Lorsqu'un entrepreneur fédéral est officiellement sélectionné pour un contrôle de conformité, l'OFCCP en informe l'entrepreneur en envoyant ce qu'on appelle une lettre de planification directement à l'établissement qui sera évalué. La lettre de planification comprend une liste détaillée qui demande divers rapports statistiques et autres informations. Les entrepreneurs sont tenus de soumettre toutes les données demandées dans la liste détaillée à l'OFCCP dans les 30 jours suivant la réception de la lettre de planification. La lettre de planification et la liste détaillée actuellement utilisées par l'OFCCP ont été approuvées par le Bureau de la gestion et du budget (OMB) ; toutefois, la lettre de planification et la liste détaillée expireront le 30 septembre 2011. L'OFCCP profite de cette occasion pour proposer des modifications aux informations demandées dans la lettre de planification et la liste détaillée actuelles.
Le 12 mai 2011, l'OFCCP a publié des propositions de modifications importantes à la lettre de planification et à la liste détaillée. Les propositions de l'OFCCP apportent des changements radicaux et de grande envergure à l'étendue des informations qui devraient être fournies au début d'un contrôle de conformité. En vertu des modifications proposées par l'OFCCP, les entrepreneurs seraient tenus de fournir :
- • Informations démographiques spécifiques sur les candidats, les embauches, les promotions et les licenciements, y compris les données sur les sous-groupes minoritaires. Les sous-traitants seraient tenus de fournir des données par groupe professionnel ET par intitulé de poste. Données démographiques spécifiques pour chaque groupe professionnel ET chaque intitulé de poste sur les pools d'employés pris en considération pour les opportunités de promotion. Ce type d'analyse serait en substance similaire à l'analyse actuellement effectuée sur les candidats par rapport aux embauches.
- • Données démographiques spécifiques pour chaque groupe professionnel ET chaque intitulé de poste concernant le nombre total d'employés ayant quitté l'entreprise. Cela inclut les employés ayant quitté l'entreprise de manière involontaire ET ceux ayant quitté l'entreprise de manière volontaire.
- • Des données spécifiques et complètes sur les employés qui seraient utilisées pour l'analyse de la rémunération de l'OFCCP. Ces informations comprendraient des éléments tels que le statut d'exemption, l'ancienneté dans le poste actuel, le lieu de travail de l'employé, sa date de naissance, etc. Cette liste correspond généralement à celle que l'OFCCP demande actuellement aux entrepreneurs lors des contrôles de conformité. (Pour obtenir la liste complète des éléments actuellement demandés, veuillez vous reporter à notre ressource AA, vol. 1, n° 2.) Cependant, la lettre de planification proposée demande des données sur TOUS les employés de l', y compris les employés contractuels, journaliers et temporaires, et pas seulement les employés réguliers.
- • Données à utiliser dans les analyses de rémunération des employés en poste au 1er février 2012 ( ), quelle que soit la date de début du plan d'action annuel (AAP). Ainsi, les éléments à utiliser pour l'analyse de la rémunération peuvent concerner un ensemble d'employés très différent de celui pris en compte dans l'analyse de l'effectif et dans d'autres rapports statistiques de l'AAP.
- • Documentation et politiques relatives aux pratiques en matière de rémunération.
- • Politiques en matière de congés professionnels, y compris les politiques relatives à la loi sur les congés familiaux et médicaux (Family and Medical Leave Act), au congé maternité et aux aménagements pour les pratiques et observances religieuses.
- • Informations sur les aménagements spécifiques pour les personnes handicapées, y compris les politiques en matière d'aménagement.
- • Les rapports VETS-100 et/ou VETS-100A des trois dernières années. Bien que la lettre de planification actuelle exige les rapports EEO-1 des trois dernières années, elle ne mentionne pas spécifiquement les rapports VETS-100.
Si ces modifications sont approuvées, elles constitueront une charge très lourde pour les entrepreneurs soumis à un audit de l'OFCCP. Par exemple, les entrepreneurs sont actuellement tenus de fournir des informations sommaires sur l'activité du personnel par groupe professionnel OU par intitulé de poste, en fonction de l'origine ethnique et du sexe, plutôt que sur l'activité du personnel par groupe professionnel ET par intitulé de poste pour tous les sous-groupes minoritaires. L'OFCCP accepte les commentaires sur les modifications proposées jusqu'au 11 juillet 2011. Nous encourageons les entrepreneurs à examiner les modifications proposées et à soumettre leurs commentaires à l'OFCCP. Les commentaires peuvent être soumis via le site web http://www.regulations.gov//
Saviez-vous que … la communauté des entrepreneurs peut avoir un impact considérable sur les changements proposés ? La dernière fois que l'OFCCP a tenté d'apporter des modifications importantes à la lettre de planification et à la liste détaillée, les entrepreneurs et les groupes de défense des entreprises se sont fermement opposés aux propositions et l'OFCCP n'a pas pu mettre en œuvre les changements proposés. Cela démontre l'importance de fournir des commentaires à l'OFCCP concernant ses propositions.
Laissez-nous vous aider
Si vous souhaitez en savoir plus sur les modifications apportées à la lettre de programmation et à la liste détaillée, ainsi que sur leur incidence sur votre entreprise, veuillez nous contacter. Si vous souhaitez consulter les propositions de l'OFCCP concernant les modifications apportées à la lettre de programmation et à la liste détaillée, vous les trouverez aux adresses suivantes :
http://www.regulations.gov//#!documentDetail;D=OFCCP-2011-0003-0005
http://www.regulations.gov//#!documentDetail;D=OFCCP-2011-0003-0003
La déclaration justificative de l'OFCCP concernant les modifications proposées est disponible à l'adresse suivante :
http://www.regulations.gov//#!documentDetail;D=OFCCP-2011-0003-0006
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
