Automatisierung der Arbeitsabläufe bei Interessenkonflikten: Für Anwaltskanzleien im Jahr 2019 unverzichtbar
Einer der Kanzleiprozesse, die am dringendsten eine Automatisierung des juristischen Workflows benötigen? Verfahren bei Interessenkonflikten (COI), die präzise verwaltet werden müssen, um unangemessene Risiken zu vermeiden.
In früheren Beiträgen haben wir dargelegt, warum die Arbeitsabläufe für Vertraulichkeitsvereinbarungen und Fallmanagement ganz oben auf der Liste der Prozesse stehen sollten, die eine Anwaltskanzlei im kommenden Jahr automatisieren muss. Warum ist die COI-Automatisierung genauso dringend?
Schauen wir uns zunächst an, wie potenzielle Interessenkonflikte in Anwaltskanzleien traditionell gehandhabt werden.
Das COI-Verfahren, mit dem wir uns befassen, dient der Aufdeckung von Interessenkonflikten bei den eigenen Mitarbeitern einer Anwaltskanzlei. Diese treten auf, wenn die Vertretung eines Mandanten einem anderen Mandanten direkt schadet und/oder wenn diese Vertretung durch die Verpflichtung eines Anwalts gegenüber einem anderen aktuellen Mandanten, einem früheren Mandanten oder durch persönliche Interessen des Anwalts beeinträchtigt würde.
Wie versucht eine Anwaltskanzlei, dies zu verhindern? Wenn ein potenzieller neuer Mandant mit der Kanzlei Kontakt aufnimmt, bittet sie um Informationen über die gegnerische Partei in dieser Rechtsangelegenheit. In der Regel handelt es sich dabei um einen Namen und eine Adresse, anhand derer die Kanzlei eine COI-Überprüfung durchführt. Ein Mitarbeiter durchsucht Akten und Datenbanken, um sicherzustellen, dass die gegnerische Partei in dieser oder einer ähnlichen Rechtsangelegenheit nicht von der Kanzlei konsultiert oder vertreten worden ist.
Das (menschliche) Problem
Die menschliche Sorgfaltspflicht reicht nicht aus, um eine 100-prozentige Gründlichkeit in diesem Prozess zu gewährleisten. Zunächst einmal ist die manuelle Verteilung von COI-Richtlinien per E-Mail oder über Online-Dokumente uneinheitlich und unzuverlässig, und es wird viel Zeit damit verbracht, Mitarbeiter zum Ausfüllen ihrer COI-Formulare zu bewegen. Wenn die Anwaltskanzlei einen umfangreichen Mandantenstamm und eine beträchtliche Anzahl vergangener und aktueller Fälle hat, ist es noch schwieriger, Mitarbeiterkonflikte ausfindig zu machen, und die Aufzeichnungen für viele von ihnen sind möglicherweise papierbasiert. Selbst wenn diese Aufzeichnungen digitalisiert sind, können sie in unterschiedlichen Datenbanken oder an verschiedenen Standorten gespeichert sein.
Wenn eine COI-Prüfung manuell durchgeführt wird, ist es unvermeidlich, dass Fehler gemacht werden. Vor allem, weil die sich wiederholende und unerbittliche Plackerei bei der Suche nach COI-Erklärungen und beim Durchsuchen einer Fülle von Unterlagen zu Fehlern führt.
Was diesen traditionellen Ansatz noch unhaltbarer macht, ist die Notwendigkeit für viele Anwaltskanzleien, ihre Mandanten auf einer weltweit Fundament. Widersprüche ein ernstes Problem darstellen für Anwaltskanzleien, die in verschiedenen Rechtsordnungen tätig sind, in denen unterschiedliche Verhaltenskodizes gelten können. Diese weltweit tätigen Kanzleien haben unter Umständen enorme Mengen an Unterlagen zu prüfen, was die Mitarbeiter der Rechtsabteilung bis an die Grenzen belasten kann. In einigen Fällen verfügt die Kanzlei möglicherweise nicht über eine klare oder kohärente Strategie für den Umgang mit potenziellen Konflikten bei lokalen oder grenzüberschreitenden Angelegenheiten.
Dies und die anderen Zwänge, die sich aus einer immer komplexeren und sich ständig weiterentwickelnden Rechtslandschaft ergeben, verkomplizieren einen ohnehin schon schwierigen Prozess. Alles in allem erhöhen praktische Ansätze bei der COI-Prüfung die Kosten und das Potenzial für Verstöße gegen die Konfliktregeln, mit Konsequenzen, die von aufsichtsrechtlichen Disziplinarmaßnahmen bis hin zum Ausschluss aus der Anwaltschaft, Schadenersatzforderungen des Mandanten und einem blauen Auge für den Ruf und das Ansehen einer Kanzlei reichen.
Das ist eine risikobehaftete Situation, die noch dadurch verschärft wird, dass es Anwaltskanzleien gibt, die sich darauf spezialisiert haben, gegen andere Anwälte wegen angeblicher Konflikte vorzugehen.
Einige aktuelle Beispiele?
Interessenkonflikte gibt es in allen Formen und Größen, und sie können durch unbedachte Entscheidungen oder reine Versäumnisse der beteiligten Anwaltskanzlei verursacht werden. Zwei aktuelle Beispiele an sehr unterschiedlichen Enden der Skala?
- Kattan Muchin Rosenman, eine in Chicago ansässige Kanzlei mit über 600 Anwälten in 14 Büros in den USA, London und Shanghai, wurde von der Vertretung von Mylan Pharmaceuticals in drei Rechtsstreitigkeiten gegen Valeant Pharmaceuticals International ausgeschlossen , da sie bereits Bausch & Lomb, eine Tochtergesellschaft von Valeant, vertreten hatte.
- Matthew V. Daley von der Anwaltskanzlei The Nice in Terre Haute, Indiana, wurde vom Obersten Gerichtshof von Indiana öffentlich gerügt; Daley war zum Pflichtverteidiger für zwei Einbruchsverdächtige ernannt worden, erklärte sich aber bereit, den zweiten privat zu vertreten (ohne sich die Mühe zu machen, die Anklageschrift zu lesen) und erhielt einen Vorschuss in Höhe von $ 1.450,00 und ging dazu über, im Namen dieses (zahlenden!) Mandanten Unterlagen einzureichen. Dies war ein offensichtlicher Verstoß gegen den Grundsatz der gegenseitigen Anerkennung in Bezug auf das Niveau der Dienstleistungen, die er für jeden Klienten erbrachte.
Was ist mit der Automatisierung Ihres Interessenkonfliktprozesses verbunden?
Die Workflow-Automatisierung des COI-Prozesses mithilfe einer SaaS-Plattform oder -Lösung kann Effizienz und Vorteile bieten, die nicht nur den Prozess, sondern Ihr gesamtes Ethik- und Compliance-Programm auf Vordermann bringen können. Das Geheimnis besteht darin, ein juristisches Workflow-Automatisierungstool zu wählen, das über alle erforderlichen Funktionen und die nötige Flexibilität verfügt, um Ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen.
Hier nur zwei beispielhafte Ansätze für den COI-Prozess , die nur mit einer guten Workflow-Automatisierungslösung realisierbar sind:
Ansatz A:
Ein Online-Portal enthält "intelligente" COI-Formulare, und die Mitarbeiter werden in der Regel einmal im Jahr aufgefordert, diese auszufüllen. Diese Formulare werden von der Anwaltskanzlei genau nach ihren eigenen Anforderungen gestaltet, ebenso wie der gesamte Arbeitsablauf.
Sobald ein Formular ausgefüllt und eingereicht ist, kann es (falls erforderlich) entsprechend eskaliert werden, um Genehmigungen zu erhalten oder Probleme zu lösen. Die Antworten jeder Person werden archiviert, so dass das Unternehmen über einen nachvollziehbaren Prüfpfad verfügt.
Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, werden automatische Erinnerungen an die Mitarbeiter geschickt, damit sie diese Formulare ausfüllen, und die Vorgesetzten können leicht sehen, wer antwortet und wer nicht. Erkannte Konflikte können von Jahr zu Jahr übertragen werden, da die Mitarbeiter ihr Profil einfach jedes Jahr aktualisieren können.
"...das Übel [einer widersprüchlichen Vertretung] . . liegt in dem, was der Anwalt sich gezwungen sieht, zu unterlassen".
U.S. Supreme Court
Holloway vs. Arkansas
All diese Informationen können zentral gespeichert werden, so dass alle Beteiligten auf eine zuverlässige Ressource zugreifen können, anstatt Tabellenkalkulationen und E-Mails zu suchen. Wenn der Workflow in ein Content-Management-System integriert ist, können die bisherigen Aufzeichnungen des Unternehmens analysiert werden, um mögliche Konflikte zu erkennen.
Ansatz B:
Online-Formulare oder ein Portal werden von den Kanzleimitarbeitern nur dann verwendet, wenn ein Konflikt bekannt ist, da sie um eine Genehmigung bitten müssen, um voranzukommen. Wie im vorangegangenen Beispiel werden alle Anträge, individuellen Arbeitsabläufe usw. zentral gespeichert und sind für das Management sichtbar.
Die Vorteile der COI-Workflow-Automatisierung?
Sofortige, prüfungsreife Berichterstattung bedeutet, dass eine Anwaltskanzlei ad hoc Berichte, aus denen hervorgeht, wer COI-Informationen bereitstellt und welche Konflikte bestehen. Das zeigt, dass ihr COI-Verfahren vertretbar ist und einer Überprüfung durch Kunden oder Gerichte standhalten kann.- Erweiterte Möglichkeiten durch Integration, da ein COI-Workflow mit bestehenden Plattformen und Systemen verbunden werden kann.
- Überprüfbare und sichere Genehmigungen, wenn die Workflow-Automatisierungssoftware Werkzeuge für elektronische Unterschriften enthält.
- Verbesserte Überwachung und Verwaltung über zentralisierte Dashboards, die Einblick in jede Phase eines Arbeitsablaufs bieten.
- Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen im Vergleich zu manuellen Prozessen durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die sich unmittelbar auf den ROI auswirken.
- Höhere Effizienz und Reaktionsfähigkeit, da das COI-Verfahren gestrafft und beschleunigt wird, so dass eine Anwaltskanzlei ihren Kunden einen besseren Service und Mehrwert bieten kann.
