Wenn ein Bundesauftragnehmer offiziell für eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften ausgewählt wird, benachrichtigt die OFCCP den Auftragnehmer, indem sie ein so genanntes Terminplanungsschreiben direkt an die zu überprüfende Einrichtung sendet. Der Scheduling Letter enthält eine Einzelaufstellung, in der verschiedene statistische Berichte und andere Informationen angefordert werden. Die Auftragnehmer sind verpflichtet, der OFCCP innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt des Scheduling Letter alle in der Itemized Listing angeforderten Daten zu übermitteln. Das derzeit von der OFCCP verwendete Scheduling Letter und Itemized Listing wurde vom Office of Management and Budget (OMB) genehmigt; das Scheduling Letter und Itemized Listing laufen jedoch am 30. September 2011 aus. Die OFCCP nutzt diese Gelegenheit, um Änderungen an den im aktuellen Scheduling Letter und Itemized Listing geforderten Informationen vorzuschlagen.
Am 12. Mai 2011 veröffentlichte die OFCCP Vorschläge für wesentliche Änderungen am Scheduling Letter und Itemized Listing. Die Vorschläge der OFCCP sehen drastische und weitreichende Änderungen des Umfangs der Informationen vor, die zu Beginn einer Compliance-Prüfung vorgelegt werden müssen. Nach den von der OFCCP vorgeschlagenen Änderungen müssten die Auftragnehmer Folgendes vorlegen:
- - Spezifische demografische Informationen über Bewerber, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen, einschließlich Daten über Untergruppen von Minderheiten. Die Auftragnehmer müssen Daten nach Berufsgruppen UND Berufsbezeichnungen vorlegen. Spezifische demografische Daten für jede Stellengruppe UND Stellenbezeichnung über die Pools von Mitarbeitern, die für Beförderungsmöglichkeiten in Betracht kommen. Diese Art der Analyse würde im Wesentlichen mit der derzeitigen Analyse von Bewerbern und Neueinstellungen übereinstimmen.
- - Spezifische demografische Daten für jede Stellengruppe UND Stellenbezeichnung über die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben. Dazu gehören Mitarbeiter, die unfreiwillig gegangen sind UND Mitarbeiter, die freiwillig gegangen sind.
- - Spezifische und umfassende Daten über die Mitarbeiter, die für die Vergütungsanalyse der OFCCP verwendet werden sollen. Zu diesen Informationen gehören u. a. der Status der Freistellung, die Dauer der Beschäftigung in der aktuellen Position, der Standort des Mitarbeiters, das Geburtsdatum usw. Diese Liste entspricht im Großen und Ganzen der Liste, die das OFCCP derzeit von den Auftragnehmern im Rahmen der Compliance-Prüfungen anfordert. (Eine vollständige Liste der derzeit geforderten Angaben finden Sie in unserer AA-Ressource, Band 1 Nr. 2.) In dem vorgeschlagenen Planungsschreiben werden jedoch Daten über ALLE Mitarbeiter, einschließlich Vertragsangestellte, Tagelöhner und Zeitarbeitskräfte, und nicht nur reguläre Mitarbeiter gefordert.
- - Daten, die in den Vergütungsanalysen für Mitarbeiter verwendet werden, die zum Februar 1 beschäftigt waren, unabhängig vom Startdatum des AAP. Somit können die für die Vergütungsanalyse zu verwendenden Elemente eine ganz andere Gruppe von Arbeitnehmern abdecken als die Arbeitnehmer in der Arbeitskräfteanalyse und anderen statistischen Berichten im AAP.
- - Dokumentation und Richtlinien zu Vergütungspraktiken.
- - Urlaubsregelungen, einschließlich Regelungen zum Family and Medical Leave Act, zum Mutterschaftsurlaub und zur Berücksichtigung religiöser Bräuche und Praktiken.
- - Informationen über besondere Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen, einschließlich Unterbringungsrichtlinien.
- - Drei Jahre VETS-100 und/oder VETS-100A Berichte. Während im aktuellen Anforderungsschreiben drei Jahre lang EEO-1-Berichte gefordert werden, gibt es keine spezifische Anforderung für VETS-100-Berichte.
Wenn diese Änderungen genehmigt werden, sind sie sehr aufwändig für Auftragnehmer, die einer OFCCP-Prüfung unterliegen. Beispielsweise müssen Auftragnehmer derzeit zusammenfassende Informationen über die Personaltätigkeit nach Berufsgruppen ODER Berufsbezeichnungen nach Ethnie und Geschlecht vorlegen, anstatt über die Personaltätigkeit nach Berufsgruppen UND Berufsbezeichnungen für alle Minderheitenuntergruppen. Die OFCCP nimmt bis zum 11. Juli 2011 Stellungnahmen zu ihren Änderungsvorschlägen entgegen. Wir ermutigen Auftragnehmer, die vorgeschlagenen Änderungen zu prüfen und Kommentare an die OFCCP zu senden. Die Kommentare können über das Internet unter http://www.regulations.gov// eingereicht werden.
Wussten Sie... dass die Gemeinschaft der Auftragnehmer einen großen Einfluss auf vorgeschlagene Änderungen haben kann? Als die OFCCP das letzte Mal versuchte, wesentliche Änderungen am Scheduling Letter und an der Itemized Listing vorzunehmen, erhoben Auftragnehmer und Interessenverbände der Wirtschaft heftigen Einspruch gegen die Vorschläge, und die OFCCP wurde daran gehindert, die vorgeschlagenen Änderungen vorzunehmen. Dies zeigt, wie wichtig es ist, der OFCCP Kommentare zu ihren Vorschlägen zu übermitteln.
Lassen Sie uns helfen
Wenn Sie mehr über die Änderungen am Scheduling Letter und Itemized Listing erfahren möchten und darüber, wie sich diese Änderungen auf Ihr Unternehmen auswirken werden, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wenn Sie die Vorschläge der OFCCP zu den Änderungen am Scheduling Letter und Itemized Listing lesen möchten, finden Sie diese an folgenden Stellen:
http://www.regulations.gov//#!documentDetail;D=OFCCP-2011-0003-0005
http://www.regulations.gov//#!documentDetail;D=OFCCP-2011-0003-0003
Die Begründung der OFCCP zu den vorgeschlagenen Änderungen finden Sie unter der folgenden Adresse:
http://www.regulations.gov//#!documentDetail;D=OFCCP-2011-0003-0006
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
