Die Einhaltung von Aufzeichnungspflichten im Jahr 2013 in den Griff bekommen

Auftragnehmer auf Bundesebene benötigen Hilfe bei der Risikobewertung und bei der Wahl eines Weges, der ihre Einstellungsprogramme in Übereinstimmung mit den sich entwickelnden Vorschriften bringt, die vom Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) aggressiv durchgesetzt werden. Die vielschichtige Komplexität der Vorschriften ist für die Unternehmen sehr frustrierend, da die Zahl der von der OFCCP festgestellten Verstöße auch unter der derzeitigen Regierung stark ansteigt, wie aus den jüngsten Durchsetzungsstatistiken hervorgeht. Es gibt zwei große Themen, auf die sich Auftragnehmer konzentrieren können und die ihnen eine gewisse Orientierung für ihr Einstellungsprogramm bieten.

1. Eine Sache, die angegangen werden muss, ist die Umsetzung einer dokumentierten und zugänglichen Rekrutierungspolitik, wobei der Schwerpunkt auf den Regeln für die Nutzung sozialer Medien liegt.
2. Das andere ist ein Schulungsprogramm, das sich auf die Rechenschaftspflicht bei der Führung von Aufzeichnungen konzentriert, was dazu führt, dass vertretbare und aussagekräftige Bewerberpools in den Aktionsplan für Chancengleichheit aufgenommen werden.

Die endgültige Regelung für die Definition eines Internet-Bewerbers trat 2006 in Kraft, doch die Auftragnehmer kämpfen immer noch damit, dass alle Beteiligten, von den Personalvermittlern bis zu den Führungskräften, die Regeln verstehen und die Einhaltung der Vorschriften mit einer erfolgreichen Personalbeschaffung in Einklang bringen. Das soll nicht heißen, dass die Leute die Vorschriften nicht lesen, denn die Definition von Bewerbern im Internetzeitalter war von Anfang an ein kontroverses und heftig diskutiertes Thema. Ich denke, es ist eher so, dass sich die Mitarbeiter in der Personalabteilung weiterhin durch die Vorschriften in einer Welt sich schnell verändernder Technologien belastet fühlen und dass es ihnen schwer fällt, die Vorschriften auf die unendliche Anzahl von Variationen in der Personalbeschaffung anzuwenden. Es ist schon komisch, dass die Menschen nach mehr als sechs Jahren in Kraft immer noch so viele Fragen wie Antworten haben, wenn es um proaktive Einstellungen und Aufzeichnungspflichten geht. Ich führe seit Jahren Webinare über die Einhaltung der OFCCP-Vorschriften und die Aufbewahrung von Unterlagen durch, und in fast jeder Sitzung dominieren Fragen zur Definition von Bewerbern die Diskussion. Heute wird das Problem der Aufbewahrung von Unterlagen noch dadurch verschärft, dass sich Personalvermittler in den Bereich von Facebook und LinkedIn begeben. In den Benutzergruppen für soziale Medien, die sich mit der Einhaltung von Vorschriften befassen, werden fast täglich Fragen gestellt, die Verwirrung über die Verwaltung all dieser nicht-vanilligen Rekrutierungsszenarien zum Ausdruck bringen, und in vielen Fällen sind die Antworten nicht absolut und voller "Wenns".

Lassen Sie uns kurz die vier Punkte durchgehen, die alle erfüllt sein müssen, damit ein Arbeitsuchender in einen Bewerber umgewandelt werden kann. Ich weiß, dass die Menschen seit Jahren über die Anforderungen lesen, aber sie tun sich immer noch schwer mit der Interpretation. Beachten Sie, dass ein Arbeitsuchender alle vier Kriterien erfüllen muss, um ein Bewerber zu werden, nicht nur einen oder zwei Punkte.

Erstens: Die Person bekundet ihr Interesse an einer Beschäftigung über das Internet oder ähnliche elektronische Datentechnologien;

• Das bedeutet, dass Auftragnehmer klare Anforderungen brauchen, die den Prozess definieren, den Arbeitsuchende befolgen müssen, und dass sie, wenn sie die Regeln nicht befolgen, nicht berücksichtigt werden und nicht als Bewerber in Frage kommen

Zweitens: Der Auftragnehmer prüft die Person für eine Beschäftigung in einer bestimmten Position;

• Es gibt haufenweise Fragen dazu, was "berücksichtigt" bedeutet. Jemanden in eine Datenbank aufzunehmen, bedeutet nicht, dass er in Betracht gezogen wurde. Eine gründliche Überprüfung der Anforderungen würde bedeuten, dass jemand in Betracht gezogen wurde.

Drittens: Aus der Interessenbekundung der Person geht hervor, dass sie über die grundlegenden Qualifikationen für die Stelle verfügt; und,

• Die Qualifikationen müssen klar sein. Der Arbeitsuchende muss die grundlegenden Qualifikationen für die Stelle erfüllen. Das Wichtigste ist, dass die Qualifikationen klar definiert und vertretbar sein müssen. Auftragnehmer sollten sich Gedanken über Qualifikationen machen, die möglicherweise nicht mehr auf die Stelle zutreffen, da die OFCCP die Auftragnehmer bei Audits in die Enge treibt, insbesondere bei Stellen mit hohem Arbeitsaufkommen und für Einsteiger. Führt der Auftragnehmer regelmäßige Überprüfungen der Qualifikationen durch?

Viertens: Die Person zieht sich zu keinem Zeitpunkt des Auswahlverfahrens des Auftragnehmers vor Erhalt eines Einstellungsangebots von der weiteren Prüfung zurück oder zeigt auf andere Weise an, dass sie nicht mehr an der Stelle interessiert ist.

• Es wird immer wieder gefragt, wann es in Ordnung ist, Leute aus einem Bewerberpool auszuschließen. Sobald Sie ein Angebot gemacht haben, sind sie gebunden. Eine gängige und manchmal wertvolle Analyse könnte jedoch darin bestehen, einen Vergleich zwischen Bewerbern und Angeboten zusätzlich zu einer Analyse von Bewerbern und tatsächlichen Einstellungen vorzunehmen. Die Ergebnisse können unterschiedlich ausfallen.

Mit Blick auf 2013 sehen wir, dass Personalverantwortliche einen viel größeren Pool passiver und aktiver Arbeitssuchender ansprechen werden, die auf LinkedIn und Facebook zu finden sind. Man kann es den Personalverantwortlichen, deren Aufgabe es ist, die besten Bewerber zu finden, kaum verübeln, dass sie sich in einen goldenen Pool von Profilen stürzen, der aussagekräftige Details über so ziemlich jeden enthält, der Zugang zu einem Computer hat. Da sie den gesamten beruflichen Werdegang und alle Qualifikationen direkt zur Hand haben, ist es nicht verwunderlich, dass sich Personalverantwortliche weigern, sich auf begrenzte Lebenslaufdatenbanken von Arbeitssuchenden zu beschränken, wenn ihr Einkommen auf Quantität und Qualität beruht. Gleichzeitig stellt die Rekrutierung innerhalb dieser Systeme eine große Herausforderung für die Auftragnehmer dar, denn sie müssen Aufzeichnungspflichten erfüllen und gleichzeitig verhindern, dass das einstellende Personal Auswahlkriterien wie Ethnie, Geschlecht und Behindertenstatus trifft, für die es eigentlich blind sein sollte. Daher ist es die Aufgabe des Auftragnehmers, die Brücke zwischen effektiver Einstellung und Einhaltung der Vorschriften zu schlagen. Zurzeit gibt es nur wenige formale Leitlinien und viele Risiken bei der Einstellung in sozialen Medien. Ein praktischer Vorschlag ist, diejenigen zu fragen, denen Sie vertrauen, sich mit Fachleuten zu vernetzen und eine Menge gesunden Menschenverstand einzubringen.

Nach den Präsidentschaftswahlen wird die Herausforderung der Anpassung durch die Annahme verschärft, dass die OFCCP ihre Bemühungen um eine drastische Verschärfung der Anforderungen in Bezug auf die Aufbewahrung von Unterlagen und die Öffentlichkeitsarbeit fortsetzen wird. Die Einhaltung der Vorschriften im Jahr 2013 setzt voraus, dass die Auftragnehmer die Probleme anerkennen, die durch soziale Medien entstehen, und dann einen Plan zum Schutz des Unternehmens erstellen, der es den Personalvermittlern dennoch ermöglicht, Spitzenkräfte zu finden. Kein Problem, oder?

Bei der Ausarbeitung eines Plans müssen sich die Unternehmer der Probleme bewusst sein, die durch soziale Medien entstehen, wie z. B:

1. Soziale Medien bieten ein offensichtliches Potenzial für Diskriminierung bei der Einstellung, wenn potenzielle Bewerber aufgrund eines Teils ihres Profils ignoriert werden, der nicht Teil der Einstellungsgleichung sein sollte, wie Ethnie, Geschlecht, Behinderung usw.
2. Personalverantwortliche können auf zusätzliche Faktoren zugreifen, die sich auf den Wunsch nach einer Einstellung auswirken können, darunter persönliche Fotos, soziale Aktivitäten und andere Variablen, die nicht in den Auswahlprozess gehören.
3. Die OFCCP ist sehr besorgt über die Rekrutierung in den sozialen Medien, und wenn Sie zugeben, dass Sie diese Instrumente nutzen, wird dies aus einer ganzen Reihe von Gründen genau geprüft:

   1. LinkedIn wird von der afroamerikanischen und hispanischen Gemeinschaft zu wenig genutzt
   2. Facebook ist stark auf Nutzer unter 40 Jahren ausgerichtet
   3. Personalvermittler können Qualifikationen bewerten oder überprüfen, die von den Profilinhabern unwissentlich angegeben wurden
   4. Die Informationen könnten als Teil einer Hintergrundüberprüfung verwendet werden.
   5. Profile enthalten oft Referenzen von Freunden anstelle von beruflichen Referenzen

Woran sollten Bauunternehmer also im Jahr 2013 denken? Eine Methode zur Entwicklung einer Rekrutierungsstrategie besteht darin, die Risikotoleranz zu berücksichtigen und einen entsprechenden Plan zu erstellen.

Der konservative Ansatz - Wenn das Unternehmen risikoscheu ist, sollte es feste Regeln für die Rekrutierung und Stellenausschreibung aufstellen. Unternehmen können die Nutzung sozialer Medien stark einschränken, indem sie:

• Erstellung einer strikten schriftlichen Richtlinie, die einer rechtlichen Prüfung standhält, wonach es den Personalverantwortlichen nicht gestattet ist, passive Kandidaten für offene Stellen zu rekrutieren, und die Nutzung sozialer Medien streng auf die Veröffentlichung offener Stellen auf genehmigten Unternehmensseiten beschränkt ist
• Veröffentlichen Sie die Regeln innerhalb der Organisation, bieten Sie (mindestens) jährliche, dokumentierte Schulungen an und lassen Sie die Anwerber Vereinbarungen zur Anwendung unterzeichnen. Unternehmen können bei Verstößen gegen die Regeln mit der Entlassung drohen.
• Alle Bewerbungs- und EEO-Anforderungen und -Richtlinien müssen auf der Einstellungsseite des Unternehmens und auf den Seiten der sozialen Medien klar veröffentlicht werden.
• Verfolgen Sie, wenn möglich, immer die Herkunft der Bewerber und vermeiden Sie Einstellungsprogramme, die die Vielfalt der Bewerber einschränken könnten.

Der moderate Ansatz - Ein flexibleres Programm, das eine begrenzte Risikotoleranz aufweist:

• Entwickeln Sie eine schriftliche, von einem Rechtsbeistand genehmigte Richtlinie, in der die Regeln für die Rekrutierung in sozialen Medien dargelegt sind. Achten Sie darauf, das Unternehmen zu schützen, indem Sie Regeln für die externe Rekrutierung festlegen. So kann die Haftung des Unternehmens im Falle eines Verstoßes gegen die Richtlinie begrenzt werden.
• Erlauben Sie Personalvermittlern die Nutzung sozialer Medien für die Rekrutierung mit einfachen, aber spezifischen Regeln, um das Unternehmen zu schützen. Personalverantwortliche können nach potenziellen Bewerbern suchen und diese einladen, sich im internen System des Unternehmens zu bewerben.
• Personalvermittler dürfen nur Personen einladen, sich für eine Stelle zu bewerben, die die vom Unternehmen festgelegten Richtlinien befolgen, und Personalvermittler dürfen keine Schritte des Auswahlverfahrens durchführen, bevor die Bewerber ihr Interesse durch eine Antwort auf eine Einladung bekundet haben.
• Führen Sie regelmäßig (mindestens einmal jährlich) Schulungen zu diesem Thema durch und dokumentieren Sie die Inhalte und die Teilnahme daran. Bieten Sie außerdem Zugang zu Schulungsressourcen wie aufgezeichneten Webinaren und leicht verständlichen Anleitungen.
• Einer der wichtigsten Punkte, und das sind die Kosten für einen moderaten Ansatz, ist die Bemühung, Bewerber, die über soziale Medien gekommen sind, zu verfolgen, indem eine Option auf dem Bewerbungsformular als Rekrutierungsquelle angegeben wird. Dann muss der Auftragnehmer die Daten sammeln und analysieren, um sicherzustellen, dass sich keine Diskriminierung in den Auswahlprozess einschleicht. Das ist schwieriger, als man denkt, denn ein Plan zur Förderung von Maßnahmen (AAP) kann zwar eine Lücke im Auswahlverfahren zwischen Ethnien oder Geschlechtern aufzeigen, aber das allein sagt noch nicht alles aus. Die Auftragnehmer müssen sich auch über einen möglichen Mangel an Vielfalt im Bewerberpool im Klaren sein. Nur weil ein statistisches Problem in einem AAP nicht auftaucht, heißt das nicht, dass nicht auch andere Probleme auftauchen, wie z. B. unausgewogene Bewerberpools oder ein vermeintliches Ausbleiben qualifizierter Bewerber, weil sie aus den bereits erwähnten Gründen nicht zum Einstellungsverfahren eingeladen werden.
• Wenn es sich bei dem Unternehmen um einen Arbeitgeber mit hohem Personalaufkommen handelt, ist die Erstellung von Halbjahresanalysen eine gute Idee. Ich habe den Eindruck, dass nicht genügend Unternehmen ihre Einstellungsdaten zur Jahresmitte überprüfen.
• Denken Sie daran, dass die neue EEO-Volkszählungsdatei demnächst veröffentlicht wird. Wenn sich Ihre Bewerberpools drastisch von den Pools für die Planverfügbarkeit unterscheiden, könnte dies die Aufmerksamkeit einer bestimmten Behörde innerhalb des Arbeitsministeriums erregen (Hinweis), wenn Sie geprüft werden, und wir erwarten für 2013 eine Menge Prüfungen. Tatsächlich wurde am 14. November eine große Welle von Vorwarnungen und OFCCP-Planungsschreiben verschickt.

Der progressive Ansatz - Auftragnehmer können sich für ein offeneres und risikotoleranteres System entscheiden, das soziale Medien und nicht-traditionelle Rekrutierungsbemühungen einbezieht. Dies wäre eher ein Konzept mit hohem Risiko und hohem Gewinn bei der Einstellung.

• Arbeiten Sie mit einem Anwalt für Arbeitsrecht zusammen, um allgemeine Regeln zu verfassen, die die Nutzung sozialer Medien bei der externen Rekrutierung nicht verhindern
• Schulungen zur Nutzung sozialer Medien für die Rekrutierung mit dem Ziel, die Haftung zu begrenzen, ohne das Unternehmen für offensichtliche Rekrutierungsprobleme zu öffnen
• Überprüfen Sie den jährlichen Plan für positive Maßnahmen und achten Sie auf Auffälligkeiten bei den Einstellungsdaten. Wenn die Bewerberpools eindeutig beeinträchtigt sind, sollten Sie die Rekrutierungskanäle erweitern.
• Achten Sie auf Warnzeichen wie Beschwerden von Bewerbern oder ein übermäßiges Vertrauen auf eine einzige Methode der Bewerbersuche. Wenn Sie sich in gutem Glauben bemühen, müssen Sie in der Regel neue Wege der Bewerbersuche beschreiten und ausprobieren.

Ein offenes Format der Personalbeschaffung stellt eine zusätzliche Herausforderung für die Aufzeichnung dar, da das Unternehmen darauf angewiesen ist, dass die einstellenden Mitarbeiter feststellen, wer interessiert war und in Betracht gezogen wurde. Das Konzept der Nachverfolgung von Online-Profilen, die von Personalvermittlern geprüft werden, stellt eine große Herausforderung dar, da es keine Vorschrift gibt, die besagt, dass ein Online-Profil wie ein LinkedIn- oder Facebook-Konto auf das Interesse des Bewerbers schließen lässt. Ein Element der von der OFCCP veröffentlichten Internet-Definition eines Bewerbers ist, dass der Bewerber eine Interessenbekundung einreichen muss. Einige mögen argumentieren, dass das Online-Profil an sich schon eine Interessenbekundung ist, aber ich teile diese Theorie nicht.

Es scheint vernünftig, dass Auftragnehmer mit einem Anwalt über die Definition ihres Programms sprechen sollten (beachten Sie dieses wiederkehrende Thema), so dass Personalvermittler Menschen auffordern können, sich zu bewerben, und sie nur dann berücksichtigt werden, wenn sie dies tun, und wenn das Unternehmen im Gegenzug vernünftige (vielfältige) Bewerberpools hat, die sich nicht nur auf eine Methode der externen Rekrutierung verlassen, dann verhält sich das Unternehmen vernünftig. Aus diesem Grund ist eine regelmäßige Überwachung erforderlich, denn wenn das Unternehmen die Ergebnisse nicht analysiert, stellt es möglicherweise fest, dass ein Problem bereits in seiner Einstellungskultur verankert ist. Wenn die OFCCP Daten in die Hände bekommt, die auf eine Lücke im Einstellungsverfahren hindeuten, kann das Unternehmen den Schaden nicht mehr rückgängig machen, und es droht eine Anzeige wegen Verstoßes und wahrscheinlich eine Schlichtungsvereinbarung.

Das Konzept der Online-Rekrutierung verändert sich, und es ist nicht abwegig zu behaupten, dass Lebensläufe in Papierform auf dem Weg zu einer Online-Kultur sind, in der der Kampf um die Privatsphäre gerade erst beginnt.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.