Por Corbin French, Jefe de la División de Servicios Profesionales, Mosaic
Como socio de servicios de Mitratech y patrocinador de Interact 2020, Mosaic tiene algunos consejos útiles que ofrecer sobre cómo asegurarse de que los datos esenciales para sus soluciones tecnológicas de operaciones jurídicas están actualizados.
Confirmar permisos de usuario
Independientemente de la solución que su organización haya implementado para fomentar el éxito de su equipo jurídico, los permisos de usuario son un punto de datos increíblemente importante que debe comprobarse con regularidad. A menudo, nos encontramos en medio de un cambio de personal o un cambio interno de responsabilidades. Asegurarse de que las personas adecuadas pueden realizar los cambios necesarios y asegurarse de limitar el acceso a otros usuarios simultáneamente es clave.
Este es especialmente el caso cuando se procesa cualquier información o documentación confidencial a través de sus flujos de trabajo actuales. El hecho de que su solución sea un reflejo directo de su estructura organizativa interna le protege de cualquier violación de la privacidad, tanto para usted como para sus clientes.
Ejecutar informes para identificar datos obsoletos
Identificar los datos obsoletos almacenados en su solución le ahorrará tiempo y dinero. Una vez definidos los parámetros temporales de cuánto tiempo pueden almacenarse los datos, es fácil identificar los datos obsoletos. Si en su plataforma hay flujos de trabajo, documentos o incluso proveedores obsoletos, los datos extraídos de su solución serán inexactos. Es necesario identificar la información inexacta o anticuada y actualizarla en consecuencia para garantizar que las partes interesadas clave sigan confiando en la exactitud de los datos.
Utilizar su solución como herramienta de comunicación con abogados externos
Una vez que las empresas de asesoramiento externo y los proveedores cumplen las directrices establecidas y usted ha realizado una inversión significativa en su solución, ¿por qué iba a salirse de esa solución para garantizar el cumplimiento? Estas soluciones están diseñadas para ofrecerle la posibilidad de comunicarse con sus empresas y proveedores sin necesidad de utilizar otros medios de comunicación. Esto significa que su equipo interno no sólo ahorra tiempo al no tener que redactar un correo electrónico o hacer una llamada telefónica, sino que también le permite disponer de un método centralizado de comunicación.
Manténgase al día de las novedades
Así pues, ha invertido en una solución interna y está funcionando como imaginaba. Eso es estupendo, pero ¿cuántas veces ignora los correos electrónicos que recibe de los anfitriones de la solución? Los desarrolladores de soluciones trabajan constantemente para lanzar nuevas funciones dentro de la plataforma basadas en los puntos de dolor que se experimentan y expresan en toda su base de clientes. A menudo, estas nuevas funciones son increíblemente útiles. Incluso pueden resolver un problema que usted no sabía que tenía.
Estar al tanto de todas las nuevas características de funcionalidad mantendrá su posición de ventaja. La mayoría de las nuevas funciones que lanzan los proveedores de soluciones no requieren ningún tipo de reconfiguración de su solución. Vaya siempre por delante y esté atento a cualquier característica que pueda ayudarle fácilmente a alcanzar sus objetivos.
Para obtener más información sobre la evaluación y optimización de sus soluciones actuales, vea nuestro vídeo informativo o póngase en contacto directamente con Corbin French.
