Participation à des conférences et examen de publications
Défi
Un cas d'utilisation des opérations juridiques sur la façon de concevoir et de lancer un processus de demande et d'examen pour les employés souhaitant participer à des conférences et publications professionnelles.
Solution
Un flux de travail qui accélère considérablement le processus de demande et d'examen/approbation :
- Le participant, l'interviewé ou le rédacteur d'article potentiel remplit un formulaire d'évaluation en ligne qui lui demande toutes les informations essentielles nécessaires à l'examen et à l'approbation - des précisions sur la conférence ou la publication, ce qu'implique sa participation, etc.
- Le formulaire d'évaluation, une fois rempli et soumis, est acheminé vers les bons contrôleurs et évaluateurs ; dans le cas d'un client de ThinkSmart, il s'agit de l'équipe juridique interne responsable de la gestion de la propriété intellectuelle (PI).
- Ces examinateurs décident si la participation doit être approuvée ou non. Quels sont les facteurs susceptibles d'intervenir ? Un accord de confidentialité peut être requis, ou une opportunité de publication peut présenter un conflit d'intérêt ou violer les pratiques internes.
Avantages
- L'automatisation du processus fait gagner du temps à toutes les parties concernées et permet un examen rapide et sans équivoque de l'opportunité.
- L'accélération du temps de réponse permet à l'entreprise de tirer parti d'opportunités et d'ouvertures qui se développent rapidement.
- En normalisant le formulaire d'évaluation et les autres paramètres qui peuvent être communiqués dans le cadre du formulaire ou des éléments de flux de travail associés, les attentes peuvent être normalisées parmi les employés sur ce qui constitue ou non une opportunité acceptable.
- Ces demandes peuvent être suivies et enregistrées, ce qui permet de créer un historique de la participation à ces canaux - qui pourrait ensuite être annoté avec des notes après coup sur leur efficacité, etc.