L'importance de la gestion de contenu d'entreprise
La gestion de contenu d'entreprise repose sur le concept de "gestion de contenu", dans lequel les nombreux documents et actifs de contenu générés par une entreprise pour être utilisés sur tous les canaux et supports sont publiés, collectés, archivés et gérés d'une manière ou d'une autre.
La gestion du contenu de l'entreprise franchit une nouvelle étape en créant des processus uniformes à l'échelle du système pour le développement, la révision et la distribution du contenu, ainsi qu'un référentiel central "source unique de vérité" pour le contenu approuvé. En bref, l'ECM est un système de gestion de contenu qui s'articule autour des besoins opérationnels, des politiques et des processus de l'ensemble de l'entreprise ou de l'unité commerciale pour laquelle le contenu est créé.
Dans toute entreprise, il est essentiel que les utilisateurs puissent accéder à la bonne version d'un document ou d'un enregistrement, c'est-à-dire la version la plus récente ou la plus approuvée, qui a valeur d'évangile pour tous. Les contenus importants pour la conformité réglementaire ou légale doivent être sécurisés et stockés en toute sécurité, même s'ils sont rarement consultés.
Des outils ECM efficaces aident les organisations à gérer les milliers ou les millions de documents dont elles disposent et à les organiser et les contrôler correctement.
Les coûts d'une explosion du contenu
Une quantité incroyable de contenu et d'informations est créée chaque jour, en particulier dans les entreprises. Dans une entreprise classique, ce contenu peut être stocké dans un méli-mélo d'emplacements et de supports, allant de la clé USB à l'ordinateur de bureau, en passant par les disques. Les documents perdus ou égarés coûtent à eux seuls aux entreprises un montant énorme montant :
- Une étude de Coopers & Lybrand a déjà affirmé que les États-Unis comptaient à eux seuls 4 000 milliards de documents papier, avec une croissance de 22 % par an - en 2004, avant l' arrivée de l'ère numérique.
- Selon Forbes ASAP, un manager typique perd 150 heures par an (presque un mois entier) à rechercher du contenu ou des informations perdues. S'il est payé 50 000 dollars par an, cela représente 3 842 dollars par an.
- Selon PricewaterhouseCoopers, un bureau moyen consacre 20 dollars à l'archivage de chaque document, 120 dollars à la recherche de chaque document mal classé, perd un document sur 20 et passe 25 heures à recréer chaque document perdu.
- Selon Gartner, cela peut représenter 7 à 12 % du chiffre d'affaires d'une entreprise.
Que fait le logiciel ECM ?
Les systèmes ECM sont la technologie utilisée pour capturer, gérer, stocker et contrôler le contenu à l'échelle de l'entreprise. Le contenu, à son tour, ne consiste plus seulement en des documents papier, mais aussi en des images, des courriels, des messages textuels, des messages sur les médias sociaux, des vidéos, et bien plus encore. Tous ces éléments sont destinés à soutenir les processus organisationnels tout au long de leur cycle de vie.
- Les logiciels ECM gèrent ce contenu, et une fonction importante consiste à assurer la conformité avec les réglementations allant de Sarbanes-Oxley et HIPPA à GDPR et CCPA.
- L'ECM est une évolution qui va au-delà de la gestion des documents et du contenu web pour atteindre un niveau plus holistique, axé sur une gouvernance, une collaboration, une sécurité et une atténuation des risques plus larges et plus efficaces.
Comment fonctionne un logiciel ECM ?
Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise rassemblent des informations provenant d'un large éventail de sources différentes et les mettent à la disposition des utilisateurs par l'intermédiaire d'un centre unique et centralisé. Cette technologie est conçue pour assurer le suivi d'un nombre impressionnant de contenus différents et pour automatiser les processus afin de simplifier la vie des équipes pressées par le temps.
Les logiciels de gestion de contenu d'entreprise présentent de nombreux avantages. Le logiciel maximise l'efficacité des équipes en réduisant le temps nécessaire à la gestion des processus quotidiens. Cette efficacité accrue se traduit rapidement par des économies, tout en permettant aux membres de l'équipe de se consacrer à des tâches plus complexes.
Le risque d'erreur humaine dans les processus de gestion de contenu peut être rapidement réduit grâce à l'utilisation d'un logiciel spécialisé, ce qui diminuera considérablement les coûts potentiels pour une entreprise. En organisant le contenu à l'aide d'un système de gestion de contenu sur mesure, les entreprises limitent également les risques liés à la perte de contenu lucratif.
Caractéristiques d'une solution ECM efficace
Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise les plus efficaces sont ceux qui sont entièrement intégrés aux autres plates-formes logicielles utilisées par l'entreprise et accessibles à toutes les équipes concernées. Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise peuvent remplir de nombreuses fonctions différentes. Les systèmes les plus efficaces couvrent un large éventail de processus différents, apportant de réels avantages aux équipes de l'entreprise.
Pour qu'un système ECM soit vraiment efficace, il doit être capable de sauvegarder et de stocker du contenu de manière sécurisée, ce qui est fiable pour tous les départements. Le système doit permettre à tous les membres de l'équipe d'accéder facilement aux données et aux informations dont ils ont besoin, à tout moment. Le système devrait améliorer de manière significative l'efficacité de l'entreprise, en aidant les membres de l'équipe à être plus productifs dans leur rôle.
Il ne devrait pas y avoir de limites aux types de fichiers qu'un bon système ECM peut gérer. Les meilleurs systèmes sont capables de sauvegarder et de stocker n'importe quel type de fichier et de s'assurer que ce fichier est sauvegardé au bon endroit pour que les équipes puissent y accéder à l'avenir.
Pourquoi l'ECM est-il essentiel ?
Les entreprises décident généralement de se doter d'une solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM) après avoir réalisé qu'elles gèrent trop de papier ou qu'elles disposent d'une grande quantité de contenu non structuré et non répertorié, ce qui crée des goulets d'étranglement et un manque d'efficacité. Ou bien elles ont déjà été frappées par des pénalités réglementaires ou des conséquences juridiques négatives dues à la perte ou à la mauvaise gestion d'un contenu.
Avec une solution logicielle ECM solide, ces adoptants peuvent profiter de.. :
- Une gestion et un contrôle du contenu plus efficaces et plus rentables.
- Réduction des risques grâce à une meilleure conformité avec les réglementations gouvernementales et sectorielles.
- Un accès au contenu et aux données sensibles mieux sécurisé.
- Réduction des coûts grâce à l'automatisation de processus auparavant manuels, à la réduction des besoins en matière de stockage et d'envois postaux, et à la réduction des pénalités.
- Réduction de la dépendance à l'égard de l'informatique grâce à l'utilisation d'une solution SaaS de qualité supérieure.
Principaux avantages de la gestion de contenu d'entreprise
Voici dix façons dont l'ECM est rentable pour une organisation qui souhaite maîtriser son contenu :
Collecter et contrôler le contenu dispersé
L'ECM permet à une entreprise de gérer ses informations non structurées, quel que soit l'endroit où ce contenu ou ces données se trouvent dans l'organisation. Ainsi, au lieu d'avoir un contenu vital dans des silos isolés ou des endroits inaccessibles, il peut être contrôlé et accessible de manière centralisée.
Garantir une source unique de vérité
L'ECM peut fournir un SSOT en structurant le contenu et les données de manière à ce que chaque élément ne soit stocké qu'une seule fois, généralement dans un référentiel de contenu numérique centralisé, ce qui permet d'éviter les versions dupliquées ou dé-normalisées. De cette manière, l'ensemble de l'entreprise peut accéder à un seul élément de contenu ou de données approuvé et faisant autorité.
Amélioration de la gouvernance de l'accès
Avec une solution de gestion de contenu d'entreprise, l'accès des employés aux documents peut être filtré de manière à ce qu'ils ne puissent accéder qu'au contenu essentiel à leur travail et qu'ils ne puissent pas y accéder par des canaux non sécurisés. Plus qu'une simple politique d'entreprise, il s'agit d'une question de conformité réglementaire dans des secteurs tels que les soins de santé, les services financiers et l'industrie juridique.
Résister à un examen minutieux
Il est essentiel de capturer et de préserver le contenu pour qu'il soit sécurisé et disponible, qu'il s'agisse de documents, de messages, de comptes rendus de réunions, etc., pour résister aux examens internes, à la surveillance réglementaire et au contrôle judiciaire. La perte d'un contenu clé, ou même l'incapacité à le produire en temps voulu, peut s'avérer ruineuse pour une organisation.
Meilleure gestion des dossiers
Avec une solution ECM SaaS, une entreprise peut facilement choisir quels documents et données sont conservés en toute sécurité, pendant combien de temps, puis mettre en place une suppression automatique à l'expiration des données pour rester en conformité.
Gestion du cycle de vie de l'information
En stockant le contenu et les données dans le respect de la réglementation à l'aide d'une solution ECM, une entreprise bénéficie d'une gestion supérieure du cycle de vie de l'information, avec des pistes d'audit, des restrictions d'accès, des politiques de conservation du contenu, etc. faciles à mettre en œuvre.
Exploration de données améliorée
Une bonne solution ECM comprendra des outils de recherche et d'analyse de données permettant aux utilisateurs de rechercher d'énormes quantités de contenu provenant d'un univers de sources. En appliquant des plages de recherche et des paramètres multiples, ils peuvent trouver des résultats précis.
Gestion efficace des connaissances
L'ECM permet à une entreprise de créer, de partager et de mieux exploiter la somme totale des connaissances et des contenus qu'elle détient. Cela permet d'en faire l'usage le plus efficace possible dans les projets et les collaborations visant à atteindre les objectifs de l'entreprise.
Accélération des processus d'entreprise
La rationalisation de la gestion du contenu permet à une entreprise d'accélérer les processus opérationnels liés à ce contenu. Cela rend les tâches quotidiennes plus efficaces et plus rentables et améliore la réactivité aux besoins des clients.
Flexibilité et évolutivité
Une bonne solution ECM SaaS est suffisamment flexible pour fonctionner à tous les niveaux, qu'il s'agisse de fournir un routage simplifié des documents ou de répondre à des demandes complexes de gestion des processus métier (BPM). De plus, elle peut évoluer facilement pour répondre aux changements de la demande.
Nous sommes là pour vous aider
Vous souhaitez parler à l'un de nos experts de la manière dont Mitratech peut vous aider avec la gestion de contenu d'entreprise ?
