La importancia de la gestión de contenidos empresariales
La gestión de contenidos empresariales se basa en el concepto de «gestión de contenidos», según el cual los numerosos documentos y activos de contenido generados por una empresa para su uso en todos los canales y medios se publican, recopilan, archivan y gestionan de otras formas.
La gestión de contenidos empresariales lleva esto a un nuevo nivel mediante la creación de procesos uniformes en todo el sistema para el desarrollo, la revisión y la distribución de contenidos, y un repositorio centralizado de «fuente única de verdad» para los contenidos aprobados. En resumen, ECM es un sistema de gestión de contenidos que se basa en las necesidades operativas, las políticas y los procesos de toda la empresa o unidad de negocio para la que se crean los contenidos.
En cualquier empresa, es fundamental que los usuarios puedan acceder a la versión correcta de un documento o registro, es decir, la versión más reciente o aprobada que se considera válida para todos. El contenido que es importante para el cumplimiento normativo o legal debe protegerse y almacenarse de forma segura, incluso si rara vez se accede a él.
Las herramientas ECM eficaces ayudan a las organizaciones a gestionar los miles o millones de documentos que tienen a su disposición y a mantener todo debidamente organizado y controlado.
Los costes de una explosión de contenidos
Cada día se crea una cantidad asombrosa de contenido e información, especialmente en el ámbito empresarial. En una organización típica, ese contenido puede almacenarse en una mezcolanza de ubicaciones y soportes, desde memorias USB hasta ordenadores de sobremesa y discos. Solo los documentos perdidos o extraviados suponen un enorme coste para las empresas enormes cantidad de dinero:
- Un estudio de Coopers & Lybrand afirmó en su momento que solo en Estados Unidos había 4 billones de documentos en papel, con un crecimiento anual del 22 %, en 2004, antes de que la era digital llegara realmente.
- Según Forbes ASAP, un gerente típico pierde 150 horas al año (casi un mes entero) buscando contenido o información perdidos. Si ganan 50 000 dólares al año, eso supone 3842 dólares anuales.
- PricewaterhouseCoopers afirma que una oficina media gasta 20 dólares en mano de obra para archivar cada documento, 120 dólares en buscar cada documento mal archivado, pierde uno de cada 20 documentos y dedica25 horas a recrear cada documento perdido.
- Según Gartner, eso puede suponer entre el 7 % y el 12 % de los ingresos de una empresa.
¿Qué hace el software ECM?
Los sistemas ECM son la tecnología utilizada para capturar, gestionar, almacenar y controlar el contenido de toda la empresa. El contenido, a su vez, ya no consiste solo en documentos en papel, sino también en imágenes, correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de redes sociales, vídeos y mucho más. Todo ello tiene como objetivo respaldar los procesos organizativos durante su ciclo de vida efectivo.
- El software ECM gestiona este contenido, y una función importante de este es garantizar el cumplimiento de normativas que van desde la ley Sarbanes-Oxley y la HIPPA hasta el RGPD y la CCPA.
- ECM es una evolución más allá de la gestión de documentos y la gestión de contenidos web hacia un nivel más holístico, centrado en una gobernanza, colaboración, seguridad y mitigación de riesgos más amplias y eficaces.
¿Cómo funciona el software ECM?
Los sistemas de gestión de contenidos empresariales funcionan recopilando información de una amplia variedad de fuentes diferentes y poniéndola a disposición de los usuarios a través de un único centro centralizado. La tecnología está diseñada para realizar un seguimiento de una abrumadora variedad de contenidos diferentes, automatizando los procesos para facilitar la vida a los equipos que disponen de poco tiempo.
El software de gestión de contenidos empresariales ofrece numerosas ventajas. Este software maximiza la eficiencia de los equipos, ya que reduce el tiempo necesario para gestionar los procesos diarios. Esta mayor eficiencia se traduce rápidamente en un ahorro de costes, al tiempo que libera tiempo para que los miembros del equipo puedan dedicarse a tareas más complejas.
El riesgo de error humano en los procesos de gestión de contenidos puede reducirse rápidamente mediante el uso de software especializado, lo que reducirá significativamente los costes potenciales para una empresa. Al organizar los contenidos con la ayuda de un sistema de gestión de contenidos personalizado, las empresas también limitan los riesgos que conlleva la pérdida de contenidos lucrativos.
Características de una solución ECM eficaz
Los sistemas de gestión de contenidos empresariales más eficaces son aquellos que están totalmente integrados con otras plataformas de software utilizadas por una empresa y a los que pueden acceder todos los equipos pertinentes. Los sistemas de gestión de contenidos empresariales pueden utilizarse para cumplir muchas funciones diferentes. Los sistemas más eficaces abarcan una amplia gama de procesos diferentes, lo que aporta beneficios reales a los equipos de toda la empresa.
Para que un sistema ECM sea realmente eficaz, debe ser totalmente capaz de guardar y almacenar contenido de forma segura, de modo que todos los departamentos puedan confiar en él. El sistema debe proporcionar a todos los miembros del equipo un fácil acceso a los datos y la información que necesitan, siempre que lo necesiten. El sistema debe mejorar significativamente la eficacia en toda la empresa, ayudando a los miembros del equipo a ser más productivos en sus funciones.
No debería haber límites en cuanto a los tipos de archivos que un buen sistema ECM puede manejar. Todos los mejores sistemas serán capaces de guardar y almacenar fácilmente cualquier tipo de archivo, y se asegurarán de que el archivo se guarde en el lugar adecuado para que los equipos puedan acceder a él en el futuro.
¿Por qué es esencial el ECM?
Las empresas suelen decidir que necesitan una solución de gestión de contenidos empresariales (ECM) cuando se dan cuenta de que manejan demasiado papel o tienen una gran cantidad de contenido desestructurado y sin clasificar que generacuellos de botella e ineficiencias. O bien , ya han sufrido sanciones normativas o consecuencias legales negativasdebido a la pérdida o el mal manejo de contenidos.
Con una solución de software ECM sólida, estos usuarios pueden disfrutar de:
- Gestión y control de contenidos más eficientes y rentables.
- Mitigación de riesgos mediante un mejor cumplimiento de la normativa gubernamental y sectorial.
- Acceso más seguro a contenidos y datos confidenciales.
- Reducción de costes mediante la automatización de procesos que antes se realizaban manualmente, la reducción de los requisitos de almacenamiento y envío postal, y la disminución de las sanciones.
- Reducción de la dependencia de la TI mediante el uso de una solución SaaS superior.
Ventajas principales de la gestión de contenidos empresariales
Aquí hay diez formas en las que ECM resulta rentable para una organización que desea controlar su contenido:
Recopilar y controlar contenido disperso
El ECM permite a una empresa gestionar su información no estructurada, independientemente de dónde se encuentren esos contenidos o datos dentro de la organización. De este modo, en lugar de tener contenidos vitales aislados en silos o ubicaciones inaccesibles, se pueden controlar y acceder a ellos de forma centralizada.
Garantizar una única fuente de información veraz
ECM puede proporcionar SSOT mediante la estructuración de contenidos y datos de modo que cada elemento se almacene una sola vez, normalmente en un repositorio de contenidos digitales centralizado, lo que ayuda a evitar versiones duplicadas o desnormalizadas. De este modo, toda la empresa puede acceder a un único contenido o dato aprobado y fidedigno.
Mejora de la gobernanza del acceso
Con una solución de gestión de contenidos empresariales, se puede filtrar el acceso de los empleados a los documentos para que solo puedan acceder al contenido que es esencial para su trabajo, y se puede impedir que accedan a él a través de canales no seguros. Más allá de una simple política corporativa, se trata de una cuestión de cumplimiento normativo en sectores como la sanidad, los servicios financieros y el sector jurídico.
Resistir el escrutinio
Capturar y conservar el contenido para que esté seguro y disponible, ya sean documentos, mensajes, actas de reuniones, etc., es fundamental para hacer frente a las revisiones internas, la supervisión normativa y el escrutinio judicial. Perder contenido clave, o incluso no poder presentarlo a tiempo, puede ser ruinoso para una organización.
Mejor gestión de registros
Con una solución ECM SaaS, una empresa puede seleccionar fácilmente qué documentos y datos se conservan de forma segura, durante cuánto tiempo, y luego configurar la eliminación automática al vencimiento de los datos para mantener el cumplimiento normativo.
Gestión del ciclo de vida de la información
Al almacenar contenidos y datos de conformidad con la normativa mediante una solución ECM, la empresa disfruta de una gestión superior del ciclo de vida de la información, con registros de auditoría fáciles de implementar, restricciones de acceso, políticas de retención de contenidos y mucho más.
Minería de datos mejorada
Una buena solución ECM incluirá herramientas de búsqueda y análisis de datos que permitan a los usuarios buscar entre enormes cantidades de contenido procedente de un sinfín de fuentes. Mediante la aplicación de múltiples rangos y parámetros de búsqueda, podrán obtener resultados precisos.
Gestión eficaz del conocimiento
ECM permite a una empresa crear, compartir y aprovechar mejor la suma total de conocimientos y contenidos que posee. Esto ayuda a hacer un uso más eficaz de ellos en proyectos y colaboraciones destinados a alcanzar los objetivos corporativos.
Procesos empresariales acelerados
La optimización de la gestión de contenidos permite a una empresa agilizar también los procesos empresariales vinculados a dichos contenidos. Esto hace que las tareas diarias sean más eficientes y rentables, y mejora la capacidad de respuesta a las necesidades de los clientes.
Flexibilidad y escalabilidad
Una buena solución ECM SaaS es lo suficientemente flexible como para funcionar a cualquier nivel, desde proporcionar un enrutamiento simplificado de documentos hasta satisfacer las complejas demandas de la gestión de procesos empresariales (BPM). Además, se puede ampliar fácilmente para adaptarse a los cambios en la demanda.
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