant ces offres d'emploi de manière non discriminatoire et positive, comme vous le faites habituellement.

   2. Déterminez que vous préférez (largement) défendre uniquement ces critères de sélection (y compris les « tests » dans le lexique de Les directives uniformes relatives aux procédures de sélection des employés) qui font ce que vous souhaitez (et pour l'instant, espérez et priez seulement ?) à savoir sélectionner véritablement « la personne la plus qualifiée ». Vous savez que si un critère de sélection a un impact négatif et que vous pouvez démontrer qu'il est « lié à l'emploi » ou qu'il est « validé », vous pouvez continuer à l'utiliser sans être accusé de discrimination à l'égard des femmes ou des minorités. Mais saviez-vous également que si vous ne peut pas montrer que ce critère de sélection n'a pas permis de sélectionner les hommes blancs les plus qualifiés ? Alors pourquoi voudriez-vous l'utiliser ? Des codes de disposition bien conçus et des analyses d'impact négatif correctement menées peuvent être de puissants outils de gestion. Est-il temps de revoir/repenser certains des critères que vous utilisez pour certains/tous vos emplois ? Si vous avez du mal à attirer des candidats pour le salaire que vous offrez ou si vous avez du mal à les retenir, vous placez peut-être la barre plus haut que nécessaire. Non seulement vous risquez de gonfler artificiellement les exigences en matière de qualifications, ce qui a un impact négatif sur les minorités ou les femmes, mais vous risquez également de décourager tous les types de demandeurs d'emploi qui pourraient être parfaitement capables d'occuper votre poste et qui savent qu'ils n'ont pas les qualifications requises pour gagner plus que ce que vous payez. Ne mettez pas votre organisation dans la position de devoir se défendre contre une accusation de discrimination, à moins d'être certain que vos critères de sélection permettent effectivement de prédire les performances de haute qualité.

      Utilisez vos codes de disposition, même ceux relatifs aux « qualifications de base », pour analyser combien de personnes, tous types confondus, sont exclues par ceux-ci. S'il s'agit d'emplois que vous devez régulièrement pourvoir, pourquoi ? Ces qualifications vous aident-elles à sélectionner les bonnes personnes ou en excluent-elles tellement que vous n'avez plus assez de candidats parmi lesquels choisir ?

      Utilisez les codes de disposition de manière stratégique pour recueillir des informations qui vous permettront de sélectionner les candidats les plus adaptés.

1. Il faut reconnaître que, si on leur demande, beaucoup de personnes qui utilisent des codes de disposition préféreraient n'en utiliser que deux (« embauché » et « non embauché »), mais si on leur présente les faits, elles peuvent elles aussi en arriver à la même conclusion. vouloir utiliser des codes où :
   • Ils ont contribué à la conception de
   • Ils sont suffisamment précis pour ne pas avoir à perdre de temps à se demander lequel utiliser.
   • Ils savent que leur rigueur dans l'application systématique du code le plus spécifique disponible aide l'organisation et que le non-respect de ce code nuit à l'organisation et aura donc un impact sur leurs propres évaluations de performance.

   Il existe certes des justifications commerciales pour des codes de disposition plus simples/moins distincts et les analyses plus grossières que l'on peut en tirer. Ces justifications sont rapidement présentées et comprises : 1) le coût d'une bonne exécution et 2) la nécessité de pourvoir rapidement les postes vacants. Cependant, d'après mon expérience, ces justifications sont rarement remises en question, et encore moins « résolues ». Mon intention est de vous aider à faire les deux.

   Si la manière dont on conserve les archives a son importance, alors je vais essayer de vous convaincre qu'il est plus facile, moins coûteux, plus rapide, plus sûr et plus défendable de conserver les archives à l'aide de « codes » plus spécifiques que de ne pouvoir les récupérer qu'à partir de « codes » plus génériques.

   En tant que consultant, le code de disposition que j'aimais le moins – bien que ce soit sans conteste le plus rentable – était « non qualifié ». Il fallait généralement plusieurs semaines au client et des heures de mon temps pour désagréger les données et réexaminer des centaines et des centaines de candidatures. Dans de très nombreux cas, c'étaient les recruteurs qui étaient entraînés dans la salle de conférence remplie de cartons pour tenter de reconstituer l'historique. Pas nécessairement la leur, mais plutôt celle de recruteurs qui n'étaient plus là.

   Ces recruteurs – et nous tous – n'auraient-ils pas été beaucoup plus heureux si le code de disposition avait été « non qualifié/pas de permis de conduire commercial »... et « non qualifié/éducation » et « non qualifié/expérience » ? Je ne pense pas qu'il soit nécessaire de mener un « audit simulé » avec vos recruteurs – même si ce n'est pas forcément une mauvaise idée – pour leur montrer à quel point il est coûteux de se défendre contre une accusation de discrimination illégale lorsque l'employeur ne maîtrise pas ses propres données.

   Conseils de conformité : envisagez de réaliser un « audit simulé » portant uniquement sur deux ou trois postes que vous pourvoyez le plus souvent et, éventuellement, un ou deux postes qui sont généralement difficiles à pourvoir. Récupérez les données dont vous disposez actuellement par code de disposition et vérifiez d'abord si les codes sont appliqués de manière cohérente. S'il y a beaucoup d'incohérences, l'équipe d'audit pense-t-elle que cela est dû au fait que les gens ont choisi le code de disposition « le plus proche » parce qu'il n'y en avait pas de meilleur, ou avez-vous un code trop générique (j'avais l'habitude de facturer le double si le client utilisait le code de disposition « Autre »). Quels organismes trouverez-vous lorsque l'OFCCP vous indiquera où chercher ?

Dans la deuxième partie de cet article, nous vous donnerons des conseils et vous présenterons des exemples de codes de disposition qui vous aideront à gérer correctement vos candidats.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.