Faire des affaires avec le gouvernement fédéral des États-Unis peut être très lucratif, mais cela a un prix. Ce prix se présente sous la forme d'obligations de déclaration, de tenue de registres, de sensibilisation et bien plus encore ! Le non-respect de toutes les exigences réglementaires applicables peut également avoir de lourdes conséquences. Il est donc très important pour les entrepreneurs fédéraux de s'assurer qu'ils font tout ce qui est requis.
Les entreprises ignorent parfois qu'elles sont un contractant ou un sous-traitant couvert et se retrouvent donc mal préparées à un contrôle de conformité de l'OFCCP. Afin de mieux se préparer à ce type de situation, cet article a pour but de fournir des informations pratiques et des ressources sur les seuils applicables aux entrepreneurs fédéraux et sur les endroits où rechercher des contrats fédéraux.
L'argent parle (et le nombre d'employés aussi) !
Le décret 11246 et les règlements applicables aux personnes handicapées et aux vétérans protégés s'appliquent aux entrepreneurs et sous-traitants de fournitures et de services, ainsi qu'aux entrepreneurs et sous-traitants de construction (bien que les obligations des entités de construction soient légèrement différentes de celles des entités de fournitures et de services).
Les entreprises ayant des contrats ou des sous-contrats fédéraux d'une valeur totale de plus de 10 000 dollars sont soumises à l'Executive Order 11246. Les entrepreneurs couverts qui emploient 50 personnes ou plus et qui ont au moins un contrat ou un contrat de sous-traitance avec le gouvernement d'une valeur de 50 000 dollars ou plus doivent élaborer, maintenir et mettre à jour chaque année un programme écrit d'action positive (AAP) pour les minorités et les femmes. De plus amples informations sont disponibles dans la réglementation de l'OFCCP au titre 41, chapitre 60, parties 1 et 2.
La section 503 du Rehabilitation Act de 1973 (section 503) traite des obligations relatives aux personnes handicapées. La section 503 s'applique aux entreprises dont les contrats ou sous-contrats fédéraux dépassent 15 000 dollars. Les entrepreneurs couverts qui comptent au moins 50 employés et au moins un contrat ou un contrat de sous-traitance du gouvernement d'une valeur de 50 000 dollars ou plus doivent élaborer, maintenir et mettre à jour chaque année un plan d'action écrit pour les personnes handicapées. De plus amples informations sur la section 503 sont disponibles dans la réglementation de l'OFCCP (Title 41, Chapter 60, Part 741).
La loi de 1974 sur l'aide à la réadaptation des vétérans de l'ère du Viêt Nam (Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act) (VEVRAA) traite des obligations à l'égard des vétérans. La VEVRAA s'applique aux entreprises ayant un contrat ou un contrat de sous-traitance fédéral d'une valeur égale ou supérieure à 150 000 dollars. Les entrepreneurs couverts qui emploient 50 personnes ou plus et qui ont au moins un contrat ou un contrat de sous-traitance avec le gouvernement d'une valeur de 150 000 dollars ou plus doivent élaborer, maintenir et mettre à jour chaque année un PAA écrit pour les anciens combattants couverts. De plus amples informations sur la VEVRAA sont disponibles dans la réglementation de l'OFCCP (Title 41, Chapter 60, Part 300).
L'OFCCP a créé une infographie qui aide les entrepreneurs à s'y retrouver dans les différents seuils de couverture de l'Executive Order 11246, de la section 503 et de la VEVRAA. L'infographie a été mise à jour pour la dernière fois en janvier 2016 et est disponible sur le site web de l'OFCCP.
Ressources en ligne GRATUITES pour aider à analyser la couverture
Les entreprises qui souhaitent effectuer une recherche préliminaire des contrats fédéraux existants peuvent utiliser un certain nombre de ressources en ligne gratuites offertes par le gouvernement fédéral. Il s'agit notamment des sites web suivants :
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- System for Award Management (SAM) - SAM permet aux entreprises d'effectuer une recherche par nom et/ou par numéro DUNS (Data Universal Numbering System). Les résultats peuvent fournir des informations précieuses, telles qu'un numéro DUNS (s'il n'est pas déjà connu), des informations sur le statut (actif/inactif), des informations sur l'entreprise, des coordonnées de l'entreprise, des numéros et des descriptions du système de classification des industries nord-américaines (NAICS), et bien d'autres choses encore. L'utilisation de ce site web pour obtenir un numéro DUNS peut également rendre plus efficace la recherche sur d'autres sites web.
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- Federal Procurement Data System (FPDS ) - Le FPDS peut être consulté à partir du nom d'une entreprise ou d'un numéro DUNS. Les résultats peuvent inclure le nom de l'entreprise et des informations sur son emplacement, les dates de signature du ou des contrats, des informations sur la société mère, les montants des contrats, l'organisme contractant, etc. La page des résultats fournit également un lien vers des informations plus détaillées sur l'employeur, les agences contractantes et les spécificités du contrat - telles que le type de contrat, les dates d'entrée en vigueur et d'achèvement, le produit ou les services faisant l'objet du contrat, les informations sur la concurrence, etc. Les entreprises qui ne sont pas sûres d'avoir un contrat ou un contrat de sous-traitance atteignant le seuil monétaire de couverture trouveront ce site web très utile.
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- USASpending.gov - USASpending peut être recherché à partir du nom d'une entreprise, d'un numéro DUNS, d'un numéro d'attribution ou d'un mot-clé. Les options de recherche peuvent être affinées en fonction des types de dépenses (contrats, subventions, prêts ou autres aides financières) et de l'année fiscale au cours de laquelle les dépenses ont été effectuées. Les résultats peuvent inclure le nom de l'entreprise, le numéro d'attribution, le montant de l'attribution, le type et la date de l'attribution, l'organisme contractant, les mandats législatifs (qui indiquent si le Service Contract Act, le Walsh-Healey Act ou le Davis Bacon Act s'applique au contrat), et bien plus encore. Les résultats peuvent fournir encore plus de détails tels que des informations historiques, le produit ou le service faisant l'objet du contrat, le lieu d'exécution, les montants et informations détaillés du contrat, etc. Comme pour le FPDS, les entreprises qui ne sont pas sûres d'avoir un contrat ou un sous-contrat atteignant le seuil monétaire de couverture trouveront le site web USASpending très utile.
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- Le ministère du travail des États-Unis (DOL) dispose de deux sites web distincts qui indiquent si l'OFCCP ou d'autres agences fédérales ont procédé à des audits, à des citations ou à des clôtures concernant des installations spécifiques dans le passé. Il s'agit du site web Data Enforcement du DOL et du site web National Pre-Award Registry du DOL. Contrairement au FPDS et à l'USASpending, ces deux sites web ne fournissent pas d'informations spécifiques sur les contrats, mais plutôt les résultats des enquêtes et des audits réalisés. Ces informations peuvent être utiles pour déterminer si la couverture existait auparavant et quels types de problèmes ont été examinés. En l'absence d'un changement de circonstances par rapport à l'enquête ou à l'audit précédent, une entreprise peut être en mesure de déterminer plus facilement la couverture actuelle.
- L'un des résultats affichés lors de la recherche d'une entreprise sur le site web E-Verify des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis est de savoir si l'entreprise s'est désignée par le passé comme un contractant fédéral. Bien que cette question ne fournisse aucune information spécifique à un contrat ou à un audit antérieur, un résultat "oui" indique que l'entreprise a notifié au gouvernement, par d'autres moyens ou déclarations, qu'elle est un contractant fédéral.
Il convient de noter que le fait qu'une entreprise figure sur l'un des sites web susmentionnés ne signifie pas qu'elle est automatiquement couverte par l'une ou l'autre des réglementations fédérales relatives aux entrepreneurs. Ces sites web, et d'autres du même type, fournissent simplement aux entreprises des informations sur les contrats existants afin qu'une analyse puisse être effectuée à la lumière des seuils de couverture des entrepreneurs fédéraux.
Une fois qu'une entreprise a déterminé qu'elle est un entrepreneur fédéral et qu'elle est couverte par l'Executive Order 11246, la section 503 et/ou la VEVRAA, l'étape suivante consistera à se familiariser avec les obligations spécifiques qui existent et à déterminer si les processus actuels doivent être révisés pour répondre à ces exigences. Il faut savoir qu'une fois qu'un avis d'évaluation de la conformité est émis, l'entrepreneur devra prouver qu'il respecte toutes les réglementations applicables pendant 12 à 24 mois à compter de la date de la lettre de programmation. Les contractants fédéraux doivent se préparer à de telles demandes et garder les informations et les documents relatifs à la conformité à jour et facilement accessibles au cas où une évaluation de la conformité serait lancée.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
