Cómo controlar el cumplimiento de los registros en 2013

Los contratistas federales necesitan ayuda para evaluar el riesgo y elegir una dirección que haga que sus programas de contratación cumplan la normativa en constante evolución que la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) está aplicando agresivamente. Los numerosos niveles de complejidad están frustrando claramente a los contratistas, ya que el número de infracciones señaladas por la OFCCP sigue una fuerte tendencia al alza bajo la actual administración, según las estadísticas recientes de aplicación. Los contratistas pueden centrarse en dos cuestiones generales que les orientarán en su programa de contratación.

1. Algo que debe abordarse es la aplicación de una política de contratación documentada y accesible, que haga hincapié en las normas de uso de las redes sociales.
2. El otro es un programa de formación que se centra en la responsabilidad en el mantenimiento de registros, lo que da lugar a grupos de solicitantes defendibles y significativos que se introducen en el Plan de Acción Afirmativa.

La norma definitiva para definir a un solicitante de empleo por Internet entró en vigor en 2006, pero los contratistas siguen luchando para conseguir que los implicados, desde los reclutadores hasta el personal de nivel ejecutivo, comprendan las normas y combinen con éxito el cumplimiento de las mismas con una contratación satisfactoria. Esto no quiere decir que la gente no lea la normativa, ya que la definición de los solicitantes en la era de Internet ha sido un tema controvertido y muy debatido desde su creación. Creo que se trata más bien de un caso en el que el personal de contratación sigue sintiéndose agobiado por la normativa en un mundo en el que la tecnología cambia rápidamente y la gente se esfuerza por aplicar la norma en el infinito número de variaciones que se dan en la contratación. Es cómico que después de más de seis años en vigor, la gente siga teniendo tantas preguntas como respuestas cuando se trata de la contratación proactiva y los requisitos de mantenimiento de registros. He estado llevando a cabo seminarios web / relacionados con el cumplimiento de OFCCP y las normas de mantenimiento de registros durante años y en casi todas las sesiones, las preguntas sobre la definición de los solicitantes dominan la discusión. Hoy en día, el problema del mantenimiento de registros se está agravando a medida que los reclutadores se mueven en el espacio de Facebook y LinkedIn. Dentro de los grupos de usuarios de redes sociales relacionados con el cumplimiento, la gente publica preguntas casi a diario expresando confusión sobre la gestión de todos esos escenarios de reclutamiento que no son de vainilla y, en muchos casos, las respuestas no son absolutas y están cargadas de "si".

Hagamos un repaso rápido de los cuatro puntos que deben cumplirse para que un solicitante de empleo se convierta en candidato. Sé que la gente lleva años leyendo sobre los requisitos, pero sigue teniendo dificultades para interpretarlos. Ten en cuenta que un solicitante de empleo debe cumplir los cuatro criterios para convertirse en candidato, no sólo uno o dos.

Primero - La persona presenta una manifestación de interés por el empleo a través de Internet o de tecnologías de datos electrónicos afines;

• Lo que significa que los contratistas necesitan unos requisitos claros que definan el proceso que deben seguir los solicitantes de empleo y, si no siguen las normas, no se les tendrá en cuenta y no serán candidatos.

Segundo - El contratista considera al individuo para un empleo en un puesto concreto;

• Hay montones de preguntas relacionadas con lo que significa "considerado". Incluir a alguien en una base de datos no significa que se le haya tenido en cuenta. Una revisión sustantiva de sus requisitos significaría que alguien fue considerado.

Tercero - La manifestación de interés de la persona indica que posee las cualificaciones básicas para el puesto,

• Las cualificaciones deben estar claras. El solicitante de empleo debe reunir las cualificaciones básicas para el puesto. La clave es que las cualificaciones estén claramente definidas y sean defendibles. Los contratistas deben preocuparse por las cualificaciones que ya no puedan aplicarse al puesto, porque la OFCCP está machacando a los contratistas en las auditorías, sobre todo en los puestos de alto volumen y de nivel inicial. ¿Lleva a cabo el contratista revisiones periódicas de las cualificaciones?

Cuarto - En ningún momento del proceso de selección del contratista, antes de recibir una oferta de empleo del contratista, la persona se retira de la consideración o indica de otro modo que ya no está interesada en el puesto.

• La gente siempre pregunta cuándo está bien dejar a alguien fuera de una lista de candidatos. Una vez que se hace una oferta, el candidato queda bloqueado. Sin embargo, un análisis común y a veces valioso podría ser comparar los candidatos con las ofertas, además de analizar los candidatos con las contrataciones reales. Los resultados pueden ser diferentes.

De cara a 2013, vemos a los responsables de selección de personal yendo a por un grupo mucho mayor de demandantes de empleo pasivos y activos que pueden encontrarse en LinkedIn y Facebook. Es difícil culpar al personal de contratación, cuyo trabajo consiste en encontrar a los mejores candidatos, por sumergirse en una reserva dorada de perfiles que incluye detalles significativos sobre casi todas las personas que tienen acceso a un ordenador. Con todo el historial laboral y las cualificaciones al alcance de la mano, no es de extrañar que los reclutadores se nieguen a encerrarse en bases de datos limitadas de currículos de solicitantes de empleo cuando sus ingresos se basan en la cantidad y la calidad. Al mismo tiempo, el reclutamiento dentro de estos sistemas crea un enorme desafío para los contratistas entre las obligaciones de mantenimiento de registros y el conflicto con tratar de evitar que el personal de contratación pueda hacer selecciones a las que se supone que son ciegos como la raza, el género y el estado de discapacidad. Sabiendo esto, es el reto del contratista construir el puente entre la contratación efectiva y el cumplimiento. En este momento, existen pocas orientaciones formales y muchos riesgos a la hora de contratar en las redes sociales. Una sugerencia práctica es preguntar a las personas de confianza, establecer contactos con profesionales y echar mano del sentido común.

Con las elecciones presidenciales detrás de nosotros, el reto de la adaptación se verá agravado por la suposición de que la OFCCP continuará su búsqueda para mejorar drásticamente los requisitos en torno al mantenimiento de registros y la divulgación. El cumplimiento en 2013 requerirá que los contratistas reconozcan los problemas que crean las redes sociales y luego creen un plan para proteger a la organización al tiempo que permite a los reclutadores encontrar los mejores talentos. Ningún problema, ¿verdad?

A la hora de crear un plan de juego, los contratistas deben ser muy conscientes de los problemas que plantean las redes sociales:

1. Las redes sociales introducen un evidente potencial de discriminación en la contratación si se ignora a posibles candidatos debido a algún aspecto de su perfil que no debería formar parte de la ecuación de contratación, como la raza, el sexo, la discapacidad, etc.
2. Los reclutadores pueden acceder a factores adicionales que pueden influir en el deseo de contratar a la persona, como fotos personales, actividades sociales y otras variables ajenas al proceso de selección.
3. La OFCCP está muy preocupada por el reclutamiento en las redes sociales y el hecho de reconocer que utiliza estas herramientas atraerá el escrutinio por toda una serie de razones, entre ellas:

   1. LinkedIn está infrautilizado por la comunidad afroamericana e hispana
   2. Facebook se inclina en gran medida hacia los usuarios menores de 40 años
   3. Los responsables de la contratación pueden evaluar o verificar las cualificaciones publicadas involuntariamente por los propietarios de los perfiles.
   4. La información podría utilizarse como parte de una comprobación de antecedentes
   5. Los perfiles suelen tener referencias de amigos en lugar de referencias profesionales

Entonces, ¿en qué deberían pensar los contratistas de cara a 2013? Un método para desarrollar una estrategia de contratación consiste en considerar la tolerancia al riesgo y elaborar un plan en torno a ella.

El enfoque conservador - Si la empresa es intolerante al riesgo, entonces el plan sería establecer normas firmes para la contratación y la publicación de ofertas de empleo. Las empresas pueden limitar seriamente el uso de las redes sociales:

• Elaborar una política estricta por escrito que pase la revisión legal, en la que no se permita al personal de contratación reclutar candidatos pasivos para puestos vacantes y se limite estrictamente el uso de las redes sociales a la publicación de ofertas de empleo en páginas aprobadas de la empresa.
• Publique las normas dentro de la organización, imparta formación anual (como mínimo) y documentada, y haga que los reclutadores firmen acuerdos de uso. Las empresas pueden amenazar la situación laboral en caso de incumplimiento de las normas.
• Publicar claramente todos los requisitos y políticas de solicitud y de EEO en el sitio de contratación de la empresa y en las páginas de las redes sociales.
• Siempre que sea posible, rastree la procedencia de los candidatos y evite los programas de contratación que puedan restringir la diversidad de candidatos.

El enfoque moderado: un programa más flexible y con una tolerancia limitada al riesgo:

• Elabore una política escrita, aprobada por el asesor jurídico, en la que se describan las normas de contratación en los medios sociales. Asegúrese de proteger a la empresa definiendo normas para la contratación externa. De este modo, si se incumple una política, se puede contener la responsabilidad de la empresa.
• Permita que los reclutadores aprovechen las redes sociales para reclutar personal con normas sencillas pero específicas para proteger a la empresa. Los reclutadores pueden buscar posibles candidatos e invitarles a solicitar un empleo dentro del sistema interno de la empresa.
• Los reclutadores sólo pueden invitar a las personas a solicitar un puesto utilizando las políticas designadas por la empresa y los reclutadores no pueden realizar pasos del proceso de selección antes de que los candidatos muestren interés respondiendo a una invitación.
• Imparta formación periódica (al menos anual) sobre el tema y documente el contenido y la asistencia. Asimismo, facilite el acceso a recursos de formación como seminarios web grabados/ e instrucciones fáciles de seguir.
• Uno de los puntos más importantes, y es el coste de un planteamiento moderado, es hacer un esfuerzo por hacer un seguimiento de los solicitantes que proceden de las redes sociales, colocando una opción en el formulario de solicitud como fuente de contratación. A continuación, el contratista debe recopilar y analizar los datos para asegurarse de que no hay posibilidad de que la discriminación se cuele en el proceso de selección. Esto es más difícil de lo que la gente cree, porque un plan de acción afirmativa (PAA) puede identificar una brecha en el proceso de selección entre razas o géneros, pero eso por sí solo no cuenta toda la historia. Los contratistas también deben ser conscientes de una posible falta de diversidad en el grupo de solicitantes. El hecho de que un problema estadístico no aparezca en un PAA no significa que no vayan a surgir otros problemas, como grupos de candidatos desequilibrados o quizás la percepción de que los candidatos cualificados se quedan fuera porque no se les invita a participar en el proceso de contratación por las razones mencionadas anteriormente.
• Si la empresa es un empleador de gran volumen, la creación de análisis a mitad de año es una buena idea. Tengo la impresión de que no son suficientes las empresas que realizan comprobaciones a mitad de año de sus datos de contratación.
• Recuerde que está a punto de publicarse el nuevo archivo del censo EEO. Si sus grupos de solicitantes son dramáticamente diferentes a los grupos de disponibilidad de su plan, entonces esto podría llamar la atención de cierta agencia dentro del Departamento de Trabajo (pista) si/cuando usted sea auditado y esperamos ver muchas auditorías en 2013. De hecho, el 14 de noviembre se envió una gran oleada de advertencias anticipadas y cartas de programación de la OFCCP.

El enfoque progresivo: los contratistas pueden optar por un sistema más abierto y tolerante con el riesgo, que acepte las redes sociales y los esfuerzos de contratación no tradicionales. Se trataría más bien de un concepto de contratación de alto riesgo y alta recompensa.

• Trabaje con un abogado laboralista para redactar normas generales que no impidan el uso de las redes sociales en la contratación externa
• Impartir formación sobre cómo utilizar las redes sociales para la contratación con el objetivo de limitar la responsabilidad sin exponer a la empresa a problemas evidentes de contratación.
• Revise el plan anual de acción positiva y busque señales de alarma en los datos de contratación. Si los grupos de solicitantes se ven claramente afectados, busque ampliar los canales de contratación.
• Esté atento a las señales de alarma, como las quejas de los candidatos o la dependencia excesiva de un único método de búsqueda de candidatos. Los esfuerzos de buena fe suelen consistir en extenderse y probar nuevos canales de búsqueda de candidatos.

Un formato abierto de contratación aumenta el reto del mantenimiento de registros porque la empresa confía en el personal de contratación para identificar a los candidatos interesados y considerados. El concepto de seguimiento de los perfiles en línea que son revisados por los reclutadores es un gran desafío porque no hay ninguna regulación que establezca que un perfil en línea como una cuenta de LinkedIn o Facebook sugiera interés por parte de los candidatos. Uno de los elementos de la definición de candidato en Internet publicada por la OFCCP es que el candidato debe presentar una manifestación de interés. Algunos podrían argumentar que tener el perfil en línea es en sí mismo una manifestación de interés, pero yo no suscribo esa teoría.

Parece razonable que los contratistas hablen con un abogado sobre la definición de su programa (obsérvese este tema recurrente) para que los reclutadores puedan invitar a la gente a presentarse y sólo se les tenga en cuenta si lo hacen, y si, a su vez, la empresa tiene grupos de candidatos razonables (diversos) que no dependen únicamente de un método de contratación externa, entonces la empresa se está comportando razonablemente. Por eso se requiere una supervisión periódica, porque si la empresa no analiza los resultados, puede descubrir que ya existe un problema arraigado en su cultura de contratación. Si la OFCCP se hace con cualquier dato que sugiera una laguna en el proceso de contratación, la empresa no podrá deshacer el daño y recibirá un aviso de infracción y, probablemente, un acuerdo de conciliación.

El concepto de contratación en línea está cambiando y no es descabellado sugerir que los currículos en papel están en vías de desaparición a medida que avanzamos hacia una cultura en línea en la que la batalla por la privacidad no ha hecho más que empezar.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.