无论美国平等就业机会委员会 (EEOC) 修订 EEO-1 报告，要求同时报告工资和工时的计划能否实现，提交准确的 EEO-1 报告都是非常重要的，尤其是对联邦承包商和分包商而言。
为什么准确性很重要？
雇主必须证明其 EEO-1 报告的准确性，并证明报告是按照说明编写的。在报告中故意作出虚假陈述是违反联邦法律的行为，此类伪造行为将被处以罚款或监禁。此外，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）使用 EEO-1 报告中的信息来选择联邦承包商和分包商进行合规性评估（即审计）。此外，在合规性评估期间，OFCCP 还会使用承包商的 EEO-1 报告，对承包商劳动力或特定 EEO 工作类别中少数民族和女性构成的变化方向进行趋势分析。无法解释的重大变化（扩大或收缩）往往会导致 OFCCP 的进一步调查。
谁必须提交 EEO-1 报告？
并非所有美国雇主都必须提交 EEO-1 报告。只有受 1964 年《民权法案》（Title VII of the Civil Rights Act of 1964）（修订版）管辖的私营雇主，如果对以下三个问题中的一个或多个问题回答 "是"，则必须提交报告：
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- 在您申报的薪资期间，整个公司是否至少有 100 名员工？
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- 贵公司是否通过共同所有权和/或集中管理与其他实体有关联，且该企业的员工总数达到或超过 100 人？
- 公司或其任何机构是否(a) 拥有 50 名或 50 名以上雇员，并且；(b) 不属于 41 C.F.R. 第 60-1.5 节规定的豁免范围，并且：(1) 是政府的主要承包商或一级分包商，并且拥有金额达 50,000 美元或 50,000 美元以上的合同、分包合同或采购订单；或 (2) 是任何金额的政府资金的存放机构，或作为美国储蓄债券和储蓄票据的发行和付款代理的金融机构？
提交 EEO-1 报告没有宗教豁免。
哪些人被视为 "雇员"？
雇员 "一词的定义是，任何在雇主工资单上的个人，就预扣社会保障税而言，都属于雇员。这包括全职和兼职雇员、学徒和在职培训生。雇员 "一词不包括临时雇用的人员，他们是在特定时间或特定工作期间临时雇用的。租赁员工是指由职业介绍所有偿提供给公司的人员。租赁员工应列入职业介绍所的 EEO-1 报告中。
哪些雇主免于申报？
不受经修订的 1964 年《民权法案》第七章管辖的雇主无需提交 EEO-1 报告。这类雇主包括在当前或前一日历年的 20 个或更多日历周中，每个工作日的雇员人数少于 15 人的任何雇主。其他免于提交报告的雇主包括：
- 州政府和地方政府
- 中小学系统
- 高等教育机构
- 印第安部落
- 免税私人会员俱乐部，劳工组织除外
- 总部设在波多黎各、维尔京群岛和其他美国保护地的公司
母公司及其子公司必须一起申报
母公司 "是指拥有另一家公司全部或大部分股权的公司。每家母公司及其所有子公司都必须按编制合并报告。
什么是 "机构"？
机构 "是指生产商品或提供服务的经济单位，如工厂、办公室或商店。机构通常是主要从事一种经济活动的单一实体场所。
位于不同实际地点的企业，即使从事相同的业务，也必须作为单独的机构进行报告。但建筑、运输、通讯、电力、卫生服务以及石油和天然气行业除外，这些行业不需要为每个单独的地点、项目或领域单独申报。这些行业只需将相对固定的主要或分支办事处、终端或站点作为机构进行报告。
多家公司共用同一地址、NAICS 代码和 EIN 编号的雇主必须合并成一份机构报告
从 2015 年 EEO-1 报告开始，在同一地址有多家公司且拥有相同北美行业代码系统 (NAICS) 代码和雇主识别码 (EIN) 的雇主必须在同一机构报告中报告所有这些公司，即使不同公司是真正独立的法律实体。
什么是 EIN？什么是 NAICS 代码？
雇主识别码 (EIN)，又称联邦雇主识别码 (FEIN)，是美国国税局 (IRS) 分配给在美国经营的商业实体用于识别的唯一九位数号码。
NAICS 身份代码根据企业主要从事的活动对企业进行定义。NAICS 是一个自行指定的系统，这意味着雇主可以选择最能描述其业务的代码。您可以使用 NAICS 免费在线工具确定贵公司的相应代码。
您在哪里报告远程办公人员和外勤员工？
在家工作或在外地工作的员工将被纳入其直接报告的地点或机构的报告中。许多雇主将所有远程办公人员和外地雇员都列入总部报告。然而，只有那些直接向总部报告的远程办公人员和外地雇员才应列入总部报告。
必须提交多少份报告？
单一机构雇主只提交一份报告（第 1 类报告）。多机构雇主提交以下报告：
- 总部报告（第 3 类报告）
- 至少有 50 名员工的每个地点的机构报告（第 4 类报告）
- 每个员工人数少于 50 人的地点的机构报告（第 8 类报告），或包括员工人数少于 50 人的地点的所有员工的报告（第 6 类报告），即机构清单或网格。
- 综合报告
多机构雇主必须提交单独的总部报告（第 3 类报告），即使总部雇用的员工人数少于 50 人。
拥有小型办公地点的多机构雇主应提交第 6 类或第 8 类报告，而不是同时提交两份报告。
综合报告包括总部报告中的雇员，以及提交的所有第 4 类、第 6 类和/或第 8 类报告。该报告为在线申报的雇主自动编制。
丢失密码和/或登录信息怎么办？
请发送电子邮件至[email protected]申请新密码或登录。雇主可在此处重设密码：https://egov.eeoc.gov/eeo1/login.jsp。
公司联系人变更了怎么办？
公司联系人变更时，您必须向 EEO-1 联合报告委员会 (JRC) 提交一封信，[email protected]。信函必须印在公司信笺上，并由公司授权代表签名，同时注明新联系人的姓名、职称、电话号码、电子邮件地址以及公司编号。
如果您在提交上一份 EEO-1 报告后与另一家公司合并了，该怎么办？
向[email protected] 发送电子邮件通知，包括受合并影响的所有公司的名称和公司编号、公司总部的名称和地址以及新公司的名称。在收到 JRC 的回复之前，请等待提交 EEO-1 报告。
如果您在上次提交 EEO-1 报告后又收购了一家新公司，该怎么办？
电子邮件[email protected]。您的电子邮件通知应包括收购公司和被收购公司的名称、地址和公司编号。如果一家公司收购了一家本来不需要提交 EEO-1 报告的小公司，或者收购了一家以前未曾提交过 EEO-1 报告的公司，则收购公司可以继续添加机构并为新员工提交报告，而无需等待 JRC 的回复。
如果贵公司在上次提交 EEO-1 报告后经历了分拆，该怎么办？
电子邮件[email protected]。您的电子邮件应包括当前母公司的名称、地址和公司编号。此外，还应在雇主 EEO-1 数据库中列出被视为新总部的机构，以及新公司的所有实际地址，并等待联合审查委员会的回复。
如果您需要延期提交 EEO-1 报告怎么办？
雇主可通过发送电子邮件至[email protected]，自动获得 30 天的一次性延期。迟报总比更正错误报告要好。
EEO-1 报告中的常见错误
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- 未列出雇员的种族或性别。雇主必须在 EEO-1 报告中提供每位雇员的种族/民族和性别信息。自我认定是收集此信息的首选方法。但是，如果员工拒绝自我认同，雇主可以从其他就业记录或目测观察中获取该信息。自我认同为西班牙裔或拉丁裔以及其他种族的员工应被归类为西班牙裔，而不是两个或多个种族。EEO-1 指导手册第 4 部分/种族和民族识别中包含了EEO-1种族组的定义。
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- 指定不正确的 EEO 职位类别。根据雇员的工作职责将其归入正确的 EEO 工作类别（如专业人员、技术人员等）非常重要。EEOC 已编制了《EEO-1 工作分类指南》，以帮助雇主。EEO-1 指导手册的第 5 部分/工作类别描述中也包含了一些有用的信息。如果您的职称的 EEO 工作类别从一年到下一年有重大变化，请考虑在 F 部分/备注中简要说明变化的原因。
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- 一级以下联邦分包商提交报告。只有拥有 50 名或以上雇员的联邦承包商和一级分包商才需要提交 EEO-1 报告。
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- 联邦合同金额低于 50,000 美元时提交报告。拥有 50 名或以上员工的联邦承包商和一级分包商必须持有至少 50,000 美元的当前单一联邦合同或分包合同。承包商或分包商无需将多个联邦合同合计达到 50,000 美元的门槛。
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- 错误说明您是联邦承包商或分包商。EEO-1 报告 C 部分第 3 个问题询问报告实体是否持有联邦合同或一级分包合同。每次提交报告时，该问题都应回答 "是 "或 "否"。如果在之前的报告中回答 "是"，则对问题 3 的回答将自动默认为 "是"。如果报告实体不是联邦承包商或一级分包商，就不要错误地表示自己是，因为这样会被认定为承包商，并有可能被 OFCCP 选中进行合规性评估（审计）。正确回答问题 3 比花费时间、金钱和精力向 OFCCP 证明自己不是承包商要容易得多。
- 保存记录。没有联邦合同或一级分包合同金额至少为 50,000 美元的私营雇主必须将其 EEO-1 报告的认证副本保存一年。联邦承包商和合同金额在 5 万美元以上的一级分包商必须将其经认证的报告副本和用于编制报告的基础数据至少保存三年。目前，系统中的报告保存期为 10 年。
结论
2017 年，雇主无需提交 EEO-1 报告，因为我们正在等待 EEO-1 报告要求拟议修订案的最终结果。但是，雇主应该利用这段时间审查他们的数据，以确保每位员工都有自己的种族/民族和性别，并根据他们的工作职责分配到正确的 EEO 工作类别。无论未来如何，这些信息对于提交准确的 EEO-1 报告至关重要。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
