Von Corbin French, Leiter der Abteilung Professional Services, Mosaic
Als Mitratech Service Partner und Sponsor der Interact 2020 hat Mosaic einige nützliche Hinweise, wie Sie sicherstellen können, dass die Daten, die für Ihre Legal Ops-Technologielösungen wichtig sind, auf dem neuesten Stand sind.
Bestätigen Sie die Benutzerberechtigungen
Unabhängig von der Lösung, die Ihr Unternehmen zur Förderung des Erfolgs Ihres Rechtsteams implementiert hat, sind Benutzerberechtigungen ein unglaublich wichtiger Datenpunkt, der regelmäßig überprüft werden muss. Häufig kommt es zu personellen Veränderungen oder zu einer internen Verschiebung der Zuständigkeiten. Es muss sichergestellt werden, dass die richtigen Personen die notwendigen Änderungen vornehmen können und dass gleichzeitig der Zugriff für andere Benutzer eingeschränkt wird.
Dies gilt insbesondere dann, wenn vertrauliche Informationen oder Unterlagen über Ihre aktuellen Arbeitsabläufe verarbeitet werden. Wenn Ihre Lösung ein direktes Abbild Ihrer internen Organisationsstruktur ist, schützt sie Sie und Ihre Kunden vor einer Verletzung der Privatsphäre.
Berichte erstellen, um veraltete Daten zu identifizieren
Die Identifizierung veralteter Daten, die in Ihrer Lösung gespeichert sind, spart Ihnen sowohl Zeit als auch Geld. Sobald die Zeitparameter, wie lange Daten gespeichert werden können, definiert sind, lassen sich veraltete Daten leicht identifizieren. Wenn in Ihrer Plattform veraltete Arbeitsabläufe, Dokumente oder sogar Anbieter vorhanden sind, werden die aus Ihrer Lösung extrahierten Daten ungenau sein. Die Identifizierung ungenauer oder veralteter Informationen und die entsprechende Aktualisierung ist notwendig, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Interessengruppen weiterhin auf die Richtigkeit der Daten vertrauen.
Nutzen Sie Ihre Lösung als Werkzeug für die Kommunikation mit externen Anwälten
Wenn die externen Anwaltskanzleien und Lieferanten die geltenden Richtlinien einhalten und Sie eine beträchtliche Investition in Ihre Lösung getätigt haben, warum sollten Sie dann außerhalb dieser Lösung tätig werden, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen? Diese Lösungen sind so konzipiert, dass Sie mit Ihren Firmen und Anbietern kommunizieren können, ohne andere Kommunikationsmittel nutzen zu müssen. Das bedeutet, dass Ihr internes Team nicht nur Zeit spart, indem es keine E-Mails verfassen oder Anrufe tätigen muss, sondern auch, dass Sie über eine zentrale Kommunikationsmethode verfügen.
Bleiben Sie auf dem Laufenden über alle neuen Funktionen
Sie haben also in eine interne Lösung investiert und sie funktioniert so, wie Sie es sich vorgestellt haben. Das ist großartig, aber wie oft ignorieren Sie die E-Mails, die Sie von den Hosts der Lösung erhalten? Die Entwickler der Lösung arbeiten ständig an der Freigabe neuer Funktionen innerhalb der Plattform auf der Grundlage von Schmerzpunkten, die in der gesamten Kundenbasis erlebt und geäußert werden. Oftmals sind diese neuen Lösungsfunktionen unglaublich hilfreich. Vielleicht lösen sie sogar ein Problem, von dem Sie gar nicht wussten, dass Sie es haben.
Wenn Sie über alle neuen Funktionen Bescheid wissen, werden Sie auch weiterhin die Oberhand behalten. Die meisten der neuen Funktionen, die von den Lösungsanbietern freigegeben werden, erfordern keine Neukonfiguration Ihrer Lösung. Seien Sie der Entwicklung immer einen Schritt voraus und behalten Sie jede Funktion im Auge, die Ihnen helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.
Weitere Informationen zur Bewertung und Optimierung Ihrer aktuellen Lösungen finden Sie in unser informatives Video oder kontaktieren Sie Corbin French direkt.
