Die in diesem Nachtrag enthaltenen Bedingungen gelten nur für die Dienste für Tracker, die im Bestellformular zwischen Mitratech und dem Kunden aufgeführt sind. Im Falle eines Widerspruchs zwischen den Bedingungen der Vereinbarung, dem Bestellformular und dem Rest dieses Nachtrags hat der Nachtrag Vorrang.
- Definitionen
Sofern in diesem Nachtrag nicht anders angegeben, haben die in diesem Nachtrag verwendeten Begriffe mit Großbuchstaben die in diesem Abschnitt 1 festgelegten Bedeutungen.
„Jährliche Aufbewahrung von Unterlagen und Unterstützung bei Audits“ ermöglicht die Speicherung und Sicherung privater und vertraulicher Informationen während der gesamten Laufzeit der Vereinbarung. Diese Informationen werden in elektronischer, digitaler Form gespeichert und durch administrative, physische und technische Schutzmaßnahmen gesichert. Der Zugriff ist nur autorisierten Personen gestattet. Die Daten sind verschlüsselt, sodass unbefugte Benutzer die Dateien nicht öffnen und deren Inhalt nicht lesen können.
Gilt für Benutzer von Tracker I-9: Es gibt zwei Arten der Verschlüsselung, die zum Schutz der Privatsphäre der I-9-Datensätze im Ruhezustand und während der Übertragung verwendet werden. Alle I-9-Datensätze werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert und aufbewahrt und unterstützen Audits durch ICE, DOJ, IER und E-Verify.
„Bevollmächtigte(r) Vertreter“ umfasst bis zu zwei (2) Benutzer, die vom Kunden benannt wurden, um sich bei routinemäßigen Fragen und Problemen bezüglich der Software an den technischen Support von Tracker zu wenden.
„Go-Live-Datum“ bezeichnet das spätere der folgenden Daten: (a) das Datum des Inkrafttretens eines Bestellformulars oder (b) das Datum, an dem der Kunde beginnt, die Software kommerziell zu nutzen.
„Neuer I-9-Datensatz“ bezeichnet jeden im System erstellten I-9-Datensatz, bei dem Abschnitt 1 unterzeichnet wurde, auch wenn Abschnitt 2 möglicherweise nicht ausgefüllt wurde.
„Überschreitungen“ bezeichnet alle neuen I-9-Datensätze, die innerhalb eines Jahres im System erstellt wurden und das auf dem Bestellformular angegebene jährliche Abonnementvolumen überschreiten. Die Anzahl der neuen I-9-Datensätze wird vierteljährlich überprüft, und überschüssige neue I-9-Datensätze werden in allen Quartalen nach ihrer Erstellung in Rechnung gestellt.
„Remote Hire Network“ bezeichnet ein Netzwerk geschulter Bevollmächtigter, denen der Kunde die Befugnis übertragen kann, Abschnitt 2 in seinem Namen auszufüllen. Diese Dienstleistungen werden von einem Subunternehmer erbracht, dessen Mitarbeiter nicht bei Tracker beschäftigt sind. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Ausfüllung des Formulars I-9 liegt weiterhin beim Kunden als Arbeitgeber.
„Software“ bezeichnet die proprietäre Komponente Tracker I-9 zur Überprüfung der Beschäftigungsverhältnisse und E-Verify-Webdienste, Tracker I-9 Resolve, Tracker IMS-Software sowie alle in einem Bestellformular angegebenen Produkte von Drittanbietern.
„Abonnementzeitraum“ bezeichnet den Zeitraum bzw. die Zeiträume, in denen eine bestimmte Anzahl von Benutzern (die unbegrenzt sein kann) gemäß der Vereinbarung und den geltenden Bestellformularen zur Nutzung der Software berechtigt ist.
„Produkte von Drittanbietern“ bezeichnet die auf einem Bestellformular aufgeführten Softwareprodukte von Drittanbietern.
„Benutzer“ bezeichnet die Mitarbeiter, Vertreter, Berater, Auftragnehmer oder Beauftragten des Kunden (oder der verbundenen Unternehmen/Tochtergesellschaften des Kunden), die vom Kunden zur Nutzung der Software autorisiert wurden und vom Kunden Anmeldedaten erhalten haben.
„Benutzerkonto(s)“ bezeichnet die eindeutigen Benutzernamen und Passwörter, die für den Zugriff auf und die Einrichtung von Tracker I-9- und/oder IMS-Lizenzbenutzern erforderlich sind.
„Benutzerdaten“ bezeichnet alle Daten oder Informationen, die der Kunde (oder die Kundenbenutzer) Tracker im Rahmen der Nutzung der Software zur Verfügung stellen, hochladen oder offenlegen.
„Arbeitsergebnis“ bezeichnet (zusammenfassend) alle Lieferungen, Bewertungen, Berichte, Entdeckungen, Erfindungen, Entwicklungen, Dokumente, urheberrechtlich geschützten Werke, Schriften, Zeichnungen, Entwürfe, Daten, Spezifikationen, Formeln, Handbücher, Prozesse, Programme, Software, webbasierte Anwendungen und alle damit verbundenen Verbesserungen oder Modifikationen der vorgenannten Elemente, die in Bezug auf alle vorgenannten Elemente von uns (allein oder zusammen mit anderen) für den Kunden gemäß den im Rahmen der Vereinbarung und dieses Nachtrags oder eines Bestellformulars für den Kunden erbrachten Dienstleistungen konzipiert, erstellt oder anderweitig entwickelt wurden.
- Software und Dienstleistungen
2.1 Gewährung von Benutzerkonten. Vorbehaltlich der Bestimmungen der Vereinbarung gewährt Tracker dem Kunden und den verbundenen Unternehmen/Tochtergesellschaften des Kunden ein nicht übertragbares (sofern hierin nicht anders angegeben), nicht exklusives, nicht unterlizenzierbares Recht, während der Abonnementlaufzeit weltweit auf die Software zuzugreifen und diese zu nutzen, und zwar für die in jedem Bestellformular angegebene Anzahl von Benutzerkonten. Benutzerkonten dürfen nicht von mehr als einem (1) Benutzer gemeinsam genutzt oder verwendet werden, können jedoch von Zeit zu Zeit aus beliebigen Gründen an neue Benutzer übertragen werden, die ehemalige Benutzer ersetzen, die ihr Arbeitsverhältnis beendet oder anderweitig ihren beruflichen Status oder ihre Funktion geändert haben und die Software nicht mehr nutzen. Der Kunde ist für die Benutzerkonten verantwortlich, einschließlich aller im Rahmen der Vereinbarung vergebenen Passwörter. Der Kunde muss die Verfahren einhalten, die Tracker dem Kunden von Zeit zu Zeit schriftlich hinsichtlich der Einrichtung und Aktualisierung von Benutzerkonten und Passwörtern mitteilt. Der Kunde unternimmt wirtschaftlich angemessene Anstrengungen, um zu verhindern, dass Dritte ein Benutzerkonto nutzen oder ein Passwort erhalten. Der Kunde informiert Tracker unverzüglich über jeden tatsächlichen oder potenziellen unbefugten Zugriff auf ein Benutzerkonto, ein Passwort oder die Software, von dem der Kunde Kenntnis erlangt.
2.2 Daten und Sicherheit. Tracker unternimmt wirtschaftlich angemessene Anstrengungen, um (a) die Sicherheit der Software zu gewährleisten; (b) die Software rund um die Uhr (24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche) in einer Weise allgemein verfügbar zu machen, die Fehler und Unterbrechungen in der Software minimiert, mit Ausnahme von: (i) geplanten Ausfallzeiten, d. h. allen Zeiträumen außerhalb der Stunden von 6:00 bis 21:00 Uhr PST von Montag bis Freitag; oder (ii) Ausfallzeiten der Software, die durch ein Ereignis höherer Gewalt oder eine Notfallwartung verursacht werden. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Bereitstellung aller Geräte, die für die Verbindung mit der Software, den Zugriff auf die Software oder deren sonstige Nutzung erforderlich sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf den Erwerb, die Installation und die Wartung aller Telekommunikationsgeräte, Hardware, Software und anderer Geräte, die für die Verbindung mit der Software, den Zugriff auf die Software und deren Nutzung erforderlich sind. Alle Benutzerdaten werden über sichere Kanäle übertragen und gespeichert. Tracker setzt die höchsten Sicherheits-, Firewall- und Virenschutztechnologien nach Industriestandard ein, um (1) die auf seinen Servern übertragenen oder gespeicherten Benutzerdaten und (2) die Software zu schützen. Der Kunde ist für die Richtigkeit, Qualität, Rechtmäßigkeit, Vollständigkeit und Nutzung der auf den Servern von Tracker gespeicherten Benutzerdaten verantwortlich. Tracker ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Benutzerdaten vor Veränderung, Zerstörung, Beschädigung, unbefugter Offenlegung und/oder Verlust zu schützen, und haftet gegenüber dem Kunden für Handlungen oder Unterlassungen, die zur Veränderung, Zerstörung, Beschädigung, unbefugten Offenlegung, zum Verlust oder zur Nichtspeicherung von Benutzerdaten führen. Tracker ist gegenüber dem Kunden nicht verantwortlich oder haftbar für Handlungen oder Unterlassungen des Kunden, die zur Veränderung, Zerstörung, Beschädigung, unbefugten Offenlegung, zum Verlust oder zur Nichtspeicherung von Benutzerdaten führen. Bei Verlust oder Beschädigung von Benutzerdaten unterstützt Tracker den Kunden auf eigene Kosten bei der Wiederherstellung dieser Benutzerdaten auf seinen Servern. Tracker kann von Zeit zu Zeit einzelne Datensätze einsehen oder darauf zugreifen, jedoch ausschließlich zum Zweck der Lösung eines Problems, eines Support-Falls oder eines vermuteten Verstoßes gegen die Vereinbarung oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
2.3 Schulung. Tracker bietet kostenlose Verwaltungsschulungen unter Verwendung des Telefons des Kunden und eines Computers mit Internetzugang an. Der Kunde kann Basisschulungen für Endbenutzer und/oder maßgeschneiderte Schulungsdienste zu den jeweils aktuellen Gebühren von Tracker erwerben. Für die Planung einer Vor-Ort-Schulung ist eine Vorankündigung von mindestens zwei Wochen erforderlich. Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass die administrativen Benutzer des Kunden vor der Nutzung der Software mindestens eine (1) der Grundschulungen von Tracker für die Software besuchen müssen. Tracker ist nicht verpflichtet, die Software bereitzustellen, solange nicht mindestens ein (1) Benutzer des Kunden an einer solchen Grundschulung teilgenommen hat.
2.4 Technischer Support und Wartung. Tracker bietet autorisierten I-9-Vertretern montags bis freitags zwischen 6:30 Uhr und 17:30 Uhr pazifischer Zeit (außer an nationalen Feiertagen in den Vereinigten Staaten von Amerika) standardmäßigen technischen Support und Wartung. Autorisierte Benutzer können den Support unter (877) 875-7911 erreichen. Außerhalb dieser Zeiten nimmt ein Software-Helpdesk alle Anrufe entgegen und leitet Notfälle im technischen Support an den technischen Support-Mitarbeiter von Tracker weiter, der Bereitschaftsdienst hat. Tracker ist nicht verpflichtet, dem Kunden technischen Support zu leisten, wenn die Software aus einem der folgenden Gründe nicht funktioniert: (a) Missbrauch der Software durch den Kunden, einschließlich Manipulation der Daten oder Fehler bei der Dateneingabe; (b) ein Ereignis höherer Gewalt; (c) System- oder Netzwerkausfall der E-Verify-Webdienste oder der E-Verify-Website; oder (d) Probleme im Zusammenhang mit Netzwerken, Betriebssystemen, Hardware, Druckern oder der SQL- oder Access-Datenbanksoftware.
2.5 E-Verify-Webdienste. Wenn sich der Kunde für die Teilnahme an E-Verify entscheidet, muss er sich online beim Department of Homeland Security (DHS) für ein E-Verify-Konto registrieren und eine Vereinbarung (Memorandum of Understanding, MOU) unterzeichnen, die die Vertragsbedingungen zwischen dem Kunden, dem Arbeitgeber (falls abweichend), der Sozialversicherungsbehörde und dem DHS enthält. Der Kunde ist für die Einhaltung aller in der Vereinbarung festgelegten Bedingungen verantwortlich.
- Nutzungsbeschränkungen
Der Kunde verpflichtet sich, keine lokalen, staatlichen, bundesstaatlichen oder ausländischen Gesetze, Verträge, Vorschriften oder Konventionen (einschließlich solcher in Bezug auf Beschäftigungsüberprüfung, diskriminierungsfreie Einstellungspraktiken, Datenschutz, internationale Kommunikation und die Übertragung technischer oder personenbezogener Daten) zu verletzen, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Software durch den Kunden gelten. Der Kunde wird Folgendes unterlassen und nicht versuchen: (a) den Betrieb der Software oder der für den Betrieb der Software verwendeten Hardware und des Netzwerks in irgendeiner Weise zu stören; (b) Teile der Software zu verändern, zu kopieren oder davon abgeleitete Werke zu erstellen; oder (c) Internet-„Links” zu oder von der Software oder Inhalten, die Teil der Software sind (mit Ausnahme der internen Intranets des Kunden), zu erstellen.
Bestimmte Funktionen der Software können es dem Kunden und den Kundenbenutzern ermöglichen, mit Einzelpersonen oder anderen Dritten durch das Versenden von Text- oder SMS-Nachrichten zu kommunizieren (die „Messaging-Funktionen“). Tracker nutzt Twilio Inc. („Twilio“) zur Bereitstellung der Nachrichtenfunktionen. Der Kunde erklärt sich damit einverstanden und garantiert, dass der Kunde, die verbundenen Unternehmen/Tochtergesellschaften des Kunden und die Kundenbenutzer die Nachrichtenfunktionen nur zum Versenden von Text- oder SMS-Nachrichten an Dritte verwenden, wenn der Kunde alle erforderlichen Zustimmungen und Genehmigungen dafür eingeholt hat, wie in der Software und gemäß den geltenden Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien angegeben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf (i) die Zustimmungsanforderungen von Twilio, wie in der Nachrichtenrichtlinie von Twilio unter https://www.twilio.com/legal/messaging-policy; (ii) die Nutzungsrichtlinien von Twilio, verfügbar unter https://www.twilio.com/legal/aup; (iii) das Gesetz zum Schutz von Telefonkunden (TCPA); und (iv) alle relevanten Richtlinien von Telekommunikationsanbietern, einschließlich beispielsweise des Verhaltenskodex von T-Mobile, verfügbar unter https://www.t-mobile.com/support/public-files/attachments/T-Mobile%20Code%20of%20Conduct.pdf.
Der Kunde und die Kundenbenutzer bestätigen, dass der Kunde vor dem Versand von Text- oder SMS-Nachrichten an Personen im Remote Hire Network, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit Abschnitt 2 erbringen, die schriftliche oder mündliche Zustimmung zum Versand solcher Nachrichten einholt.
Der Kunde speichert alle Nutzungsinformationen, die er von einem Benutzer über einen Vertreter eines Dritten erhält, der bei der Ausfüllung von Abschnitt 2 des Formulars I-9 zu diesen Zwecken behilflich ist, und verwendet diese Informationen nicht für andere Zwecke.
- Eingeschränkte Garantie
Wenn der Kunde Tracker innerhalb von dreißig (30) Tagen nach dem Go-Live-Datum schriftlich mitteilt, dass die Software nicht im Wesentlichen mit dem geltenden Bestellformular oder der Leistungsbeschreibung übereinstimmt, wird Tracker diese Software umgehend so ändern, dass sie im Wesentlichen mit dem geltenden Bestellformular oder der Leistungsbeschreibung übereinstimmt. Wenn Tracker innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Erhalt der Mitteilung (Behebungsfrist) nicht in der Lage ist, diese Software so zu reparieren oder zu ändern, dass sie im Wesentlichen dem geltenden Bestellformular oder der Leistungsbeschreibung entspricht, erstattet Tracker auf schriftliche Anfrage des Kunden die für die Software gezahlten Gebühren (mit Ausnahme der Gebühren für Einrichtung und Konfiguration) und der Vertrag und/oder das geltende Bestellformular werden nach alleinigem Ermessen des Kunden automatisch gekündigt (die „beschränkte Garantie“). Die Frist für die Beantragung einer solchen Rückerstattung beträgt dreißig (30) Tage ab dem letzten Tag der Nachbesserungsfrist. Wird der Antrag nicht innerhalb dieser Frist von dreißig (30) Tagen gestellt, gilt die Rückerstattung als verfallen. Dies stellt die gesamte Haftung von Tracker und den einzigen Rechtsbehelf des Kunden in Bezug auf die beschränkte Garantie dar.
- Zusätzliche Zusicherungen und Gewährleistungen
Zusätzlich zur beschränkten Garantie versichert, garantiert und verpflichtet sich Tracker, dass es über geeignete und angemessene Verfahren zur Überprüfung von Bewerbern und zur Gewährleistung der Sicherheit verfügt und dass es Hintergrund- und Referenzprüfungen aller Mitarbeiter durchführt, die die Dienstleistungen im Rahmen eines Bestellformulars erbringen.
- HAFTUNGSAUSSCHLUSS
Diese Lösung enthält eine anpassbare Funktion, die einen I-9-Manager und/oder dessen Beauftragten dazu zwingen kann, die erforderlichen Unterlagen (auf Aufforderung) beizufügen, um mit dem Ausfüllen/Unterzeichnen von Abschnitt 2 und/oder Abschnitt 3 des I-9-Formulars eines Mitarbeiters fortzufahren. Der Kunde erkennt an und stimmt zu, dass Tracker nicht für verspätete oder nicht eingereichte Formulare haftet, wenn die Funktion das Ausfüllen eines I-9-Formulars aufgrund des Fehlens der erforderlichen Dokumente blockiert. Diese Funktion umfasst die Möglichkeit für einen I-9-Manager mit entsprechenden Berechtigungen, die Anforderung zum Anhängen von Dokumenten zu überschreiben. Der Kunde muss sich an den Tracker I-9-Produktsupport wenden, wenn er der Meinung ist, dass die Einreichung des I-9-Formulars fälschlicherweise blockiert wird.
Sofern hierin (oder in einem geltenden Bestellformular) nicht anders angegeben, gibt Tracker keine weiteren ausdrücklichen oder stillschweigenden Zusicherungen oder Gewährleistungen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf stillschweigende Gewährleistungen der Marktgängigkeit und Eignung für einen bestimmten Zweck) in Bezug auf die Nutzung der hierin beschriebenen Software ab, und Tracker lehnt im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang alle anderen Zusicherungen und Gewährleistungen ab. Der Kunde erkennt an und stimmt zu, dass er sich nicht auf Tracker oder dessen Software verlässt, um Rechtsberatung jeglicher Art zu erhalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf elektronische Signaturen, die Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung, E-Verification oder die Pflichten eines E-Verify Designated Agent, die Aufbewahrung von Unterlagen oder andere Gesetze. Die Software kann Einschränkungen, Verzögerungen und anderen Problemen unterliegen, die mit der Nutzung des Internets und der elektronischen Kommunikation verbunden sind. Tracker ist nicht verantwortlich für Verzögerungen, Lieferausfälle oder andere Schäden, die ausschließlich auf solche Probleme zurückzuführen sind. Sofern hierin (oder in einem geltenden Bestellformular) nicht anders angegeben, garantiert Tracker nicht, dass die Software fehlerfrei oder unterbrechungsfrei funktioniert oder dass alle Softwarefehler behoben werden.
[Ende des Tracker-Anhangs]
