Hacer negocios con el gobierno federal de los Estados Unidos puede ser muy lucrativo, pero tiene un precio. Ese precio se traduce en obligaciones de presentación de informes, mantenimiento de registros, divulgación y mucho más. El incumplimiento de todos los requisitos reglamentarios aplicables también puede tener graves consecuencias, por lo que es muy importante que los contratistas federales se aseguren de que están haciendo todo lo que se les exige.
Las empresas a veces desconocen que son contratistas o subcontratistas cubiertos y, por lo tanto, se encuentran desprevenidas ante una revisión de cumplimiento de la OFCCP. Con el fin de estar mejor preparados para este tipo de situaciones, este artículo tiene como objetivo proporcionar información práctica y recursos sobre los umbrales de los contratistas federales y dónde buscar contratos federales.
¡El dinero habla (y también lo hacen las cifras de empleados)!
La Orden Ejecutiva 11246 y las regulaciones aplicables a las personas con discapacidades y a los veteranos protegidos se aplican a los contratistas y subcontratistas de suministros y servicios, así como a los contratistas y subcontratistas de construcción (aunque las obligaciones para las entidades de construcción son ligeramente diferentes a las de suministros y servicios).
Las empresas con contratos o subcontratos federales por un valor total superior a 10 000 dólares están sujetas a la Orden Ejecutiva 11246. Los contratistas cubiertos con 50 o más empleados y al menos un contrato o subcontrato gubernamental de 50 000 dólares o más deben desarrollar, mantener y actualizar anualmente un programa de acción afirmativa (AAP) por escrito para las minorías y las mujeres. Se puede encontrar más información en las regulaciones de la OFCCP en el Título 41, Capítulo 60, Partes 1 y 2.
La sección 503 de la Ley de Rehabilitación de 1973 (Sección 503) aborda las obligaciones con respecto a las personas con discapacidades. La sección 503 se aplica a las empresas con contratos o subcontratos federales que superen los 15 000 dólares. Los contratistas cubiertos con 50 o más empleados y al menos un contrato o subcontrato gubernamental de 50 000 dólares o más deben desarrollar, mantener y actualizar anualmente un AAP por escrito para personas con discapacidades. Se puede encontrar más información sobre la Sección 503 en las regulaciones de la OFCCP en el Título 41, Capítulo 60, Parte 741.
La Ley de Asistencia para la Readaptación de los Veteranos de la Era de Vietnam de 1974 (VEVRAA) aborda las obligaciones con respecto a los veteranos. La VEVRAA se aplica a las empresas con un contrato o subcontrato federal de 150 000 dólares o más. Los contratistas cubiertos con 50 o más empleados y al menos un contrato o subcontrato gubernamental de 150 000 dólares o más deben desarrollar, mantener y actualizar anualmente un AAP por escrito para los veteranos cubiertos. Se puede encontrar más información sobre la VEVRAA en las regulaciones de la OFCCP en el Título 41, Capítulo 60, Parte 300.
La OFCCP ha creado una infografía que ayuda a los contratistas a navegar por los diferentes umbrales de cobertura en virtud de la Orden Ejecutiva 11246, la Sección 503 y la VEVRAA. La infografía se actualizó por última vez en enero de 2016 y está disponible en el sitio web de la OFCCP.
Recursos online GRATUITOS para ayudar a analizar la cobertura
Las empresas que deseen realizar una búsqueda preliminar de los contratos federales existentes pueden utilizar una serie de recursos en línea gratuitos ofrecidos por el gobierno federal. Entre ellos se incluyen, entre otros, los siguientes sitios web:
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- Sistema de Gestión de Adjudicaciones (SAM): el SAM permite a las empresas realizar búsquedas por nombre y/o por número del Sistema Universal de Numeración de Datos (DUNS). Los resultados pueden proporcionar información valiosa, como el número DUNS (si aún no se conoce), información sobre el estado (activo/inactivo), información comercial, información de contacto de la empresa, números y descripciones del Sistema de Clasificación Industrial Norteamericano (NAICS) y mucho más. El uso de este sitio web para obtener un número DUNS también puede hacer que la búsqueda en otros sitios web sea más eficiente.
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- Sistema Federal de Datos sobre Contratación Pública (FPDS): se pueden realizar búsquedas en el FPDS utilizando el nombre de la empresa o el número DUNS. Los resultados pueden incluir el nombre de la empresa e información sobre su ubicación, las fechas en que se firmaron los contratos, información sobre la empresa matriz, los importes de los contratos, la agencia contratante y mucho más. La página de resultados también proporciona un enlace a información más detallada sobre el empleador, las agencias contratantes y los detalles del contrato, como el tipo de contrato, las fechas de vigencia y finalización, los productos o servicios contratados, información sobre la competencia, etc. Las empresas que no estén seguras de si tienen un contrato o subcontrato que cumpla con el umbral monetario para la cobertura encontrarán este sitio web muy útil.
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- USASpending.gov: se pueden realizar búsquedas en USASpending utilizando el nombre de una empresa, el número DUNS, el número de adjudicación o una palabra clave. Las opciones de búsqueda se pueden refinar aún más por tipos específicos de gasto (contratos, subvenciones, préstamos u otra ayuda financiera) y el año fiscal en el que se produjo el gasto. Los resultados pueden incluir el nombre de la empresa, el ID de la adjudicación, el importe de la adjudicación, el tipo y la fecha de la adjudicación, la agencia contratante, los mandatos legislativos (que identifican si la Ley de Contratos de Servicios, la Ley Walsh-Healey o la Ley Davis Bacon se aplican al contrato), y más. Los resultados pueden proporcionar aún más detalles, como información histórica, el producto o servicio objeto del contrato, el lugar de ejecución, los importes y la información detallados del contrato, etc. Al igual que con el FPDS, las empresas que no estén seguras de si tienen un contrato o subcontrato que cumpla el umbral monetario para su cobertura encontrarán muy útil el sitio web USASpending.
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- El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL) tiene dos sitios web independientes que muestran si la OFCCP u otras agencias federales han auditado, citado o cerrado asuntos relacionados con ubicaciones específicas de instalaciones en el pasado. Estos incluyen el sitio web de cumplimiento de datos del DOL y el sitio web del Registro Nacional de Preadjudicación del DOL. A diferencia de FPDS y USASpending, estos dos sitios web no proporcionan información específica sobre contratos, sino que ofrecen los resultados de investigaciones y auditorías completadas. Esta información puede ser útil para determinar si existía cobertura anteriormente y qué tipo de cuestiones se investigaron; y, si no se han producido cambios en las circunstancias desde la investigación o auditoría anterior, una empresa puede determinar más fácilmente la cobertura actual.
- Uno de los resultados que se muestran al buscar una empresa en el sitio web E-Verify del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos es si la empresa se ha designado a sí misma en el pasado como contratista federal. Aunque esto no proporcionará ninguna información específica sobre el contrato ni sobre auditorías anteriores, un resultado «sí» identifica que una empresa ha notificado al gobierno a través de otros medios o presentaciones que es un contratista federal.
Tenga en cuenta que el hecho de que una empresa aparezca en cualquiera de los sitios web mencionados anteriormente no significa que esté automáticamente sujeta a algunas o todas las regulaciones federales para contratistas. Estos sitios web, y otros similares, simplemente proporcionan a las empresas un recurso sobre los contratos que pueden existir, de modo que se pueda realizar un análisis a la luz de los umbrales de cobertura de los contratistas federales.
Una vez que una empresa determina que es un contratista federal y que está sujeta a la Orden Ejecutiva 11246, Sección 503, y/o a la VEVRAA, el siguiente paso será conocer las obligaciones específicas que existen y si es necesario revisar los procesos actuales para cumplir con esos requisitos. Tenga en cuenta que, una vez emitida la notificación de evaluación de cumplimiento, el contratista deberá demostrar el cumplimiento de todas las normativas aplicables durante los 12-24 meses anteriores a la fecha de la carta de programación. Los contratistas federales deben estar preparados para tales solicitudes y mantener la información y los documentos de cumplimiento actualizados y fácilmente disponibles en caso de que se inicie una revisión de cumplimiento.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
