Geschäfte mit der US-Bundesregierung können sehr lukrativ sein, haben jedoch ihren Preis. Dieser Preis besteht in Form von Berichtspflichten, Aufbewahrungspflichten, Öffentlichkeitsarbeit und vielem mehr! Die Nichteinhaltung aller geltenden regulatorischen Anforderungen kann ebenfalls schwerwiegende Folgen haben. Daher ist es für Auftragnehmer der Bundesregierung sehr wichtig, sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
Unternehmen sind sich manchmal nicht bewusst, dass sie ein Auftragnehmer oder Subunternehmer sind, und sind daher auf eine OFCCP-Konformitätsprüfung nicht vorbereitet. Um besser auf solche Situationen vorbereitet zu sein, soll dieser Artikel einige praktische Informationen und Ressourcen zu den Schwellenwerten für Auftragnehmer des Bundes und dazu liefern, wo man nach Bundesaufträgen suchen kann.
Geld regiert die Welt (und die Mitarbeiterzahlen auch)!
Die Verordnung 11246 und die Vorschriften für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen gelten für Liefer- und Dienstleistungsunternehmen und Subunternehmer sowie für Bauunternehmen und Subunternehmer (wobei die Verpflichtungen für Bauunternehmen sich geringfügig von denen für Liefer- und Dienstleistungsunternehmen unterscheiden).
Unternehmen mit Bundesaufträgen oder Unteraufträgen im Gesamtwert von mehr als 10.000 US-Dollar unterliegen der Executive Order 11246. Betroffene Auftragnehmer mit 50 oder mehr Mitarbeitern und mindestens einem Regierungsauftrag oder Unterauftrag im Wert von 50.000 US-Dollar oder mehr müssen ein schriftliches Programm zur Förderung von Minderheiten und Frauen (Affirmative Action Program, AAP) entwickeln, pflegen und jährlich aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie in den Vorschriften der OFCCP unter Titel 41, Kapitel 60, Teile 1 und 2.
Abschnitt 503 des Rehabilitation Act von 1973 (Abschnitt 503) befasst sich mit Verpflichtungen in Bezug auf Menschen mit Behinderungen. Abschnitt 503 gilt für Unternehmen mit Bundesverträgen oder Unterverträgen im Wert von mehr als 15.000 US-Dollar. Betroffene Auftragnehmer mit 50 oder mehr Mitarbeitern und mindestens einem Regierungsauftrag oder Unterauftrag im Wert von 50.000 US-Dollar oder mehr müssen einen schriftlichen AAP für Menschen mit Behinderungen entwickeln, pflegen und jährlich aktualisieren. Weitere Informationen zu Abschnitt 503 finden Sie in den Vorschriften der OFCCP unter Titel 41, Kapitel 60, Teil 741.
Das Gesetz zur Wiedereingliederungshilfe für Veteranen der Vietnam-Ära von 1974 (VEVRAA) regelt die Verpflichtungen gegenüber Veteranen. Das VEVRAA gilt für Unternehmen mit einem Bundesauftrag oder Unterauftrag im Wert von 150.000 USD oder mehr. Betroffene Auftragnehmer mit 50 oder mehr Mitarbeitern und mindestens einem Regierungsauftrag oder Unterauftrag im Wert von 150.000 USD oder mehr müssen einen schriftlichen AAP für betroffene Veteranen entwickeln, pflegen und jährlich aktualisieren. Weitere Informationen zum VEVRAA finden Sie in den Vorschriften der OFCCP unter Titel 41, Kapitel 60, Teil 300.
Die OFCCP hat eine Infografik erstellt, die Auftragnehmern dabei hilft, sich mit den verschiedenen Schwellenwerten für die Anwendung der Executive Order 11246, Section 503 und VEVRAA vertraut zu machen. Die Infografik wurde zuletzt im Januar 2016 aktualisiert und ist auf der Website der OFCCP verfügbar.
KOSTENLOSE Online-Ressourcen zur Analyse der Berichterstattung
Unternehmen, die eine vorläufige Suche nach bestehenden Bundesverträgen durchführen möchten, können eine Reihe kostenloser Online-Ressourcen nutzen, die von der Bundesregierung angeboten werden. Dazu gehören unter anderem die folgenden Websites:
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- System for Award Management (SAM) – Mit SAM können Unternehmen nach Namen und/oder einer DUNS-Nummer (Data Universal Numbering System) suchen. Die Ergebnisse können wertvolle Suchinformationen liefern, wie z. B. eine DUNS-Nummer (falls noch nicht bekannt), Statusinformationen (aktiv/inaktiv), Geschäftsinformationen, Kontaktinformationen des Unternehmens, NAICS-Nummern (North American Industry Classification System) und Beschreibungen und vieles mehr. Die Verwendung dieser Website zum Abrufen einer DUNS-Nummer kann auch die Suche auf anderen Websites effizienter machen.
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- Federal Procurement Data System (FPDS) – Das FPDS kann anhand des Firmennamens oder der DUNS-Nummer durchsucht werden. Die Ergebnisse können den Firmennamen und Standortinformationen, das Datum der Vertragsunterzeichnung, Informationen zur Muttergesellschaft, Vertragswerte, die vertragschließende Behörde und vieles mehr umfassen. Die Ergebnisseite enthält auch einen Link zu detaillierteren Informationen über den Arbeitgeber, die Auftraggeber und die Vertragsdetails – wie z. B. die Art des Vertrags, das Datum des Inkrafttretens und des Ablaufs, die vertraglich vereinbarten Produkte oder Dienstleistungen, Informationen zum Wettbewerb usw. Unternehmen, die sich nicht sicher sind, ob sie einen Vertrag oder Untervertrag haben, der den finanziellen Schwellenwert für die Berichterstattung erreicht, werden diese Website sehr hilfreich finden.
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- USASpending.gov – USASpending kann anhand des Firmennamens, der DUNS-Nummer, der Vergabennummer oder eines Stichworts durchsucht werden. Die Suchoptionen können durch bestimmte Arten von Ausgaben (Verträge, Zuschüsse, Darlehen oder andere finanzielle Hilfen) und das Geschäftsjahr, in dem die Ausgaben getätigt wurden, weiter verfeinert werden. Die Ergebnisse können den Firmennamen, die Vergabekennung, den Vergabebetrag, die Vergabemenge und das Datum, die vertragschließende Behörde, gesetzliche Vorgaben (die angeben, ob der Service Contract Act, der Walsh-Healey Act oder der Davis Bacon Act auf den Vertrag Anwendung findet) und vieles mehr umfassen. Die Ergebnisse können noch detailliertere Informationen enthalten, wie z. B. historische Informationen, das vertraglich vereinbarte Produkt oder die vertraglich vereinbarte Dienstleistung, den Ort der Leistungserbringung, detaillierte Vertragsbeträge und Informationen usw. Wie beim FPDS ist die Website USASpending auch für Unternehmen sehr hilfreich, die sich nicht sicher sind, ob sie einen Vertrag oder Untervertrag haben, der den finanziellen Schwellenwert für die Erfassung erreicht.
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- Das US-Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) unterhält zwei separate Websites, auf denen ersichtlich ist, ob die OFCCP oder andere Bundesbehörden in der Vergangenheit bestimmte Standorte geprüft, beanstandet oder abgeschlossen haben. Dazu gehören die Website „Data Enforcement“ des DOL und die Website „National Pre-Award Registry“ des DOL. Im Gegensatz zu FPDS und USASpending liefern diese beiden Websites keine spezifischen Vertragsinformationen, sondern die Ergebnisse von Untersuchungen und abgeschlossenen Prüfungen. Diese Informationen können hilfreich sein, um festzustellen, ob zuvor eine Abdeckung bestand und welche Arten von Problemen untersucht wurden. Wenn sich die Umstände seit der vorherigen Untersuchung oder Prüfung nicht geändert haben, kann ein Unternehmen die aktuelle Abdeckung möglicherweise leichter bestimmen.
- Eines der Ergebnisse, die bei der Suche nach einem Unternehmen auf der E-Verify-Website der Einwanderungsbehörde der Vereinigten Staaten (United States Citizenship and Immigration Services) angezeigt werden, ist, ob sich das Unternehmen in der Vergangenheit als Bundesauftragnehmer ausgewiesen hat. Obwohl dies keine vertragsspezifischen oder früheren Prüfungsinformationen liefert, zeigt ein „Ja”-Ergebnis an, dass ein Unternehmen die Regierung auf andere Weise oder durch Einreichungen darüber informiert hat, dass es ein Bundesauftragnehmer ist.
Beachten Sie, dass die Tatsache, dass ein Unternehmen auf einer der oben genannten Websites aufgeführt ist, nicht bedeutet, dass es automatisch einigen oder allen Vorschriften für Bundesauftragnehmer unterliegt. Diese Websites und ähnliche Websites bieten Unternehmen lediglich eine Informationsquelle zu möglichen Verträgen, damit eine Analyse unter Berücksichtigung der Schwellenwerte für die Zuständigkeit von Bundesauftragnehmern durchgeführt werden kann.
Nachdem ein Unternehmen festgestellt hat, dass es ein Bundesauftragnehmer ist und unter die Executive Order 11246, Abschnitt 503 und/oder VEVRAA fällt, besteht der nächste Schritt darin, sich einen Überblick über die bestehenden spezifischen Verpflichtungen zu verschaffen und zu prüfen, ob die aktuellen Prozesse überarbeitet werden müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Beachten Sie, dass der Auftragnehmer nach Erhalt einer Mitteilung über eine Konformitätsbewertung verpflichtet ist, die Einhaltung aller geltenden Vorschriften für einen Zeitraum von 12 bis 24 Monaten ab dem Datum des Terminschreibens nachzuweisen. Bundesauftragnehmer sollten auf solche Anfragen vorbereitet sein und die Konformitätsinformationen und -dokumente auf dem neuesten Stand halten und für den Fall einer Konformitätsprüfung jederzeit zur Verfügung halten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
