Wie wir bereits im letzten Monat gesagt haben, sind Daten die Grundlage und eine Notwendigkeit für die Einhaltung der AA-Vorschriften in allen Bereichen. Und ich bin mir sicher, dass die meisten von Ihnen zustimmen würden, dass wir eine Hassliebe zu unserem Applicant Tracking System (ATS) haben. Die elektronische Verwaltung all Ihrer Bewerber ist so viel einfacher als die manuelle, aber es ist ein ständiger Kampf zwischen der Benutzerfreundlichkeit für den Personalverantwortlichen, dem einfachen Prozess für den Bewerber und dem Erhalt aller für die Einhaltung der Vorschriften erforderlichen Informationen. Unabhängig davon, wo Sie sich auf dem Spektrum befinden, kann die optimale Nutzung Ihres ATS Ihre Probleme bei der Datenerfassung lindern.
Wie können Sie also das Beste aus Ihrem ATS herausholen? Indem Sie herausfinden, was Sie brauchen, was Sie wollen und was Sie sich von Ihrem ATS wünschen. Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, was Sie brauchen. Es mag einfach klingen, aber wenn Sie die Daten sammeln, müssen Sie sie auch behalten und aus Ihrem System herausholen können.
Was Sie brauchen
Das erste, was Ihnen in den Sinn kommen sollte, wenn Sie darüber nachdenken, was Sie in Ihrem ATS erfassen müssen, ist die Internet Applicant Recordkeeping Rule der OFCCP. Als Nächstes wären die aktualisierten Bestimmungen von Abschnitt 503 und VEVRAA zu nennen, die sich auf die Erfassung von Bewerberdaten beziehen, und als Letztes das überarbeitete Scheduling Letter und Itemized Listing. Auch hier gilt: Wenn Sie wissen, was Sie brauchen, haben Sie die beste Vorstellung davon, was Sie in Ihrem ATS erfassen müssen.
Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, auch wenn Sie ein ATS haben, das Sie in den letzten Jahren eingerichtet haben. Angesichts der Aktualisierungen der Behinderten- und Veteranenbestimmungen in diesem Jahr und des neu herausgegebenen Terminplanungsschreibens und des Einzelverbindungsnachweises ist es wichtig, dass Sie mit Ihren Erfassungs- und Aufzeichnungspflichten Schritt halten.
Was Sie wollen
Sie haben sich also überlegt, welche Daten Sie für die Einhaltung der AA-Vorschriften erfassen und pflegen müssen, und überlegen nun, was Sie von Ihrem ATS erwarten. Einiges davon wird erstens von den Fähigkeiten Ihres ATS abhängen und zweitens davon, wo Sie sich auf dem Spektrum zwischen Benutzerfreundlichkeit und Konformität befinden. Lassen Sie uns über das Spektrum sprechen und darüber, wie Sie herausfinden können, wo Sie stehen wollen. Hier ist ein Szenario, das Sie in Betracht ziehen sollten:
Möchte Ihr Unternehmen es den Bewerbern so einfach wie möglich machen, ihr Interesse zu bekunden? Wenn Sie über ein ATS verfügen, das die Daten sehr genau analysieren kann, ist es vielleicht die Lösung, nur einige wenige Felder auszufüllen und einen Lebenslauf anzuhängen. Das macht es den Bewerbern leicht und erhöht nicht die Arbeitsbelastung des Personalverantwortlichen, der die Bewerberdaten manuell in das System eingeben muss. Denken Sie aber auch an den dritten Punkt, die Datenerfassung und -aufzeichnung durch AA. Fügen Sie die Abfrage von Ethnie, Geschlecht, Veteranen- und Behindertenstatus als Teil des ursprünglichen Schrittes des Bewerbers bei der Einreichung hinzu oder verlangen Sie vom Personalverantwortlichen, diese Informationen zu einem späteren Zeitpunkt separat zu erheben? Wenn Sie sich dafür entscheiden, diese Informationen erst zu einem späteren Zeitpunkt zu erfassen, laufen Sie Gefahr, bei einem Audit einen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht zu begehen, wenn sich herausstellt, dass die Personalverantwortlichen vergessen haben, das Selbstauskunftsformular an alle Bewerber zu senden, die der Definition eines Internet-Bewerbers entsprechen. Im Großen und Ganzen ist es also vielleicht wichtiger, die Selbstauskunftsformulare am Anfang des Prozesses einzufügen, wo sie automatisch von allen Bewerbern angefordert werden können, als die Erfahrung der Bewerber.
Wenden Sie denselben Denkprozess an, wenn Sie die Erfahrungen der Bewerber, die Bedürfnisse der Personalverantwortlichen und die Anforderungen an die AA-Erfassung und -Aufzeichnung in Ihrem Unternehmen analysieren. Es gibt nicht die eine richtige Antwort. Ich arbeite mit Unternehmen verschiedener Branchen und Größen zusammen, und jedes hat seine eigene Art und Weise, die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen, um den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten und gleichzeitig die Anforderungen an die AA zu erfüllen. Falls Sie sich fragen, was ich bei einem ATS unbedingt benötige, hier sind einige Beispiele:
- Erfassung von Informationen über Ethnie und Geschlecht
- Erfassung des Veteranen- und Behindertenstatus (gemäß den aktualisierten Vorschriften)
- Erhebung von Anwendungsdaten
- Detaillierte und/oder benutzerdefinierte Dispositionscodes
- Verfolgen Sie das Stadium, das jeder Kandidat erreicht
- Verfolgen Sie die Quelle eines jeden Kandidaten
- Beschränkung der Sichtbarkeit von EEO-Informationen auf ausgewählte Personen
- Laden Sie all diese Informationen in das gewünschte Format (normalerweise Excel) herunter.
- Nur manuelle Datenbereinigung und auf ausgewählte Personen beschränkte Löschfunktion
- Bewahren Sie die gesamte Historie der Bewerbereinreichung für jeden Suchauftrag auf und stellen Sie sicher, dass die Informationen nicht aktualisiert oder überschrieben werden, wenn sich der Bewerber auf mehrere Stellen bewirbt.
- Standard- und Ad-hoc-Berichterstattung
Was Sie sich wünschen
Sie haben, was Sie brauchen und was Sie sich von Ihrem ATS wünschen, jetzt ist es an der Zeit herauszufinden, was dieses Baby wirklich kann. Was würden Sie gerne aus Ihrem ATS herausholen? Denken Sie über die Einhaltung von AA hinaus. Hier sind ein paar Punkte auf meiner Wunschliste:
- Integration mit anderen Systemen (HRIS, Onboarding) - Begrenzen Sie die Menge an Papierkram, die erforderlich ist, um einen Mitarbeiter an Bord zu bringen, und bringen Sie diese Systeme dazu, miteinander zu kommunizieren.
- Tool zur Erstellung von Berichten - Ich möchte die Möglichkeit haben, jedes Datenfeld im System in einen Bericht zu integrieren, nicht nur zur Einhaltung der AA-Vorschriften, sondern auch zur Diversität, zu Einstellungskennzahlen usw.
- Mehrere Portale für alle Arten der Bewerberbeschaffung (intern, extern, Agenturen usw.) - ich möchte nicht nur externe Bewerber verwalten, sondern auch interne Stellenausschreibungen und Stellen, die an Agenturen vergeben werden, mit demselben System verwalten.
- Mehrere Karriereseiten für verschiedene Arten von Stellen (Fachkräfte vs. Angestellte oder Unternehmen vs. Außendienst) - Die Erfahrungen und Informationen, die Sie mit den Kandidaten teilen, variieren je nach Art der Stelle, auf die sie sich bewerben, und ein individuelles Angebot für beide Arten von Stellen verbessert das Recruiting.
- Mehrere Arbeitsabläufe für verschiedene Arten von Stellen - Ich möchte die Schritte, die ein Bewerber durchläuft, an die Art der Stelle anpassen, um die es sich handelt.
- Stellenausschreibung per Mausklick - Machen Sie es dem Personalverantwortlichen leicht, Stellen in Jobbörsen zu veröffentlichen.
Schlussbemerkung
Dies ist keineswegs eine vollständige Abhandlung über die Einrichtung oder Auswahl eines ATS, um OFCCP-konform zu sein. Es soll Sie dazu anregen, darüber nachzudenken, ob das System, das Sie heute haben, Ihnen das bietet, was Sie brauchen, was Sie wollen und was Sie sich wünschen. Kein Bewerberverfolgungssystem kann Ihnen die Einhaltung der OFCCP-Vorschriften garantieren; es kommt ganz darauf an, wie Sie das System nutzen. Selbst das beste System mit allem Drum und Dran kann immer noch die schlechtesten Daten liefern. Müll rein, Müll raus. Mein bester Rat ist, dass Sie Ihre OFCCP-Verantwortlichkeiten für die Datenerfassung und -aufzeichnung kennen, dass Sie die Möglichkeiten Ihres Systems kennen, dass Sie sie in vollem Umfang nutzen und dass Sie die Personen, die das System nutzen werden, schulen, schulen, schulen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
