Como dijimos el mes pasado, los datos son la base y una necesidad para todo lo relacionado con el cumplimiento de la ley de igualdad de oportunidades en el empleo (AA). Y estoy seguro de que la mayoría de ustedes estarán de acuerdo en que tenemos una relación de amor-odio con nuestro sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Gestionar a todos los candidatos de forma electrónica es mucho más fácil que hacerlo manualmente, pero existe una lucha constante entre la facilidad de uso para el reclutador, la simplicidad del proceso para el candidato y la obtención de toda la información necesaria para cumplir con la normativa. Independientemente de cuál sea su postura al respecto, sacar el máximo partido a su ATS puede facilitarle la tarea de llevar un registro.
Entonces, ¿cómo se puede sacar el máximo partido al ATS? Averiguando qué se necesita, qué se quiere y qué se desea obtener del ATS. En primer lugar, hablemos de lo que se necesita. Puede parecer sencillo, pero si se recopila, hay que conservarlo y poder recuperarlo del sistema.
Lo que necesita
Lo primero que debe tener en cuenta al pensar en lo que necesita recopilar en su ATS es la norma de la OFCCP sobre el mantenimiento de registros de los solicitantes por Internet. Lo siguiente serían las normas actualizadas de la Sección 503 y la VEVRAA, ya que se refieren a la recopilación y el mantenimiento de registros de los datos de los solicitantes y, por último, la carta de programación revisada y la lista detallada. Una vez más, saber lo que necesita le dará una idea más clara de lo que debe recopilar en su ATS.
Este es un paso crucial que debe completar incluso si ya dispone de un ATS que haya configurado en los últimos dos años. Con las actualizaciones de las normativas sobre personas con discapacidad y veteranos de este año, y la carta de programación y la lista detallada recientemente publicadas, es importante asegurarse de que cumple con los requisitos de recopilación y mantenimiento de registros.
¿Qué es lo que quieres
Ya has averiguado qué elementos debes recopilar y mantener para cumplir con la normativa AA, ahora piensa en lo que quieres en tu ATS. Parte de esto dependerá, en primer lugar, de las capacidades de tu ATS y, en segundo lugar, de dónde te encuentres en el espectro entre facilidad de uso y cumplimiento normativo. Analicemos el espectro y cómo averiguar dónde quieres estar. He aquí un escenario a tener en cuenta:
¿Su empresa desea facilitar al máximo el proceso de presentación de candidaturas? Si dispone de un ATS con capacidades de análisis muy precisas, quizá la solución sea rellenar solo unos pocos campos de información y adjuntar un currículum. Esto facilita la experiencia del candidato y no aumenta la carga de trabajo del reclutador, que no tiene que introducir manualmente la información del candidato en el sistema. Sin embargo, recuerde el tercer aspecto a tener en cuenta: la recopilación y el mantenimiento de registros de datos de AA. ¿Añade la solicitud de raza/etnia, género, condición de veterano y discapacidad como parte del paso original del candidato durante la presentación o exige al reclutador que recopile esa información por separado en una fecha posterior? Si elige recopilarla por separado en una fecha posterior, corre el riesgo de incurrir en una infracción de mantenimiento de registros durante una auditoría cuando se descubra que los reclutadores olvidaron enviar el formulario de autoidentificación a todas las personas que cumplían la definición de solicitante por Internet. Por lo tanto, en el gran esquema de las cosas, tal vez añadir los formularios de autoidentificación al principio del proceso, donde se pueden solicitar automáticamente a todos los candidatos, tenga mayor importancia que la experiencia del candidato.
Utiliza ese mismo proceso de pensamiento al analizar la experiencia de los candidatos de tu empresa, las necesidades de los reclutadores y los requisitos de recopilación y mantenimiento de registros de AA. No hay una única respuesta correcta; trabajo con organizaciones de múltiples sectores y tamaños, y cada una tiene su propia forma de adaptarse a las necesidades del negocio para simplificar al máximo el proceso, al tiempo que mantiene sus requisitos de cumplimiento de AA. Por si te lo estás preguntando, aquí tienes algunos de mis «imprescindibles» en un ATS:
- Recopilación de información sobre raza/etnia y género
- Recopilación de datos sobre veteranos y personas con discapacidad (de conformidad con la normativa actualizada)
- Recopilación de datos de la solicitud
- Códigos de disposición detallados y/o personalizados
- Sigue la etapa en la que se encuentra cada candidato.
- Rastrea el origen de cada candidato.
- Restringir la visibilidad de la información sobre igualdad de oportunidades en el empleo a determinadas personas.
- Descargar toda esta información en el formato solicitado (normalmente Excel).
- Solo purga manual de datos y funcionalidad de eliminación limitada a personas seleccionadas.
- Conserve todo el historial de solicitudes presentadas para cada oferta de empleo y asegúrese de que no se actualice ni se sobrescriba la información si el solicitante se presenta a varios puestos de trabajo.
- Informes estándar y ad hoc
Lo que deseas
Tienes lo que necesitas y lo que quieres de tu ATS, ahora es el momento de averiguar lo que este pequeño puede hacer realmente. ¿Qué es lo que te gustaría obtener de tu ATS? Piensa más allá del cumplimiento de AA. Aquí hay algunos elementos de mi lista de deseos:
- Integración con otros sistemas (HRIS, incorporación): limitemos la cantidad de papeleo necesario para incorporar a un empleado y hagamos que estos sistemas se comuniquen entre sí.
- Herramienta de redacción de informes: quiero poder extraer cualquier campo de datos del sistema e incluirlo en un informe, no solo para cumplir con la normativa AA, sino también para fines de diversidad, métricas de contratación, etc.
- Múltiples portales para todas las formas en que se buscan candidatos (internos, externos, agencias, etc.): no solo quiero gestionar los candidatos externos, sino que quiero el mismo sistema para gestionar las ofertas internas y los puestos que se envían a las agencias.
- Varias páginas de empleo para diferentes tipos de puestos (profesionales frente a por horas o corporativos frente a sobre el terreno): la experiencia y la información que compartes con los candidatos varía en función del tipo de puesto al que se presentan, por lo que ofrecer una experiencia personalizada para ambos mejora el proceso de selección.
- Múltiples flujos de trabajo para diferentes tipos de puestos: quiero personalizar los pasos que sigo con un candidato en función del tipo de puesto que sea.
- Publicación de ofertas de empleo con un solo clic: facilite al reclutador la publicación de ofertas de empleo en las bolsas de trabajo.
Nota final
Esto no es en absoluto un tratado completo sobre cómo configurar o elegir un ATS para cumplir con la OFCCP. Su objetivo es hacerte pensar si el sistema que tienes hoy te ofrece lo que necesitas, lo que quieres y lo que deseas. Ningún sistema de seguimiento de candidatos puede garantizar el cumplimiento de la OFCCP; todo depende de cómo utilices el sistema. Incluso el mejor sistema, con todas las funciones y prestaciones, puede generar los peores datos. Si se introducen datos erróneos, se obtendrán resultados erróneos. Mi mejor consejo es que conozca sus responsabilidades en materia de recopilación y mantenimiento de registros de la OFCCP, conozca las capacidades de su sistema, las utilice al máximo y forme, forme y forme a quienes vayan a utilizar el sistema.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
