Par Corbin French, responsable de la division des services professionnels, Mosaic
En tant que Mitratech Service Partner et sponsor d'Interact 2020, Mosaic a quelques conseils utiles à offrir sur la façon de s'assurer que les données essentielles à vos solutions technologiques Legal Ops sont à jour.
Confirmer les autorisations des utilisateurs
Quelle que soit la solution mise en œuvre par votre organisation pour favoriser la réussite de votre équipe juridique, les autorisations des utilisateurs sont un point de données extrêmement important qu'il convient de vérifier régulièrement. Souvent, nous nous trouvons au milieu d'un changement de personnel ou d'un changement interne de responsabilités. Il est essentiel de s'assurer que les bonnes personnes peuvent apporter les modifications nécessaires et de veiller à limiter simultanément l'accès aux autres utilisateurs.
C'est particulièrement le cas lorsque des informations ou des documents confidentiels sont traités dans le cadre de vos flux de travail actuels. Le fait que votre solution soit le reflet direct de votre structure organisationnelle interne vous protège contre toute atteinte à la vie privée, tant pour vous que pour vos clients.
Exécuter des rapports pour identifier les données périmées
Exécuter des rapports pour identifier les données périméesL'identification des données périmées stockées dans votre solution vous fera gagner du temps et de l'argent. Une fois définis les paramètres de temps pendant lesquels les données peuvent être stockées, les données périmées sont facilement identifiées. Si votre plateforme contient des flux de travail, des documents ou même des fournisseurs obsolètes, les données extraites de votre solution seront inexactes. Il est nécessaire d'identifier les informations inexactes ou périmées et de les mettre à jour en conséquence pour s'assurer que les principales parties prenantes restent confiantes dans l'exactitude des données.
Utiliser votre solution comme outil de communication avec les avocats externes
Une fois que les cabinets d'avocats et les fournisseurs sont en conformité avec les directives établies et que vous avez fait un investissement important dans votre solution, pourquoi vous aventurer en dehors de cette solution pour assurer la conformité ? Ces solutions sont conçues pour vous permettre de communiquer avec vos cabinets et vos fournisseurs sans devoir recourir à d'autres moyens de communication. Cela signifie que votre équipe interne gagne non seulement du temps en n'ayant pas besoin de rédiger un courriel ou de passer un appel téléphonique, mais aussi qu'elle dispose d'une méthode de communication centralisée.
Rester informé sur les nouvelles fonctionnalités
Vous avez investi dans une solution interne et elle fonctionne comme vous l'aviez imaginé. C'est très bien, mais combien de fois ignorez-vous les courriels que vous recevez des hébergeurs de la solution ? Les développeurs de solutions s'efforcent constamment de mettre en place de nouvelles fonctionnalités au sein de la plateforme en se basant sur les problèmes rencontrés et exprimés par l'ensemble de leur base de clients. Souvent, ces nouvelles fonctionnalités de la solution sont incroyablement utiles. Elles peuvent même résoudre un problème dont vous n'étiez pas conscient.
Le fait d'être au courant de toutes les nouvelles fonctionnalités vous permettra de conserver une longueur d'avance. La plupart des nouvelles fonctionnalités publiées par les hébergeurs de solutions ne nécessitent aucune reconfiguration de votre solution. Soyez toujours à l'avant-garde et gardez un œil sur toutes les fonctionnalités qui peuvent facilement vous aider à atteindre vos objectifs.
Pour plus d'informations sur l'évaluation et l'optimisation de vos solutions actuelles, regardez notre vidéo d'information ou contactez directement Corbin French.
