Les conditions contenues dans le présent addendum s'appliquent uniquement aux services Tracker figurant dans le bon de commande conclu entre Mitratech et le client. En cas de conflit entre les conditions du contrat, du bon de commande et du reste du présent addendum, l'addendum prévaudra.
- Définitions
Sauf indication contraire dans le présent addendum, les termes en majuscules utilisés dans le présent addendum ont la signification qui leur est donnée dans la présente section 1.
Le service « Conservation annuelle des documents et assistance à l'audit » permet de stocker et de sécuriser les informations privées et confidentielles pendant toute la durée du contrat. Ces informations sont conservées sous forme électronique et numérique, et sont sécurisées par des mesures administratives, physiques et techniques. Elles ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées. Les données sont cryptées, ce qui empêche les utilisateurs non autorisés d'ouvrir les fichiers et d'en lire le contenu.
Applicable aux utilisateurs de Tracker I-9 : Deux types de cryptage sont utilisés pour protéger la confidentialité des dossiers I-9 au repos et en transit. Tous les dossiers I-9 sont stockés et conservés pendant la durée requise par la loi et à des fins d'assistance pour les audits ICE, DOJ, IER et E-Verify.
Le terme « représentant(s) autorisé(s) » désigne jusqu'à deux (2) utilisateurs désignés par le client pour contacter le support technique de Tracker afin de poser des questions courantes et de signaler des problèmes liés au logiciel.
La « date de mise en service » désigne la dernière des dates suivantes : (a) la date d'entrée en vigueur d'un bon de commande ou (b) la date à laquelle le client commence à utiliser le logiciel à des fins commerciales.
« Nouveau dossier I-9 » désigne tout dossier I-9 créé dans le système dont la section 1 a été signée, même si la section 2 n'a pas été remplie.
Le terme « dépassements » désigne tout nouveau formulaire I-9 créé dans le système au cours d'une période annuelle qui dépasse le volume de licence annuel spécifié sur le bon de commande. Le volume des nouveaux formulaires I-9 sera examiné chaque trimestre et les nouveaux formulaires I-9 créés en excès seront facturés au cours des trimestres suivants leur création.
Le « réseau de recrutement à distance » désigne un réseau de représentants autorisés formés auxquels le client peut déléguer le pouvoir de remplir la section 2 en son nom. Ces services sont fournis par un sous-traitant et ne sont pas des employés de Tracker. La responsabilité liée au remplissage conforme du formulaire I-9 incombe au client en tant qu'employeur.
Le terme « logiciel » désigne le composant propriétaire Tracker I-9 de vérification d'emploi et de services Web E-verify, Tracker I-9 Resolve, le logiciel Tracker IMS et tout produit tiers identifié sur un bon de commande.
« Période d'abonnement » désigne la ou les périodes pendant lesquelles un nombre spécifié d'utilisateurs (qui peut être illimité) sont autorisés à utiliser le logiciel conformément au contrat et au(x) bon(s) de commande applicable(s).
Les « Produits tiers » désignent les produits logiciels tiers répertoriés sur un Bon de commande.
Le terme « utilisateur(s) » désigne les employés, représentants, consultants, sous-traitants ou agents du client (ou des filiales/sociétés affiliées du client) qui sont autorisés par le client à utiliser le logiciel et qui ont reçu des identifiants de connexion de la part du client.
« Compte(s) utilisateur » désigne le(s) nom(s) d'identification et mot(s) de passe uniques nécessaires pour accéder à Tracker I-9 et/ou IMS License et configurer les utilisateurs.
Les « données utilisateur » désignent toutes les données ou informations que le client (ou les utilisateurs du client) fournit, télécharge ou divulgue à Tracker dans le cadre de l'utilisation du logiciel.
Le terme « Produit du travail » désigne (collectivement) tous les livrables, évaluations, rapports, découvertes, inventions, développements, documents, œuvres d'auteur, écrits, dessins, conceptions, données, spécifications, formules, manuels, processus, programmes, logiciels, applications Web et toute amélioration ou modification connexe de ce qui précède, qui, en ce qui concerne tout ce qui précède, sont conçus, créés ou développés par nous (seuls ou avec d'autres) pour le client conformément à l'un des services fournis au client en vertu du contrat et du présent addendum ou d'un bon de commande.
- Logiciels et services
2.1 Octroi de comptes utilisateurs. Sous réserve des conditions du Contrat, Tracker accorde au Client et aux filiales/sociétés affiliées du Client un droit non transférable (sauf dans les cas prévus dans les présentes), non exclusif et ne pouvant faire l'objet d'une sous-licence, d'accéder au Logiciel et de l'utiliser à l'échelle mondiale pendant la Période d'abonnement, pour un nombre maximal de Comptes d'utilisateur indiqué dans chaque Bon de commande. Les comptes d'utilisateur ne peuvent être partagés ou utilisés par plus d'un (1) utilisateur, mais peuvent être réattribués de temps à autre, pour quelque raison que ce soit, à de nouveaux utilisateurs qui remplacent d'anciens utilisateurs ayant quitté leur emploi ou changé de statut ou de fonction et qui n'utilisent plus le logiciel. Le client est responsable des comptes d'utilisateur, y compris des mots de passe émis dans le cadre du contrat. Le Client doit se conformer aux procédures spécifiées par Tracker de temps à autre par écrit au Client concernant l'obtention et la mise à jour des Comptes d'utilisateur et des mots de passe. Le Client doit faire des efforts commercialement raisonnables pour empêcher tout tiers d'utiliser un Compte d'utilisateur ou d'obtenir un mot de passe. Le Client doit informer immédiatement Tracker de tout accès non autorisé, réel ou potentiel, dont il a connaissance à un Compte d'utilisateur, à un mot de passe ou au Logiciel.
2.2 Données et sécurité. Tracker déploiera tous les efforts commercialement raisonnables pour (a) maintenir la sécurité du Logiciel ; (b) rendre le Logiciel généralement disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 (24 heures par jour, 7 jours par semaine) de manière à minimiser les erreurs et les interruptions dans le Logiciel, à l'exception : (i) des temps d'arrêt planifiés, qui correspondent à toute période en dehors des heures comprises entre 6 h 00 et 21 h 00 PST du lundi au vendredi ; ou (ii) les temps d'arrêt du Logiciel causés par un cas de force majeure ou une maintenance d'urgence. Le Client est seul responsable de fournir, à ses propres frais, tout l'équipement nécessaire pour se connecter, accéder ou utiliser le Logiciel, y compris, sans limitation, l'acquisition, l'installation et la maintenance de tout l'équipement de télécommunications, matériel, logiciel et autre équipement pouvant être nécessaire pour se connecter, accéder et utiliser le Logiciel. Toutes les données utilisateur seront transmises et stockées via des canaux sécurisés. Tracker utilisera les technologies de sécurité, de pare-feu et de protection antivirus les plus avancées du secteur pour protéger (1) les données utilisateur transmises ou stockées sur ses serveurs et (2) le logiciel. Le client est responsable de l'exactitude, de la qualité, de la légalité, de l'exhaustivité et de l'utilisation par le client des données utilisateur stockées sur les serveurs de Tracker. Tracker doit maintenir des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données utilisateur contre toute altération, destruction, détérioration, divulgation non autorisée et/ou perte, et sera responsable envers le client de ses actes ou omissions entraînant l'altération, la destruction, la détérioration, la divulgation non autorisée, la perte ou le défaut de stockage de toute donnée utilisateur. Tracker ne sera pas responsable envers le Client des actes ou omissions du Client entraînant l'altération, la destruction, l'endommagement, la divulgation non autorisée, la perte ou le défaut de stockage de toute Donnée utilisateur. En cas de perte ou d'endommagement des Données utilisateur, Tracker aidera, à ses frais, le Client à restaurer ces Données utilisateur sur ses serveurs. Tracker peut consulter ou accéder à des enregistrements individuels de temps à autre, uniquement dans le but de résoudre un problème, un problème d'assistance ou une violation présumée du Contrat, ou si la loi l'exige.
2.3 Formation. Tracker propose gratuitement des sessions de formation administrative utilisant le téléphone du client et un ordinateur avec accès à Internet. Le client peut acheter des services de formation de base pour les utilisateurs finaux et/ou des services de formation personnalisés aux tarifs alors en vigueur chez Tracker. Un préavis minimum de deux semaines est requis pour programmer une formation sur site. Le client accepte qu'avant d'utiliser le logiciel, ses utilisateurs administratifs suivent au moins une (1) des sessions de formation de base de Tracker sur le logiciel. Tracker n'aura aucune obligation de fournir le logiciel tant qu'au moins un (1) des utilisateurs du client n'aura pas suivi cette formation de base.
2.4 Assistance technique et maintenance. Tracker fournira une assistance technique et une maintenance standard aux représentants I-9 autorisés entre 6 h 30 et 17 h 30, heure du Pacifique, du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés aux États-Unis d'Amérique. Les utilisateurs autorisés peuvent contacter l'assistance au (877) 875-7911. En dehors de ces heures, un service d'assistance logiciel répondra à tous les appels et transmettra les incidents d'assistance technique urgents au personnel d'assistance technique de Tracker. Tracker n'est pas tenu de fournir une assistance technique au client si le logiciel ne fonctionne pas pour l'une des raisons suivantes : (a) mauvaise utilisation du logiciel par le client, y compris la manipulation des données ou une erreur de saisie ; (b) un cas de force majeure ; (c) une défaillance du système ou du réseau des services Web E-Verify ou du site Web E-Verify ; ou (d) des problèmes liés aux réseaux, aux systèmes d'exploitation, au matériel, aux imprimantes ou aux logiciels de base de données SQL ou Access.
2.5 Services Web E-Verify. Si le client choisit de participer à E-Verify, il doit s'inscrire en ligne auprès du département de la Sécurité intérieure (DHS) pour obtenir un compte E-Verify et signer un protocole d'accord (MOU) qui définit les conditions de l'accord entre le client, l'employeur (si différent), l'administration de la sécurité sociale et le DHS. Le client est tenu de respecter toutes les conditions générales spécifiées dans le protocole d'accord.
- Restrictions d'utilisation
Le client s'engage à ne violer aucune loi, aucun traité, aucune réglementation ou convention locale, étatique, fédérale ou étrangère (y compris ceux liés à la vérification de l'emploi, aux pratiques d'embauche anti-discriminatoires, à la confidentialité des données, aux communications internationales et à la transmission de données techniques ou personnelles) applicable dans le cadre de l'utilisation du logiciel par le client. Le client s'engage à ne pas, et à ne pas tenter de : (a) interférer de quelque manière que ce soit avec le fonctionnement du logiciel, ou le matériel et le réseau utilisés pour faire fonctionner le logiciel ; (b) modifier, copier ou créer des œuvres dérivées basées sur une partie quelconque du logiciel ; ou (c) créer des « liens » Internet vers ou depuis le logiciel ou tout contenu faisant partie du logiciel (autres que les intranets internes du client).
Certaines fonctionnalités du Logiciel peuvent permettre au Client et aux Utilisateurs du Client de communiquer avec des personnes ou d'autres tiers en envoyant des messages texte ou SMS (les «fonctions de messagerie»). Tracker utilise Twilio Inc. («Twilio») pour faciliter les Fonctionnalités de messagerie. Le Client accepte et garantit que lui-même, ses filiales/sociétés affiliées et ses Utilisateurs n'utiliseront les Fonctionnalités de messagerie que pour envoyer des messages texte ou SMS à des tiers lorsque le Client aura obtenu tous les consentements et autorisations nécessaires pour ce faire, comme spécifié dans le Logiciel et conformément aux lois, réglementations et politiques applicables, y compris, sans s'y limiter, (i) les exigences de consentement de Twilio, telles que spécifiées dans la Politique de messagerie de Twilio disponible à l'adresse https://www.twilio.com/legal/messaging-policy; (ii) la politique d'utilisation acceptable de Twilio, disponible à l'adresse https://www.twilio.com/legal/aup; (iii) la loi sur la protection des consommateurs de téléphonie (TCPA) ; et (iv) toutes les politiques pertinentes des fournisseurs de télécommunications, y compris, par exemple, le code de conduite de T-Mobile disponible à l'adresse https://www.t-mobile.com/support/public-files/attachments/T-Mobile%20Code%20of%20Conduct.pdf.
Le client et les utilisateurs clients certifient qu'avant d'envoyer des messages texte ou SMS à toute personne du réseau Remote Hire Network qui fournit des services liés à la section 2, le client obtiendra le consentement écrit ou oral pour envoyer ces messages.
Le client ne conservera les informations d'utilisation qu'il reçoit d'un utilisateur concernant un représentant tiers qui l'aidera à remplir la section 2 du formulaire I-9 qu'à ces fins et n'utilisera pas ces informations à d'autres fins.
- Garantie limitée
Si le Client informe Tracker par écrit dans les trente (30) jours suivant la Date de mise en service que le Logiciel n'est pas conforme au Bon de commande ou au cahier des charges applicable, Tracker modifiera rapidement ledit Logiciel afin qu'il soit conforme au Bon de commande ou au cahier des charges applicable. Si, dans les trente (30) jours suivant la réception de l'avis par Tracker (Période de remédiation), Tracker n'est pas en mesure de réparer ou de modifier ledit logiciel afin qu'il soit conforme au bon de commande ou au cahier des charges applicable, alors, sur demande écrite du client, Tracker remboursera les frais payés pour le logiciel (à l'exception des frais d'installation et de configuration) et, à la seule discrétion du client, le contrat et/ou le bon de commande applicable seront automatiquement résiliés (la « garantie limitée »). Le délai pour demander ce remboursement applicable est de trente (30) jours à compter du dernier jour de la Période de remédiation. Si la demande n'est pas faite dans ce délai de trente (30) jours, le remboursement sera considéré comme perdu. Cela représente la responsabilité totale de Tracker et le seul recours du Client en ce qui concerne la Garantie limitée.
- Déclarations et garanties supplémentaires
En plus de la garantie limitée, Tracker déclare, garantit et s'engage à disposer de procédures de sélection et de sécurité appropriées et adéquates, et à vérifier les antécédents et les références de tous les employés qui fournissent les services dans le cadre d'un bon de commande.
- AVERTISSEMENT
Cette solution comprend une fonctionnalité adaptable qui peut obliger un responsable I-9 et/ou son délégué à joindre les documents requis (lorsqu'il y est invité) pour pouvoir remplir/signer la section 2 et/ou la section 3 du formulaire I-9 d'un employé. Le client reconnaît et accepte que Tracker n'est pas responsable d'un formulaire tardif ou non soumis en raison de la fonctionnalité bloquant le remplissage d'un formulaire I-9 en raison de l'absence de pièce jointe obligatoire. Cette fonctionnalité inclut la possibilité pour un responsable I-9 disposant des autorisations nécessaires de passer outre l'exigence de pièce jointe. Le client doit contacter l'équipe d'assistance produit Tracker I-9 s'il estime que la soumission du formulaire I-9 est bloquée par erreur.
Sauf disposition contraire dans les présentes (ou dans un bon de commande applicable), Tracker ne fait aucune autre déclaration ni ne donne aucune autre garantie, expresse ou implicite (y compris, mais sans s'y limiter, les garanties implicites de qualité marchande et d'adéquation à un usage particulier), concernant toute utilisation du logiciel décrit dans les présentes et, dans la mesure maximale permise par la loi applicable, Tracker décline toute autre déclaration et garantie. Le Client reconnaît et accepte qu'il ne se fie pas à Tracker ou à son Logiciel pour fournir des conseils juridiques de quelque nature que ce soit, y compris, sans limitation, en matière de signatures électroniques, de vérification de l'admissibilité à l'emploi, de vérification électronique ou de fonctions d'agent désigné E-Verify, de tenue de registres ou d'autres lois. Le Logiciel peut être soumis à des limitations, des retards et d'autres problèmes inhérents à l'utilisation d'Internet et des communications électroniques. Tracker n'est pas responsable des retards, des échecs de livraison ou d'autres dommages résultant uniquement de ces problèmes. Sauf disposition contraire dans les présentes (ou dans un bon de commande applicable), Tracker ne garantit pas que le logiciel fonctionnera sans erreur ou sans interruption, ni qu'il corrigera toutes les erreurs du logiciel.
[Fin de l'addendum Tracker]
