Participación en conferencias y revisión de publicaciones
Desafío
Un caso de uso de Operaciones Jurídicas sobre cómo diseñar y poner en marcha un proceso de solicitud y revisión para los empleados que desean participar en conferencias y publicaciones profesionales.
Solución
Un flujo de trabajo que agiliza tanto el proceso de solicitud como el de revisión y aprobación:
- El aspirante a participante, entrevistado o articulista rellena un formulario de evaluación en línea en el que se le pide toda la información vital necesaria para su revisión y aprobación: datos concretos sobre la conferencia o publicación, en qué consiste su participación, etc.
- El formulario de evaluación, una vez cumplimentado y enviado, se remite a los responsables y revisores adecuados; en el caso de un cliente de ThinkSmart, se trata del equipo jurídico interno responsable de la gestión de la propiedad intelectual (PI).
- Esos revisores deciden si se aprueba o no la participación. ¿Qué factores pueden intervenir? Puede ser necesario un acuerdo de confidencialidad, o una oportunidad de publicación puede presentar un conflicto de intereses o violar las prácticas internas.
Beneficios
- La automatización del proceso ahorra tiempo a todos los implicados y permite una revisión rápida e inequívoca de la oportunidad.
- Acelerar el tiempo de respuesta permite a la empresa aprovechar oportunidades y aperturas que surgen con rapidez.
- Al normalizar el formulario de evaluación y otros parámetros que pueden comunicarse como parte del formulario o de los elementos del flujo de trabajo asociados, se pueden estandarizar las expectativas entre los empleados sobre lo que constituye o no una oportunidad aceptable.
- Estas solicitudes se pueden rastrear y registrar, lo que permite crear un registro histórico de la participación en estos canales, que luego se podría anotar con notas a posteriori sobre su eficacia, etc.
