Les entrepreneurs fédéraux ouvrent un paquet de Frito-Lays pour célébrer leur victoire contre l'OFCCP.
Les faits sont les suivants : le 13 juillet 2007, l'OFCCP a envoyé à Frito-Lay une lettre de planification à son usine de snacks cuits au four de Dallas. Comme beaucoup d'entre vous le savent, le point 10 de la lettre de planification demande « des données sur votre activité en matière d'emploi (candidats, embauches, promotions et licenciements) pour l'année AAP précédente et, si vous êtes à six mois ou plus de votre année AAP actuelle lorsque vous recevez cette liste, pour l'année AAP en cours ». Frito-Lay a fourni toutes les informations demandées, y compris les données des six premiers mois de l'année AAP en cours, car la date de la lettre de planification remontait à plus de six mois après le début de l'année AAP en cours. L'OFCCP a procédé à un audit documentaire et a constaté un impact négatif sur l'embauche des femmes. Plus d'un an plus tard, le 10 novembre 2009, afin de déterminer si l'impact négatif allait au-delà des dates des données soumises, l'OFCCP a demandé à Frito-Lay de lui fournir les données relatives aux candidats et aux embauches pour 2008 et 2009.
La question en litige dans cette affaire est de savoir « si la durée de la phase d'audit documentaire d'un contrôle de conformité peut être prolongée au-delà de la date à laquelle le contractant a reçu sa lettre de planification ». La réponse est NON.
Le juge administratif a déclaré : « Rien dans les règlements de l'OFCCP, dans les commentaires sur ces règlements ou dans le FCCM ne suggère que l'OFCCP avait l'intention de prolonger les audits au-delà de la date à laquelle le contractant a reçu la lettre de planification initiale de l'audit documentaire. En effet, tout dans les règlements et les directives d'interprétation des règlements suggère que les contrôles de conformité portent sur la période antérieure à la date à laquelle le contrôle a été lancé. »
Mes commentaires :
1. Cette affaire permet d'avoir l'esprit tranquille : si vous faites l'objet d'un audit administratif de longue haleine et que l'OFCCP vous demande des données supplémentaires en dehors du délai indiqué dans la lettre de programmation, vous n'êtes pas tenu de les fournir.
2. N'oubliez pas qu'il ne s'agit que de la phase d'audit sur dossier. Une fois que l'OFCCP se rendra sur place, cette décision ne sera plus applicable et l'OFCCP demandera un accès plus large à vos données.
3. Cette décision entraînera-t-elle davantage d'audits sur site si les entreprises refusent de fournir les informations supplémentaires ?
4. Avant de refuser la demande de données supplémentaires de votre responsable de la conformité, examinez les faits de votre dossier avec un consultant ou un avocat afin de vous aider à décider de la marche à suivre.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
