Por Corbin French, director de la División de Servicios Profesionales de Mosaic.
Como socio de servicios de Mitratech y patrocinador de Interact 2020, Mosaic ofrece algunas pautas útiles sobre cómo asegurarse de que los datos esenciales para sus soluciones tecnológicas de operaciones jurídicas estén actualizados.
Confirmar permisos de usuario
Independientemente de la solución que haya implementado su organización para promover el éxito de su equipo jurídico, los permisos de usuario son un dato muy importante que debe comprobarse con regularidad. A menudo, nos encontramos en medio de un cambio de personal o de un cambio interno de responsabilidades. Es fundamental asegurarse de que las personas adecuadas puedan realizar los cambios necesarios y de que se limite el acceso a otros usuarios simultáneamente.
Esto es especialmente importante cuando se procesa información o documentación confidencial a través de sus flujos de trabajo actuales. El hecho de que su solución sea un reflejo directo de su estructura organizativa interna le protege a usted y a sus clientes de cualquier violación de la privacidad.
Ejecutar informes para identificar datos obsoletos.
Ejecutar informes para identificar datos obsoletos.Identificar los datos obsoletos almacenados en su solución le ahorrará tiempo y dinero. Una vez definidos los parámetros de tiempo durante los que se pueden almacenar los datos, es fácil identificar los datos obsoletos. Si hay flujos de trabajo, documentos o incluso proveedores obsoletos en su plataforma, los datos extraídos de su solución serán inexactos. Es necesario identificar la información inexacta u obsoleta y actualizarla en consecuencia para garantizar que las partes interesadas clave sigan confiando en la exactitud de los datos.
Utilice su solución como herramienta para comunicarse con los asesores externos.
Una vez que los bufetes de abogados externos y los proveedores cumplen con las directrices establecidas y usted ha realizado una inversión significativa en su solución, ¿por qué se arriesgaría a salir de esa solución para garantizar el cumplimiento? Estas soluciones están diseñadas para ofrecerle la posibilidad de comunicarse con sus bufetes y proveedores sin necesidad de utilizar otros medios de comunicación. Esto significa que su equipo interno no solo ahorra tiempo al no tener que redactar un correo electrónico o hacer una llamada telefónica, sino que también le permite disponer de un método de comunicación centralizado.
Manténgase al día sobre cualquier lanzamiento de nuevas funciones.
Así que ha invertido en una solución interna y está funcionando tal y como imaginaba. Eso es estupendo, pero ¿con qué frecuencia ignora los correos electrónicos que recibe de los administradores de la solución? Los desarrolladores de soluciones trabajan constantemente para lanzar nuevas funciones dentro de la plataforma basándose en los puntos débiles que experimenta y expresa toda su base de clientes. A menudo, estas nuevas funciones de la solución son increíblemente útiles. Incluso pueden resolver un problema que usted no sabía que tenía.
Estar al tanto de todas las nuevas funciones te permitirá seguir teniendo siempre la ventaja. La mayoría de las nuevas funciones que lanzan los proveedores de soluciones no requieren ningún tipo de reconfiguración de tu solución. Mantente siempre a la vanguardia y estate atento a cualquier función que pueda ayudarte fácilmente a alcanzar tus objetivos.
Para obtener más información sobre cómo evaluar y optimizar sus soluciones actuales, vea nuestro vídeo informativo o póngase en contacto directamente con Corbin French.
