¿Uno de los procesos de los bufetes de abogados que necesita con más urgencia la automatización del flujo de trabajo jurídico? Los procedimientos de conflicto de intereses, que deben gestionarse con precisión para evitar riesgos indebidos.
En entradas anteriores, expusimos por qué los flujos de trabajo de los acuerdos de confidencialidad y la gestión de casos deberían encabezar la lista de procesos que un bufete de abogados debe automatizar el año que viene. Qué hace que la automatización de la COI tenga la misma urgencia?
En primer lugar, veamos cómo se vigilan tradicionalmente los posibles conflictos de intereses en los bufetes de abogados.
El proceso de COI que estamos abordando es para descubrir conflictos de intereses entre el propio personal jurídico de un bufete de abogados. Se producen cuando la representación de un cliente perjudica directamente a otro cliente, y/o cuando dicha representación se vería afectada negativamente por el deber de un abogado para con otro cliente actual, un antiguo cliente, o por cualquier interés personal por parte del abogado.
¿Cómo intenta evitarlo un bufete de abogados? Cuando un posible nuevo cliente se pone en contacto con el bufete, éste le pide información sobre la parte contraria en ese asunto jurídico. Normalmente, se trata de un nombre y una dirección, que el bufete utiliza para completar una comprobación de COI. Un empleado busca en archivos y bases de datos para asegurarse de que la parte contraria no ha sido consultada o representada por el bufete en relación con ese caso o con un asunto jurídico similar.
El problema (de las personas)
La diligencia debida humana no basta para garantizar el 100% de rigor en este proceso. Para empezar, la distribución manual de las políticas de COI a través de correo electrónico o documentos en línea es dispersa y poco fiable, con grandes cantidades de tiempo dedicado a perseguir a las personas para que rellenen sus formularios de COI. Si el bufete tiene una amplia lista de clientes y un número considerable de casos pasados y presentes, es aún más difícil espiar los conflictos del personal, y los registros de muchos de ellos pueden estar en papel. Incluso si esos registros están digitalizados, pueden estar almacenados en bases de datos dispares o en múltiples ubicaciones.
Es inevitable que se produzcan descuidos cuando un control de COI se realiza manualmente. Sobre todo porque el trabajo repetitivo e incesante de buscar declaraciones de COI y buscar en un montón de registros provoca errores.
Lo que hace que este enfoque tradicional sea aún más insostenible es la necesidad de muchos bufetes de abogados de atender a los clientes de forma global base. Conflictos plantean un grave problema para bufetes de abogados que operan en distintas jurisdicciones, donde pueden aplicarse códigos de conducta diferentes. Estas empresas globales pueden tener que revisar enormes cantidades de documentación, lo que puede poner al personal jurídico al límite. En algunos casos, el bufete puede carecer de una política clara o cohesionada para gestionar posibles conflictos en asuntos locales o transfronterizos.
Esto, junto con otras presiones derivadas de un panorama jurídico cada vez más complejo y en constante evolución, complica un proceso ya de por sí difícil. En conjunto, los enfoques prácticos de la comprobación de la COI aumentan los costes y la posibilidad de infringir las normas de conflicto, con consecuencias que van desde la disciplina reglamentaria a la inhabilitación, pasando por la indemnización por daños y perjuicios solicitada por el cliente y el menoscabo de la reputación y el prestigio del bufete.
Es una situación cargada de riesgos, agravada por el hecho de que hay bufetes especializados en emprender acciones contra otros abogados por supuestos conflictos.
¿Algunos ejemplos recientes?
Los conflictos de intereses adoptan todas las formas y tamaños, y pueden estar causados por decisiones desaconsejables o por puro descuido por parte del bufete de abogados implicado. Dos ejemplos recientes en extremos muy diferentes de la escala...
- Kattan Muchin Rosenman, un bufete con sede en Chicago y más de 600 abogados en 14 oficinas repartidas por EE.UU., Londres y Shanghai, fue descalificado para representar a Mylan Pharmaceuticals en tres litigios contra Valeant Pharmaceuticals International debido a que ya representaba a Bausch & Lomb, filial de Valeant.
- Matthew V. Daley de The Nice Law Firm en Terre Haute, Indiana, recibió una reprimenda pública del Tribunal Supremo de Indiana; Daley había sido nombrado defensor público de dos sospechosos de robo, pero accedió a representar privadamente al segundo (sin molestarse en leer los cargos) y obtuvo un anticipo de 1.450 dólares, y se dedicó a presentar la documentación en nombre de ese cliente (¡que pagaba!). Esto era un COI obvio en términos del nivel de servicio que estaba llevando a cabo en nombre de cada cliente.
¿Qué implica la automatización del proceso de conflictos de intereses?
La automatización del flujo de trabajo del proceso de COI utilizando una plataforma o solución SaaS puede proporcionar eficiencias y beneficios que pueden impulsar no sólo el proceso, sino todo su programa de ética y cumplimiento. El secreto está en adoptar una herramienta de automatización del flujo de trabajo jurídico que cuente con todas las funciones necesarias y la flexibilidad necesaria para satisfacer sus distintas demandas.
He aquí dos ejemplos de enfoques del proceso de COI que sólo una buena solución de automatización del flujo de trabajo puede hacer viables:
Enfoque A:
Un portal en línea contiene formularios "inteligentes" de COI, y se envían notificaciones a los empleados para que los cumplimenten, normalmente cada año. El bufete diseña estos formularios de acuerdo con sus requisitos exactos, al igual que todo el flujo de trabajo.
Una vez cumplimentado y enviado un formulario, puede escalarse adecuadamente (si es necesario) para recibir aprobaciones o resolver problemas. Las respuestas de cada persona se archivan, lo que proporciona a la empresa una pista de auditoría defendible.
Para garantizar el cumplimiento, se envían recordatorios automáticos al personal para que cumplimente estos formularios, y los gestores pueden ver fácilmente quién responde y quién no. Los conflictos detectados pueden trasladarse de un año a otro, ya que los empleados sólo tienen que actualizar su perfil cada año.
"...el mal [de una representación conflictiva] . . está en lo que el abogado se ve obligado a abstenerse de hacer".
Tribunal Supremo de EE.UU.
Holloway contra Arkansas
Toda esta información puede almacenarse de forma centralizada, para que todas las partes puedan acceder a un recurso fiable, en lugar de andar a la caza de hojas de cálculo y correos electrónicos. Si el flujo de trabajo se integra con un sistema de gestión de contenidos, pueden analizarse los registros anteriores de la empresa para identificar posibles conflictos.
Enfoque B:
Los formularios en línea o un portal son utilizados por el personal del bufete sólo cuando se sabe que existe un conflicto, ya que necesitan pedir aprobación para seguir adelante. Al igual que en el ejemplo anterior, todas las solicitudes, flujos de trabajo individuales, etc., se almacenan de forma centralizada y son visibles para la dirección.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización del flujo de trabajo COI?
Informes inmediatos listos para la auditoría significa que un bufete de abogados puede ad hoc informes para identificar quién proporciona información sobre la COI y qué conflictos existen. Esto demuestra que su proceso de COI es defendible y capaz de responder al escrutinio judicial o de los clientes.- Capacidades ampliadas gracias a la integración, ya que un flujo de trabajo COI puede conectarse a plataformas y sistemas existentes.
- Aprobaciones verificables y seguras, si el software de automatización del flujo de trabajo incluye herramientas de firma electrónica.
- Mejora de la supervisión y la gestión mediante cuadros de mando centralizados, que ofrecen visibilidad de todas las fases de un flujo de trabajo.
- Ahorro significativo de tiempo y costes con respecto a los procesos manuales, mediante la automatización de tareas repetitivas para un impacto inmediato en el retorno de la inversión.
- Mayor eficacia y capacidad de respuesta, ya que el proceso de COI se agiliza y acelera, lo que permite al bufete ofrecer un mejor servicio y valor a sus clientes.
