Maîtriser la conformité en matière de tenue des registres en 2013

Les entrepreneurs fédéraux ont besoin d'aide pour évaluer les risques et choisir une orientation qui permettra à leurs programmes de recrutement de se conformer aux réglementations en constante évolution qui sont appliquées de manière stricte par l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP). Les nombreux niveaux de complexité frustrent clairement les entrepreneurs, car le nombre d'infractions signalées par l'OFCCP continue d'afficher une forte tendance à la hausse sous l'administration actuelle, selon les statistiques récentes en matière d'application de la loi. Les entrepreneurs peuvent se concentrer sur deux grands enjeux qui leur fourniront une certaine orientation dans leur programme d'embauche.

1. Une question qui doit être abordée est la mise en œuvre d'une politique de recrutement documentée et accessible, mettant l'accent sur les règles d'utilisation des réseaux sociaux.
2. L'autre est un programme de formation axé sur la responsabilité en matière de tenue des dossiers, qui permet de constituer des bassins de candidats défendables et significatifs dans le cadre du plan d'action positive.

La règle définitive pour définir un candidat sur Internet est entrée en vigueur en 2006, mais les entrepreneurs ont encore du mal à faire comprendre ces règles à toutes les personnes concernées, des recruteurs aux cadres supérieurs, et à concilier conformité et recrutement efficace. Cela ne signifie pas pour autant que les gens ne lisent pas la réglementation, car la définition des candidats à l'ère d'Internet est un sujet controversé et largement débattu depuis sa création. Je pense qu'il s'agit plutôt d'un cas où le personnel chargé du recrutement continue de se sentir accablé par les réglementations dans un monde où la technologie évolue rapidement et où les gens ont du mal à appliquer la règle aux innombrables variations que l'on trouve dans le domaine du recrutement. Il est comique de constater qu'après plus de six ans d'application, les gens ont encore autant de questions que de réponses en ce qui concerne les exigences en matière de recrutement proactif et de tenue de dossiers. J'organise depuis des années des webinaires sur la conformité aux règles de l'OFCCP et la tenue des registres, et dans presque toutes les sessions, les questions relatives à la définition des candidats dominent la discussion. Aujourd'hui, le problème de la tenue des registres est aggravé par le fait que les recruteurs se tournent vers Facebook et LinkedIn. Au sein des groupes d'utilisateurs des réseaux sociaux liés à la conformité, les gens posent presque quotidiennement des questions exprimant leur confusion quant à la gestion de tous ces scénarios de recrutement atypiques et, dans de nombreux cas, les réponses ne sont pas absolues et sont truffées de « si ».

Passons rapidement en revue les quatre critères qui doivent tous être remplis pour qu'un demandeur d'emploi devienne un candidat. Je sais que les gens ont lu les conditions requises pendant des années, mais ils continuent à avoir du mal à les interpréter. Notez qu'un demandeur d'emploi doit remplir les quatre critères pour devenir candidat, et non pas seulement un ou deux.

Premièrement – La personne soumet une manifestation d'intérêt pour un emploi via Internet ou des technologies de données électroniques connexes ;

• Cela signifie que les entrepreneurs ont besoin d'exigences claires définissant le processus que les demandeurs d'emploi doivent suivre et que s'ils ne respectent pas les règles, ils ne seront pas pris en considération et ne seront pas considérés comme candidats.

Deuxièmement – L'entrepreneur envisage d'embaucher la personne pour un poste particulier ;

• Il y a une multitude de questions liées à la signification du terme « pris en considération ». Le fait d'inscrire quelqu'un dans une base de données ne signifie pas qu'il a été pris en considération. Un examen approfondi de ses besoins signifierait qu'il a été pris en considération.

Troisièmement – La manifestation d'intérêt de la personne indique qu'elle possède les qualifications de base requises pour le poste ; et,

• Les qualifications doivent être claires. Le demandeur d'emploi doit répondre aux qualifications de base requises pour le poste. Il est essentiel que les qualifications soient clairement définies et justifiables. Les entrepreneurs doivent se préoccuper des qualifications qui ne sont peut-être plus applicables au poste, car l'OFCCP sévit contre les entrepreneurs lors des audits, en particulier pour les postes d'entrée de gamme à fort volume. L'entrepreneur procède-t-il à des examens périodiques des qualifications ?

Quatrièmement – À aucun moment au cours du processus de sélection des candidats par l'entrepreneur, avant de recevoir une offre d'emploi de la part de celui-ci, la personne ne se retire du processus de sélection ou n'indique d'une autre manière qu'elle n'est plus intéressée par le poste.

• Les gens demandent toujours à quel moment il est acceptable d'exclure des candidats d'un groupe de candidats. Une fois que vous avez fait une offre, ils sont engagés. Cependant, une analyse courante et parfois utile consiste à comparer les candidats aux offres, en plus d'analyser les candidats aux embauches réelles. Les résultats peuvent être différents.

En 2013, nous voyons les recruteurs se tourner vers un vivier beaucoup plus important de candidats passifs et actifs, que l'on trouve sur LinkedIn et Facebook. Il est difficile de reprocher aux recruteurs, dont le travail consiste à trouver les meilleurs candidats, de se plonger dans un vivier en or de profils qui contiennent des informations détaillées sur pratiquement toutes les personnes ayant accès à un ordinateur. Avec l'ensemble des antécédents professionnels et des qualifications à portée de main, il n'est pas surprenant que les recruteurs refusent de se limiter à des bases de données restreintes de CV de demandeurs d'emploi, alors que leurs revenus dépendent de la quantité et de la qualité. Dans le même temps, le recrutement au sein de ces systèmes pose un défi de taille aux entrepreneurs, qui doivent jongler entre leurs obligations en matière de tenue de registres et le conflit qui les oppose aux recruteurs, qu'ils doivent empêcher de faire des choix qu'ils sont censés ignorer, tels que la race, le sexe et le handicap. Sachant cela, le défi pour le sous-traitant consiste à établir un pont entre un recrutement efficace et la conformité. À l'heure actuelle, il existe peu de directives officielles et le recrutement sur les réseaux sociaux comporte de nombreux risques. Une suggestion pratique consiste à demander conseil à des personnes de confiance, à nouer des contacts avec des professionnels et à faire preuve de beaucoup de bon sens.

Avec l'élection présidentielle derrière nous, le défi de l'adaptation sera aggravé par l'hypothèse que l'OFCCP poursuivra ses efforts pour renforcer considérablement les exigences en matière de tenue de registres et de sensibilisation. En 2013, la conformité exigera que les entrepreneurs reconnaissent les problèmes posés par les médias sociaux et élaborent ensuite un plan visant à protéger l'organisation tout en permettant aux recruteurs de trouver les meilleurs talents. Pas de problème, n'est-ce pas ?

Lorsqu'ils élaborent un plan d'action, les entrepreneurs doivent être pleinement conscients des problèmes que posent les réseaux sociaux, tels que :

1. Les réseaux sociaux présentent un risque évident de discrimination à l'embauche si des candidats potentiels sont ignorés en raison d'éléments de leur profil qui ne devraient pas entrer en ligne de compte dans le processus de recrutement, tels que l'origine ethnique, le sexe, le handicap, etc.
2. Les recruteurs peuvent accéder à des facteurs supplémentaires susceptibles d'influencer leur décision d'embaucher une personne, notamment des photos personnelles, des activités sociales et d'autres variables qui n'ont pas leur place dans le processus de sélection.
3. L'OFCCP est très préoccupé par le recrutement sur les réseaux sociaux et le fait de reconnaître que vous utilisez ces outils vous exposera à un examen minutieux pour toute une série de raisons, notamment :

   1. LinkedIn est sous-utilisé par les communautés afro-américaine et hispanique.
   2. Facebook est fortement orienté vers les utilisateurs de moins de 40 ans.
   3. Les recruteurs peuvent évaluer ou vérifier les qualifications publiées involontairement par les propriétaires de profils.
   4. Les informations pourraient être utilisées dans le cadre d'une vérification des antécédents.
   5. Les profils contiennent souvent des références fournies par des amis plutôt que des références professionnelles.

Alors, à quoi les entrepreneurs devraient-ils réfléchir à l'approche de 2013 ? Une méthode pour élaborer une stratégie de recrutement consiste à examiner la tolérance au risque et à élaborer un plan en fonction de celle-ci.

L'approche conservatrice – Si l'entreprise est intolérante au risque, le plan consisterait alors à établir des règles strictes en matière de recrutement et d'affichage des offres d'emploi. Les entreprises peuvent limiter considérablement l'utilisation des réseaux sociaux en :

• Rédiger une politique écrite stricte, approuvée par les services juridiques, interdisant au personnel chargé du recrutement de solliciter des candidats passifs pour des postes vacants et limitant strictement l'utilisation des réseaux sociaux à la publication d'offres d'emploi sur les pages approuvées de l'entreprise.
• Affichez les règles au sein de l'organisation, dispensez une formation documentée (au moins) une fois par an et demandez aux recruteurs de signer des accords d'utilisation. Les entreprises peuvent menacer le statut professionnel des employés qui enfreignent les règles.
• Afficher clairement toutes les exigences et politiques relatives aux candidatures et à l'égalité professionnelle sur le site de recrutement de l'entreprise et sur ses pages de réseaux sociaux.
• Dans la mesure du possible, identifiez toujours la source des candidats et évitez les programmes de recrutement susceptibles de limiter la diversité des candidats.

L'approche modérée – Un programme plus flexible qui présente une tolérance limitée au risque :

• Élaborez une politique écrite, approuvée par un conseiller juridique, décrivant les règles à suivre pour le recrutement sur les réseaux sociaux. Veillez à protéger l'entreprise en définissant des règles pour le recrutement externe. Ainsi, en cas de violation de la politique, la responsabilité de l'entreprise pourra être limitée.
• Permettez aux recruteurs d'utiliser les réseaux sociaux à des fins de recrutement en mettant en place des règles simples mais spécifiques afin de protéger l'entreprise. Les recruteurs peuvent rechercher des candidats potentiels et les inviter à postuler à un emploi au sein du système interne de l'entreprise.
• Les recruteurs ne peuvent inviter des personnes à postuler à un poste qu'en suivant les politiques définies par l'entreprise et ne peuvent pas entreprendre les étapes du processus de sélection avant que les candidats aient manifesté leur intérêt en répondant à une invitation.
• Organisez régulièrement (au moins une fois par an) des formations sur le sujet et consignez leur contenu et les noms des participants. Fournissez également l'accès à des ressources de formation telles que des webinaires enregistrés et des instructions faciles à suivre.
• L'un des éléments les plus importants, et qui représente un coût modéré, consiste à faire un effort pour suivre les candidats provenant des réseaux sociaux en ajoutant une option sur le formulaire de candidature comme source de recrutement. Le contractant doit ensuite collecter et analyser les données afin de s'assurer qu'il n'y a pas de risque de discrimination dans le processus de sélection. Cela est plus difficile qu'il n'y paraît, car un plan d'action positive (AAP) peut identifier un écart dans le processus de sélection entre les races ou les sexes, mais cela ne suffit pas à donner une image complète de la situation. Les contractants doivent également être conscients d'un éventuel manque de diversité dans le vivier de candidats. Ce n'est pas parce qu'un problème statistique n'apparaît pas dans un PAE que d'autres problèmes ne surgiront pas, tels qu'un déséquilibre dans le bassin de candidats ou peut-être une exclusion perçue de candidats qualifiés parce qu'ils ne sont pas invités à participer au processus de recrutement pour les raisons mentionnées précédemment.
• Si l'entreprise emploie un grand nombre de personnes, il est judicieux de réaliser des analyses en milieu d'année. J'ai l'impression que trop peu d'entreprises vérifient leurs données d'embauche en milieu d'année.
• N'oubliez pas que le nouveau fichier de recensement EEO doit être publié. Si vos viviers de candidats diffèrent considérablement de vos viviers de disponibilité, cela pourrait attirer l'attention d'une certaine agence du ministère du Travail (indice) si/lorsque vous ferez l'objet d'un audit, et nous nous attendons à voir beaucoup d'audits en 2013. En fait, une vague importante d'avertissements préalables et de lettres de programmation de l'OFCCP a été envoyée le 14 novembre.

L'approche progressive – Les entrepreneurs peuvent choisir un système plus ouvert et tolérant au risque, qui intègre les réseaux sociaux et les efforts de recrutement non traditionnels. Il s'agirait davantage d'un concept à haut risque et à haut rendement en matière d'embauche.

• Collaborez avec un avocat spécialisé en droit du travail pour rédiger des règles générales qui n'empêchent pas l'utilisation des réseaux sociaux dans le cadre du recrutement externe.
• Offrir une formation sur la manière d'utiliser les réseaux sociaux pour le recrutement, avec pour thème la limitation de la responsabilité sans exposer l'entreprise à des problèmes évidents en matière de recrutement.
• Examinez le plan annuel d'action positive et recherchez les signaux d'alerte dans les données relatives au recrutement. Si les bassins de candidats sont clairement affectés, envisagez d'élargir les canaux de recrutement.
• Restez attentif aux signes avant-coureurs, tels que les plaintes des candidats ou une dépendance excessive à une seule méthode de recherche de candidats. Les efforts de bonne foi consistent généralement à diversifier et à essayer de nouveaux canaux pour trouver des candidats.

Un format de recrutement ouvert complique la tenue des dossiers, car l'entreprise compte sur le personnel chargé du recrutement pour identifier les candidats intéressés et pris en considération. Le concept de suivi des profils en ligne examinés par les recruteurs représente un défi de taille, car aucune réglementation n'indique qu'un profil en ligne, tel qu'un compte LinkedIn ou Facebook, témoigne de l'intérêt des candidats. L'un des éléments de la définition Internet d'un candidat telle que publiée par l'OFCCP est que le candidat doit soumettre une manifestation d'intérêt. Certains pourraient soutenir que le fait d'avoir un profil en ligne constitue en soi une manifestation d'intérêt, mais je ne souscris pas à cette théorie.

Il semble raisonnable que les entrepreneurs consultent un avocat pour définir leur programme (notez ce thème récurrent) afin que les recruteurs puissent inviter des personnes à postuler et que celles-ci ne soient prises en considération que si elles le font. Si, en retour, l'entreprise dispose d'un vivier de candidats raisonnable (diversifié) qui ne repose pas uniquement sur une seule méthode de recrutement externe, alors l'entreprise agit de manière raisonnable. C'est pourquoi un suivi régulier est nécessaire, car si l'entreprise n'analyse pas les résultats, elle risque de découvrir qu'un problème est déjà ancré dans sa culture d'embauche. Si l'OFCCP obtient des données suggérant une lacune dans le processus d'embauche, l'entreprise ne pourra pas réparer les dommages et un avis d'infraction et probablement un accord de conciliation seront alors en cours.

Le concept du recrutement en ligne est en pleine mutation et il n'est pas exagéré de dire que les CV papier sont en voie de disparition, alors que nous continuons à évoluer vers une culture en ligne où la lutte pour la protection de la vie privée ne fait que commencer.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.