La loi sur la protection des consommateurs donne aux consommateurs le droit de demander aux entreprises de supprimer les informations personnelles qu'elles ont collectées auprès d'eux. Ce flux de travail permet de conserver les demandes de suppression en continu, de les vérifier et de les rendre accessibles au public.
Défi
Créer un flux de travail public qui rassemble de manière transparente les informations relatives à un client par le biais de la comptabilité, des ressources humaines et/ou de la finance. Assurer la facilité d'utilisation pour l'utilisateur final tout en gardant tout aligné et audité en interne.
Solution
- Le flux de travail, y compris la spécification des parties prenantes et des notifications, est entièrement personnalisable.
- Les formulaires peuvent être construits dans TAP avec une logique commerciale intégrée, des champs déroulants et d'autres fonctions, personnalisables en fonction du type d'informations personnelles ou d'autres spécificités.
- Des formulaires en ligne faciles à utiliser permettent aux utilisateurs publics de soumettre des demandes de suppression de données à caractère personnel.
- Une fois soumises, les demandes sont automatiquement acheminées vers les parties prenantes/gestionnaires appropriés pour examen.
- Les accords de niveau de service internes et les demandes formelles d'extension peuvent être intégrés dans le formulaire.
- Des notifications d'approbation ou de refus peuvent être générées automatiquement et envoyées aux demandeurs et/ou aux contractants.
Avantages
- Le concept de "Privacy By Design" permet aux entreprises de se mettre en conformité sans avoir besoin d'une gestion ou d'une main d'œuvre supplémentaire.
- Des équipes diverses peuvent mener à bien leurs travaux de diligence raisonnable en parallèle et ont également la possibilité de collaborer.
- Les dossiers sont soumis, traités et examinés beaucoup plus rapidement et les erreurs, les retards et les coûts sont réduits au minimum.
- Les formulaires sont marqués de la même manière que le site web de l'entreprise pour une meilleure expérience de l'utilisateur final.
- Le tableau de bord central permet un suivi et une gouvernance supérieurs de tous les processus d'approvisionnement.
- L'archivage automatique et centralisé des données et des actifs du flux de travail permet de conserver et d'examiner les données de manière détaillée.
ROI
Défendre la confidentialité des données n'est pas seulement un bon moyen de montrer aux consommateurs que vous vous souciez d'eux. Le non-respect de cette obligation peut coûter cher : si vous n'avez pas supprimé un enregistrement de données à caractère personnel à la demande de la personne concernée, si ces données ont été vendues sans son autorisation ou si elles ont fait l'objet d'une fuite, l'amende minimale s'élève à 2 500 dollars par enregistrement. L'amende augmente en fonction du temps nécessaire pour résoudre le problème. S'il est établi qu'une violation est due à un problème connu que vous avez ignoré, l'amende peut automatiquement grimper jusqu'à son plafond de 7 500 dollars par enregistrement. Multipliez ce montant par le nombre d'enregistrements concernés et vous comprendrez que la non-conformité peut coûter très cher.
