Comme nous l'avons dit le mois dernier, les données sont la base et une nécessité pour tout ce qui touche à la conformité AA. Et je suis sûr que la plupart d'entre vous conviendront que nous entretenons une relation amour-haine avec notre système de suivi des candidats (ATS). La gestion électronique de tous vos candidats est tellement plus facile que la gestion manuelle, mais il y a un conflit constant entre la facilité d'utilisation pour le recruteur, la simplicité du processus pour le candidat et l'obtention de toutes les informations requises pour la conformité. Quelle que soit votre position, tirer le meilleur parti de votre ATS peut vous faciliter la tâche en matière de tenue des dossiers.
Alors, comment tirer le meilleur parti de votre ATS ? En déterminant ce dont vous avez besoin, ce que vous voulez et ce que vous souhaitez obtenir de votre ATS. Commençons par parler de ce dont vous avez besoin. Cela peut sembler simple, mais si vous collectez des données, vous devez les conserver et être en mesure de les extraire de votre système.
Ce dont vous avez besoin
La première chose qui devrait vous venir à l'esprit lorsque vous réfléchissez à ce que vous devez rassembler dans votre ATS est la règle de l'OFCCP relative à la conservation des dossiers des candidats sur Internet. Viennent ensuite les réglementations mises à jour de la section 503 et de la VEVRAA, qui concernent la collecte et la conservation des données des candidats, et enfin la lettre de programmation révisée et la liste détaillée. Une fois encore, savoir ce dont vous avez besoin vous donnera une meilleure idée de ce qu'il faut collecter dans votre ATS.
Il s'agit d'une étape cruciale à franchir, même si vous disposez déjà d'un système ATS que vous avez mis en place au cours des deux dernières années. Compte tenu des mises à jour apportées cette année à la réglementation relative aux personnes handicapées et aux anciens combattants, ainsi que de la nouvelle lettre de programmation et de la nouvelle liste détaillée, il est important de vous assurer que vous respectez vos obligations en matière de collecte et de conservation des données.
Ce que vous attendez d'
Vous avez donc déterminé les éléments que vous devez collecter et conserver pour vous conformer à la norme AA. Réfléchissez maintenant à ce que vous attendez de votre ATS. Cela dépendra en premier lieu des capacités de votre ATS et, en second lieu, de votre position sur le spectre entre facilité d'utilisation et conformité. Examinons ce spectre et voyons comment déterminer où vous souhaitez vous situer. Voici un scénario à prendre en considération :
Votre entreprise souhaite-t-elle faciliter au maximum la candidature des candidats ? Si vous disposez d'un ATS doté de capacités d'analyse très précises, il suffit peut-être de remplir quelques champs d'information et de joindre un CV. Cela facilite l'expérience du candidat et n'alourdit pas la charge de travail du recruteur, qui n'a pas à saisir manuellement les informations du candidat dans le système. Cependant, n'oubliez pas le troisième élément à prendre en considération, à savoir la collecte et la conservation des données AA. Ajoutez-vous la demande d'informations sur l'origine ethnique, le sexe, le statut d'ancien combattant et le handicap dans le cadre de la première étape du processus de candidature, ou demandez-vous au recruteur de collecter ces informations séparément à une date ultérieure ? Si vous choisissez de les collecter séparément à une date ultérieure, vous courez le risque d'une violation des règles de conservation des données lors d'un audit, s'il s'avère que les recruteurs ont oublié d'envoyer le formulaire d'auto-identification à toutes les personnes répondant à la définition de candidat en ligne. Dans l'ensemble, il est donc peut-être plus important d'ajouter les formulaires d'auto-identification au début du processus, où ils peuvent être demandés automatiquement à tous les candidats, que de privilégier l'expérience du candidat.
Utilisez ce même processus de réflexion lorsque vous analysez l'expérience candidat de votre entreprise, les besoins des recruteurs et les exigences en matière de collecte et de conservation des données AA. Il n'y a pas une seule bonne réponse ; je travaille avec des organisations de tailles et de secteurs d'activité variés, et chacune a sa propre façon de répondre aux besoins de l'entreprise afin de simplifier au maximum le processus tout en respectant les exigences de conformité AA. Au cas où vous vous poseriez la question, voici quelques-unes des fonctionnalités indispensables à mes yeux dans un ATS :
- Collecte d'informations sur l'origine ethnique et le sexe
- Collecte des informations relatives au statut d'ancien combattant et d'invalidité (conforme à la réglementation en vigueur)
- Collecte des données relatives aux demandes
- Codes de disposition détaillés et/ou personnalisés
- Suivre le stade atteint par chaque candidat
- Suivre la source de chaque candidat
- Limiter la visibilité des informations relatives à l'égalité professionnelle à certaines personnes
- Téléchargez toutes ces informations dans le format demandé (généralement Excel).
- Purge manuelle des données uniquement et fonctionnalité de suppression limitée à certaines personnes sélectionnées
- Conservez l'historique complet des candidatures pour chaque offre d'emploi, assurez-vous que les informations ne sont pas mises à jour ou écrasées si le candidat postule à plusieurs emplois.
- Rapports standard et ad hoc
Ce que vous attendez de votre système de suivi des candidats (
) Vous disposez désormais de tout ce dont vous avez besoin et de tout ce que vous attendez de votre ATS. Il est maintenant temps de déterminer ce que ce petit bijou peut réellement faire. Qu'attendez-vous de votre ATS ? Ne vous limitez pas à la conformité AA. Voici quelques éléments qui figurent sur ma liste de souhaits :
- Intégration avec d'autres systèmes (SIRH, intégration) – Limitons la quantité de paperasse nécessaire pour intégrer un employé et faisons en sorte que ces systèmes communiquent entre eux.
- Outil de création de rapports – Je souhaite pouvoir extraire n'importe quel champ de données du système dans un rapport, non seulement à des fins de conformité AA, mais aussi pour la diversité, les indicateurs de recrutement, etc.
- Plusieurs portails pour toutes les méthodes de recrutement de candidats (interne, externe, agence, etc.) – Je ne veux pas seulement gérer les candidats externes, je veux le même système pour gérer les offres internes et les offres envoyées aux agences.
- Plusieurs pages Carrière pour différents types d'emplois (professionnels vs horaires ou en entreprise vs sur le terrain) – L'expérience et les informations que vous partagez avec les candidats varient en fonction du type d'emploi auquel ils postulent. Offrir une expérience personnalisée pour les deux types d'emplois améliore le recrutement.
- Plusieurs flux de travail pour différents types d'emplois – Je souhaite personnaliser les étapes que je fais suivre à un candidat en fonction du type d'emploi concerné.
- Publier une offre d'emploi en un clic – Facilitez la tâche des recruteurs qui souhaitent publier des offres d'emploi sur les sites spécialisés.
Remarque finale
Ce document n'est en aucun cas un traité complet sur la configuration ou le choix d'un ATS conforme à l'OFCCP. Il a pour but de vous amener à réfléchir à la question de savoir si le système dont vous disposez aujourd'hui vous apporte ce dont vous avez besoin, ce que vous voulez et ce que vous souhaitez. Aucun système de suivi des candidats ne peut vous garantir la conformité à l'OFCCP ; tout dépend de la façon dont vous utilisez le système. Même le meilleur système, avec toutes ses fonctionnalités, peut produire les pires données. Si vous entrez des données erronées, vous obtiendrez des résultats erronés. Mon meilleur conseil est de connaître vos responsabilités en matière de collecte et de conservation des données OFCCP, de connaître les capacités de votre système, de les exploiter pleinement et de former, former et encore former ceux qui vont utiliser le système.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
