Los términos contenidos en este Anexo solo se aplicarán a los Servicios para Tracker que figuran en el Formulario de pedido entre Mitratech y el Cliente. En caso de conflicto entre los términos del Acuerdo, el Formulario de pedido y el resto de este Anexo, prevalecerá el Anexo.
- Definiciones
Salvo que se especifique lo contrario en este Anexo, los términos en mayúsculas utilizados en este Anexo tendrán los significados establecidos en esta Sección 1.
El «Servicio anual de conservación de registros y asistencia en auditorías» permite almacenar y proteger la información privada y confidencial durante toda la vigencia del contrato. Esta información se conserva en formato electrónico y digital, y se protege mediante medidas administrativas, físicas y técnicas, de modo que solo las personas autorizadas pueden acceder a ella. Los datos se cifran para impedir que usuarios no autorizados puedan abrir los archivos y leer su contenido.
Aplicable a los usuarios de Tracker I-9: Existen dos tipos de cifrado que se utilizan para proteger la privacidad de los registros I-9 en reposo y en tránsito. Todos los registros I-9 se almacenan y conservan durante el tiempo que exige la ley y se proporciona asistencia para las auditorías de ICE, DOJ, IER y E-Verify.
«Representante(s) autorizado(s)» incluye hasta dos (2) usuarios que hayan sido designados por el cliente para ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica de Tracker para cuestiones y problemas rutinarios relacionados con el software.
«Fecha de puesta en marcha» significa la última de las siguientes fechas: (a) la fecha de entrada en vigor de un formulario de pedido o (b) la fecha en que el cliente comienza a utilizar el software con fines comerciales.
«Nuevo registro I-9» significa cualquier registro I-9 creado en el sistema en el que se haya firmado la sección 1, aunque no se haya completado la sección 2.
«Excedentes» se refiere a cualquier nuevo registro I-9 creado en el sistema dentro de un plazo anual que supere el volumen de licencias de suscripción anual especificado en el formulario de pedido. Los volúmenes de nuevos registros I-9 se revisarán trimestralmente y los nuevos registros I-9 creados en exceso se facturarán en todos los trimestres siguientes a su creación.
«Red de contratación remota» se refiere a una red de representantes autorizados capacitados a los que el cliente puede delegar la autoridad para completar la sección 2 en su nombre. Estos servicios son prestados por un subcontratista y no son empleados de Tracker. La responsabilidad asociada con el cumplimiento de los requisitos del formulario I-9 recae en el cliente como empleador.
«Software» se refiere al componente propietario de servicios web de verificación de empleo y E-verify de Tracker I-9, Tracker I-9 Resolve, el software Tracker IMS y cualquier producto de terceros identificado en un formulario de pedido.
«Período de suscripción» se refiere al período o períodos durante los cuales un número específico de usuarios (que puede ser ilimitado) tiene licencia para utilizar el software de conformidad con el acuerdo y los formularios de pedido aplicables.
«Productos de terceros» se refiere a los productos de software de terceros que figuran en un formulario de pedido.
«Usuario(s)» se refiere a los empleados, representantes, consultores, contratistas o agentes del Cliente (o de las filiales o subsidiarias del Cliente) que están autorizados por el Cliente para utilizar el Software y a quienes el Cliente ha proporcionado credenciales de inicio de sesión.
«Cuenta(s) de usuario» se refiere al nombre(s) de identificación único(s) del usuario y contraseña(s) necesarios para acceder y configurar Tracker I-9 y/o usuarios con licencia IMS.
«Datos del usuario» se refiere a cualquier dato o información que el Cliente (o los Usuarios del Cliente) proporcionen, carguen o revelen a Tracker durante el uso del Software.
«Producto del trabajo» significa (en conjunto) todos los entregables, evaluaciones, informes, descubrimientos, inventos, desarrollos, documentos, obras de autoría, escritos, dibujos, diseños, datos, especificaciones, fórmulas, manuales, procesos, programas, software, aplicaciones basadas en la web y cualquier mejora o modificación relacionada con lo anterior, que con respecto a todo lo anterior sean concebidos, creados o desarrollados de otro modo por nosotros (solos o con otros) para el Cliente de conformidad con cualquiera de los Servicios prestados al Cliente en virtud del Contrato y este Anexo o un Formulario de pedido.
- Software y servicios
2.1 Concesión de cuentas de usuario. Sujeto a los términos del Acuerdo, Tracker concede al Cliente y a las filiales/subsidiarias del Cliente un derecho intransferible (salvo lo dispuesto en el presente documento), no exclusivo y no sublicenciable para acceder y utilizar el Software en todo el mundo durante el Período de suscripción para un número máximo de Cuentas de usuario descrito en cada Formulario de pedido. Las Cuentas de usuario no pueden ser compartidas ni utilizadas por más de un (1) Usuario, pero pueden ser reasignadas ocasionalmente, por cualquier motivo, a nuevos Usuarios que sustituyan a antiguos Usuarios que hayan dejado de trabajar o hayan cambiado de puesto o función y ya no utilicen el Software. El Cliente es responsable de las Cuentas de usuario, incluidas las contraseñas emitidas en virtud del Acuerdo. El Cliente deberá cumplir los procedimientos especificados por Tracker de vez en cuando por escrito al Cliente en relación con la obtención y actualización de las Cuentas de usuario y las contraseñas. El Cliente hará todos los esfuerzos comercialmente razonables para impedir que terceros utilicen una Cuenta de usuario u obtengan una contraseña. El Cliente informará inmediatamente a Tracker de cualquier acceso no autorizado, real o potencial, de que tenga conocimiento a una Cuenta de usuario, contraseña o al Software.
2.2 Datos y seguridad. Tracker hará todo lo comercialmente posible para (a) mantener la seguridad del Software; (b) hacer que el Software esté disponible de forma generalizada las 24 horas del día, los 7 días de la semana, de manera que se minimicen los errores y las interrupciones en el Software, excepto en los siguientes casos: (i) tiempo de inactividad planificado, que será cualquier periodo fuera del horario de 6:00 a. m. a 9:00 p. m. PST de lunes a viernes; o (ii) el tiempo de inactividad del Software causado por un evento de fuerza mayor o un mantenimiento de emergencia. El Cliente es el único responsable de proporcionar, a su propio costo, todo el equipo necesario para conectarse, acceder o utilizar el Software, incluyendo, sin limitación, la adquisición, instalación y mantenimiento de todo el equipo de telecomunicaciones, hardware, software y cualquier otro equipo que sea necesario para conectarse, acceder y utilizar el Software. Todos los Datos del usuario se transmitirán y almacenarán a través de canales seguros. Tracker empleará la tecnología de seguridad, cortafuegos y protección antivirus más avanzada del sector para proteger (1) los Datos del usuario transmitidos o almacenados en sus servidores y (2) el Software. El Cliente es responsable de la exactitud, calidad, legalidad, integridad y uso por parte del Cliente de los Datos del usuario que se almacenan en los servidores de Tracker. Tracker mantendrá las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los Datos del usuario contra la alteración, destrucción, daño, divulgación no autorizada y/o pérdida, y será responsable ante el Cliente por sus actos u omisiones que den lugar a la alteración, destrucción, daño, divulgación no autorizada, pérdida o fallo en el almacenamiento de cualquier Dato del usuario. Tracker no será responsable ante el Cliente por los actos u omisiones del Cliente que den lugar a la alteración, destrucción, daño, divulgación no autorizada, pérdida o fallo en el almacenamiento de cualquier Dato del usuario. Si los Datos del usuario se pierden o se dañan, Tracker, a su costa, ayudará al Cliente a restaurar dichos Datos del usuario en sus servidores. Tracker podrá ver o acceder a registros individuales de vez en cuando con el único fin de resolver un problema, una cuestión de asistencia técnica o una sospecha de incumplimiento del Acuerdo, o según lo exija la ley.
2.3 Formación. Tracker ofrece sesiones de formación administrativa utilizando el teléfono del cliente y un ordenador con acceso a Internet sin coste alguno. El cliente puede adquirir servicios de formación básica para usuarios finales y/o formación personalizada a las tarifas vigentes en ese momento de Tracker. Se requiere un aviso previo mínimo de dos semanas para programar la formación in situ. El Cliente acepta que, antes de utilizar el Software, los Usuarios administrativos del Cliente deberán asistir al menos a una (1) de las sesiones de formación básica de Tracker sobre el Software. Tracker no tendrá ninguna obligación de proporcionar el Software a menos que al menos uno (1) de los Usuarios del Cliente asista a dicha formación básica.
2.4 Asistencia técnica y mantenimiento. Tracker proporcionará asistencia técnica y mantenimiento estándar a los representantes autorizados de I-9 entre las 6:30 a. m. y las 5:30 p. m., hora del Pacífico, de lunes a viernes, excepto los días festivos nacionales en los Estados Unidos de América. Los usuarios autorizados pueden ponerse en contacto con el servicio de asistencia llamando al (877) 875-7911. Fuera de este horario, un servicio de asistencia técnica responderá a todas las llamadas y remitirá los incidentes de asistencia técnica de emergencia al personal de asistencia técnica de Tracker. Tracker no está obligado a proporcionar asistencia técnica al cliente si el software no funciona debido a alguna de las siguientes razones: (a) uso indebido del software por parte del cliente, incluida la manipulación de los datos o errores en la introducción de datos; (b) un caso de fuerza mayor; (c) fallo del sistema o de la red de los servicios web de E-Verify o del sitio web de E-Verify; o (d) problemas relacionados con las redes, los sistemas operativos, el hardware, las impresoras o el software de bases de datos SQL o Access.
2.5 Servicios web E-Verify. Si el Cliente decide participar en E-Verify, deberá registrarse en línea en el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) para obtener una cuenta E-Verify y firmar un Memorando de Entendimiento (MOU), que establece los términos del acuerdo entre el Cliente, el Empleador (si es diferente), la Administración del Seguro Social y el DHS. El Cliente es responsable de cumplir con todos los términos y condiciones especificados en el MOU.
- Limitaciones de uso
El Cliente se compromete a no infringir ninguna ley, tratado, reglamento o convenio local, estatal, federal o extranjero (incluidos los relacionados con la verificación del empleo, las prácticas de contratación antidiscriminatorias, la privacidad de los datos, las comunicaciones internacionales y la transmisión de datos técnicos o personales) aplicable en relación con el uso del Software por parte del Cliente. El Cliente no hará ni intentará hacer lo siguiente: (a) interferir de ninguna manera en el funcionamiento del Software, o del hardware y la red utilizados para operar el Software; (b) modificar, copiar o crear obras derivadas basadas en cualquier parte del Software; o (c) crear «enlaces» de Internet hacia o desde el Software o cualquier contenido que forme parte del Software (excepto las intranets internas del propio Cliente).
Ciertas funciones del Software pueden permitir al Cliente y a los Usuarios del Cliente comunicarse con personas u otros terceros mediante el envío de mensajes de texto o SMS (las «Funciones de mensajería»). Tracker utiliza Twilio Inc. («Twilio») para facilitar las Funciones de mensajería. El Cliente acepta y garantiza que él, sus filiales/subsidiarias y los Usuarios del Cliente solo utilizarán las Funciones de mensajería para enviar mensajes de texto o SMS a terceros cuando el Cliente haya obtenido todos los consentimientos y permisos necesarios para hacerlo, tal y como se especifica en el Software y en virtud de las leyes, reglamentos y políticas aplicables, incluyendo, sin limitación, (i) los requisitos de consentimiento de Twilio, tal y como se especifica en la Política de mensajería de Twilio, disponible en https://www.twilio.com/legal/messaging-policy; (ii) la política de uso aceptable de Twilio, disponible en https://www.twilio.com/legal/aup; (iii) la Ley de Protección al Consumidor Telefónico (TCPA); y (iv) cualquier política relevante de los proveedores de telecomunicaciones, incluyendo, por ejemplo, el Código de Conducta de T-Mobile, disponible en https://www.t-mobile.com/support/public-files/attachments/T-Mobile%20Code%20of%20Conduct.pdf.
El Cliente y los Usuarios del Cliente certifican que, antes de enviar cualquier mensaje de texto o SMS a cualquier persona de la Red de Contratación Remota que preste servicios relacionados con la Sección 2, el Cliente obtendrá el consentimiento escrito u oral para enviar dichos mensajes.
El Cliente solo almacenará la información de uso que reciba de un Usuario en relación con un representante externo que le ayude a completar la Sección 2 del Formulario I-9 para esos fines y no utilizará dicha información para otros fines.
- Garantía limitada
Si el Cliente notifica a Tracker por escrito, en un plazo de treinta (30) días a partir de la Fecha de puesta en marcha, que el Software no se ajusta sustancialmente al Formulario de pedido o a la declaración de trabajo aplicables, Tracker modificará sin demora dicho Software para que se ajuste sustancialmente al Formulario de pedido o a la declaración de trabajo aplicables. Si, en un plazo de treinta (30) días a partir de la recepción de la notificación por parte de Tracker (Periodo de subsanación), Tracker no puede reparar o modificar dicho Software para que se ajuste sustancialmente al Formulario de pedido o la declaración de trabajo aplicables, entonces, previa solicitud por escrito del Cliente, Tracker reembolsará las Tarifas pagadas por el Software (excepto las tarifas de instalación y configuración) y, a elección exclusiva del Cliente, el Acuerdo y/o el Formulario de pedido aplicable se rescindirán automáticamente (la «Garantía limitada»). El plazo para solicitar dicho reembolso aplicable será de treinta (30) días a partir del último día del Período de subsanación. Si la solicitud no se realiza dentro de este plazo de treinta (30) días, el reembolso se considerará perdido. Esto representa la responsabilidad total de Tracker y el único recurso del Cliente con respecto a la Garantía limitada.
- Declaraciones y garantías adicionales
Además de la Garantía limitada, Tracker declara, garantiza y se compromete a que cuenta con procedimientos de selección y seguridad adecuados y suficientes, y que llevará a cabo comprobaciones de antecedentes y referencias de todos los empleados que presten los Servicios en virtud de cualquier Formulario de pedido.
- EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD
Esta solución contiene una función adoptable que puede obligar al administrador del formulario I-9 y/o a su delegado a adjuntar la documentación requerida (cuando se le solicite) para continuar con la cumplimentación/firma de la sección 2 y/o la sección 3 del formulario I-9 de un empleado. El cliente reconoce y acepta que Tracker no se hace responsable de los formularios retrasados o no enviados debido a que la funcionalidad bloquea la cumplimentación de un formulario I-9 por no adjuntar los documentos requeridos. Esta función incluye la posibilidad de que un administrador I-9 con permisos anule el requisito de adjuntar documentos. El cliente deberá ponerse en contacto con el equipo de asistencia técnica de Tracker I-9 si cree que el envío del formulario I-9 se está bloqueando por error.
Salvo lo dispuesto en el presente documento (o en un formulario de pedido aplicable), Tracker no ofrece ninguna otra declaración o garantía, expresa o implícita (incluidas, entre otras, las garantías implícitas de comerciabilidad e idoneidad para un fin determinado), con respecto a cualquier uso del Software descrito en el presente documento y, en la medida máxima permitida por la legislación aplicable, Tracker renuncia a todas las demás declaraciones y garantías. El Cliente reconoce y acepta que no confía en Tracker ni en su Software para proporcionar ningún tipo de asesoramiento jurídico, incluyendo, sin limitación, en lo que respecta a las firmas electrónicas, la verificación de la elegibilidad para el empleo, las funciones de agente designado de E-Verification o E-Verify, el mantenimiento de registros u otras leyes. El Software puede estar sujeto a limitaciones, retrasos y otros problemas inherentes al uso de Internet y las comunicaciones electrónicas. Tracker no se hace responsable de los retrasos, fallos en la entrega u otros daños que se deriven exclusivamente de dichos problemas. Salvo lo dispuesto en el presente documento (o en un formulario de pedido aplicable), Tracker no garantiza que el Software funcione sin errores o de forma ininterrumpida, ni que corrija todos los errores del Software.
[Fin del apéndice del rastreador]
