EEO-1 101: Einführung in die Arbeitgeberinformationsberichte

Unabhängig davon, ob der Plan der US-Behörde für Chancengleichheit am Arbeitsplatz (EEOC) zur Überarbeitung der EEO-1-Berichte, wonach künftig auch Löhne und Arbeitszeiten anzugeben sind, jemals umgesetzt wird, ist die Einreichung korrekter EEO-1-Berichte wichtig – insbesondere für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes.

Warum ist Genauigkeit wichtig?

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Richtigkeit ihrer EEO-1-Berichte zu bestätigen und zu versichern, dass diese gemäß den Anweisungen erstellt wurden. Die vorsätzliche Abgabe falscher Angaben in dem Bericht stellt einen Verstoß gegen Bundesrecht dar und wird mit Geld- oder Freiheitsstrafen geahndet. Außerdem nutzt das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) die in den EEO-1-Berichten enthaltenen Informationen, um Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes für Konformitätsbewertungen (d. h. Audits) auszuwählen. Darüber hinaus verwendet das OFCCP während einer Konformitätsbewertung die EEO-1-Berichte der Auftragnehmer, um Trendanalysen zur Entwicklung der Zusammensetzung der Belegschaft eines Auftragnehmers in Bezug auf Minderheiten und Frauen oder in einer bestimmten EEO-Berufsgruppe durchzuführen. Signifikante unerklärliche Veränderungen (entweder eine Zunahme oder ein Rückgang) führen häufig zu weiteren Untersuchungen durch das OFCCP.

Wer muss EEO-1-Berichte einreichen?

Nicht alle Arbeitgeber in den USA sind verpflichtet, EEO-1-Berichte einzureichen. Nur private Arbeitgeber, die Titel VII des Civil Rights Act von 1964 in seiner geänderten Fassung unterliegen und eine oder mehrere der folgenden drei Fragen mit „Ja” beantworten, müssen einen Bericht einreichen:

Es gibt keine religiöse Ausnahme für die Einreichung von EEO-1-Berichten.

Wer gilt als „Arbeitnehmer“?

Der Begriff „Arbeitnehmer“ bezeichnet jede Person, die auf der Gehaltsliste eines Arbeitgebers steht und zum Zwecke der Einbehaltung von Sozialversicherungsabgaben als Arbeitnehmer gilt. Dazu gehören Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte, Auszubildende und Praktikanten. Der Begriff „Arbeitnehmer“ umfasst keine Personen, die auf Gelegenheitsbasis für einen bestimmten Zeitraum oder für die Dauer einer bestimmten Tätigkeit vorübergehend beschäftigt werden. Leiharbeitnehmer sind Personen, die einem Unternehmen von einer Arbeitsvermittlungsagentur gegen Entgelt zur Verfügung gestellt werden. Leiharbeitnehmer sind im EEO-1-Bericht der Arbeitsvermittlungsagentur anzugeben.

Welche Arbeitgeber sind von der Meldepflicht befreit?

Arbeitgeber, die nicht unter Titel VII des Civil Rights Act von 1964 in seiner geänderten Fassung fallen, sind nicht verpflichtet, EEO-1-Berichte einzureichen. Zu dieser Gruppe gehören alle Arbeitgeber mit weniger als 15 Beschäftigten pro Arbeitstag in jeweils 20 oder mehr Kalenderwochen des laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahres. Weitere Arbeitgeber, die von der Einreichungspflicht befreit sind, sind:

Muttergesellschaften und ihre Tochtergesellschaften müssen gemeinsam eine Steuererklärung einreichen.

Eine „Muttergesellschaft“ ist definiert als ein Unternehmen, das ein anderes Unternehmen vollständig oder mehrheitlich besitzt. Jede Muttergesellschaft und alle ihre Tochtergesellschaften müssen gemeinsam nach Niederlassungen gemeldet werden.

Was ist eine „Einrichtung“?

Ein „Betrieb“ ist eine wirtschaftliche Einheit, die Waren oder Dienstleistungen produziert, wie beispielsweise eine Fabrik, ein Büro oder ein Geschäft. Ein Betrieb ist in der Regel ein einzelner physischer Standort, an dem überwiegend eine Art von wirtschaftlicher Tätigkeit ausgeübt wird.

Unternehmen an verschiedenen physischen Standorten müssen, auch wenn sie derselben Geschäftstätigkeit nachgehen, als separate Betriebe gemeldet werden. Ausnahmen gelten für die Bau-, Transport-, Kommunikations-, Elektro-, Sanitär- und Öl- und Gasindustrie, bei denen es nicht erforderlich ist, jeden einzelnen Standort, jedes einzelne Projekt oder jedes einzelne Feld separat zu melden. Diese Branchen müssen nur relativ permanente Haupt- oder Zweigstellen, Terminals oder Stationen als Betriebe melden.

Arbeitgeber mit mehreren Unternehmen, die dieselbe Adresse, denselben NAICS-Code und dieselbe EIN-Nummer haben, müssen in einem einzigen Betriebsbericht zusammengefasst werden.

Beginnend mit dem EEO-1-Bericht 2015 sind Arbeitgeber mit mehreren Unternehmen, die unter derselben Adresse ansässig sind und dieselbe NAICS-Codenummer (North American Industry Code System) und EIN-Nummer (Employer Identification Number) haben, verpflichtet, alle diese Unternehmen in demselben Betriebsbericht anzugeben, auch wenn es sich bei den verschiedenen Unternehmen tatsächlich um separate juristische Personen handelt.

Was ist eine EIN? Was ist ein NAICS-Code?

Eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), auch bekannt als Federal Employer Identification Number (FEIN), ist eine eindeutige neunstellige Nummer, die vom Internal Revenue Service (IRS) an in den Vereinigten Staaten tätige Unternehmen zu Identifikationszwecken vergeben wird.

Die NAICS-Identifikationscodes definieren Unternehmen anhand der Tätigkeiten, denen sie hauptsächlich nachgehen. NAICS ist ein selbst zugewiesenes System, d. h. Arbeitgeber wählen den Code aus, der ihr Unternehmen am besten beschreibt. Sie können den passenden Code für Ihr Unternehmen mithilfe des kostenlosen Online-Tools von NAICS ermitteln.

Wo melden Sie Telearbeiter und Außendienstmitarbeiter?

Mitarbeiter, die zu Hause oder im Außendienst arbeiten, werden in den Bericht für den Standort oder die Niederlassung aufgenommen, dem bzw. der sie direkt unterstellt sind. Viele Arbeitgeber nehmen alle Telearbeiter und Außendienstmitarbeiter in den Bericht der Zentrale auf. Allerdings sollten nur diejenigen Telearbeiter und Außendienstmitarbeiter in den Bericht der Zentrale aufgenommen werden, die direkt der Zentrale unterstellt sind.

Wie viele Berichte müssen eingereicht werden?

Arbeitgeber mit nur einem Betrieb reichen nur einen Bericht ein (Bericht Typ 1). Arbeitgeber mit mehreren Betrieben reichen die folgenden Berichte ein:

Arbeitgeber mit mehreren Niederlassungen müssen einen separaten Hauptsitzbericht (Bericht vom Typ 3) einreichen, auch wenn der Hauptsitz weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigt.

Arbeitgeber mit mehreren Standorten und kleinen Niederlassungen reichen entweder einen Bericht vom Typ 6 oder vom Typ 8 ein – nicht beide.

Der konsolidierte Bericht umfasst die Mitarbeiter aus dem Bericht der Zentrale sowie alle eingereichten Berichte vom Typ 4, Typ 6 und/oder Typ 8. Er wird automatisch für Arbeitgeber erstellt, die ihre Berichte online einreichen.

Was passiert, wenn Sie Ihr Passwort und/oder Ihre Anmeldedaten verlieren?

Senden Sie eine E-Mail an [email protected], um ein neues Passwort oder Login anzufordern. Arbeitgeber können ihre Passwörter hier zurücksetzen: https://egov.eeoc.gov/eeo1/login.jsp.

Was passiert, wenn sich der Ansprechpartner Ihres Unternehmens ändert?

Wenn sich die Kontaktperson Ihres Unternehmens ändert, müssen Sie ein Schreiben an das EEO-1 Joint Reporting Committee (JRC) unter [email protected] senden. Das Schreiben muss auf Firmenbriefpapier gedruckt und von einem bevollmächtigten Unternehmensvertreter unterzeichnet sein und den Namen, die Position, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse der neuen Kontaktperson sowie Ihre Unternehmensnummer enthalten.

Was passiert, wenn Sie seit der Einreichung Ihres letzten EEO-1-Berichts mit einem anderen Unternehmen fusioniert haben?

Senden Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an [email protected] mit den Namen und Unternehmensnummern aller von der Fusion betroffenen Unternehmen, dem Namen und der Adresse der Unternehmenszentrale sowie dem Namen des neuen Unternehmens. Warten Sie mit der Einreichung Ihres EEO-1-Berichts, bis Sie eine Rückmeldung vom JRC erhalten haben.

Was ist, wenn Sie seit Ihrer letzten Einreichung des EEO-1-Berichts ein neues Unternehmen erworben haben?

Senden Sie eine E-Mail an [email protected]. Ihre E-Mail-Benachrichtigung sollte den Namen, die Adresse und die Unternehmensnummern sowohl des übernehmenden als auch des übernommenen Unternehmens enthalten. Wenn ein Unternehmen ein kleines Unternehmen übernommen hat, das ansonsten nicht zur Einreichung des EEO-1-Berichts verpflichtet wäre, oder ein Unternehmen, das zuvor keinen EEO-1-Bericht eingereicht hat, kann das übernehmende Unternehmen mit der Hinzufügung der Niederlassung(en) und der Einreichung für die neuen Mitarbeiter fortfahren, ohne auf eine Antwort des JRC zu warten.

Was ist, wenn Ihr Unternehmen seit der letzten Einreichung Ihres EEO-1-Berichts eine Ausgliederung erfahren hat?

Senden Sie eine E-Mail an [email protected]. Ihre E-Mail sollte den Namen, die Adresse und die Unternehmensnummer der aktuellen Muttergesellschaft enthalten. Fügen Sie außerdem die Niederlassung hinzu, die als neuer Hauptsitz gilt und in der EEO-1-Datenbank des Arbeitgebers mit einer Liste aller physischen Adressen des neuen Unternehmens aufgeführt werden soll, und warten Sie auf eine Rückmeldung vom JRC.

Was tun, wenn Sie eine Verlängerung für die Einreichung des EEO-1-Berichts benötigen?

Arbeitgeber erhalten eine automatische einmalige Verlängerung um 30 Tage, indem sie eine E-Mail an [email protected] senden. Es ist besser, die Meldung verspätet einzureichen, als eine fehlerhafte Meldung korrigieren zu müssen.

Häufige Fehler in EEO-1-Berichten

Schlussfolgerung

Arbeitgeber müssen 2017 keine EEO-1-Berichte einreichen, da wir noch auf die Entscheidung über die vorgeschlagenen Änderungen der EEO-1-Berichtspflichten warten. Arbeitgeber sollten diese Zeit jedoch nutzen, um ihre Daten zu überprüfen und sicherzustellen, dass jedem Mitarbeiter eine ethnische Zugehörigkeit und ein Geschlecht zugewiesen und er entsprechend seinen Aufgaben der richtigen EEO-Berufskategorie zugeordnet ist. Unabhängig davon, wie die Zukunft aussehen wird, sind diese Informationen für die Erstellung korrekter EEO-1-Berichte von entscheidender Bedeutung.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.