Automatiser les flux de travail relatifs aux conflits d'intérêts : C'est vital pour les cabinets d'avocats en 2019
L'un des processus des cabinets d'avocats qui a le plus besoin de l'automatisation du flux de travail juridique ? Les procédures relatives aux conflits d'intérêts, qui doivent être gérées avec précision afin d'éviter tout risque excessif.
Dans les articles précédents, nous avons expliqué pourquoi les flux de travail relatifs aux accords de non-divulgation et à la gestion des dossiers devraient figurer en tête de la liste des processus à automatiser au cours de l'année à venir dans un cabinet d'avocats. Pourquoi l'automatisation des informations sur les pays d'origine est-elle aussi urgente ?
Tout d'abord, examinons la manière dont les conflits d'intérêts potentiels sont traditionnellement gérés par les cabinets d'avocats.
La procédure d'information sur les pays d'origine dont il est question ici vise à mettre au jour les conflits d'intérêts au sein du personnel juridique d'un cabinet d'avocats. Ces conflits surviennent lorsque la représentation d'un client est directement préjudiciable à un autre client, et/ou lorsque cette représentation est affectée par le devoir d'un avocat envers un autre client actuel, un ancien client, ou par tout intérêt personnel de l'avocat.
Comment un cabinet d'avocats tente-t-il d'éviter cela ? Lorsqu'il est contacté par un nouveau client potentiel, le cabinet demande des informations sur la partie adverse dans cette affaire juridique. Il s'agit généralement d'un nom et d'une adresse, que le cabinet utilise pour effectuer une vérification des informations sur les pays d'origine. Un membre du personnel consulte les dossiers et les bases de données pour s'assurer que la partie adverse n'a pas été consultée ou représentée par le cabinet dans le cadre de cette affaire ou d'une affaire juridique similaire.
Le problème (des personnes)
La diligence humaine n'est pas suffisante pour garantir l'exhaustivité de ce processus. Tout d'abord, la distribution manuelle des politiques d'information sur les pays d'origine par courrier électronique ou par des documents en ligne est dispersée et peu fiable, et il faut passer beaucoup de temps à demander aux gens de remplir leurs formulaires d'information sur les pays d'origine. Si le cabinet d'avocats dispose d'une vaste liste de clients et d'un nombre important d'affaires passées et présentes, il est encore plus difficile d'identifier les conflits entre les membres du personnel, et les dossiers de bon nombre d'entre eux peuvent être sur papier. Même si ces dossiers sont numérisés, ils peuvent être stockés dans des bases de données disparates ou à plusieurs endroits.
Il est inévitable que des oublis se produisent lorsqu'une vérification des informations sur les pays d'origine est effectuée manuellement. D'autant plus que la corvée répétitive et incessante de la recherche des déclarations d'information sur les pays d'origine et de l'examen d'une multitude de dossiers est source d'erreurs.
Ce qui rend cette approche traditionnelle encore plus insoutenable, c'est la nécessité pour de nombreux cabinets juridiques de servir leurs clients sur un mode de travail à la carte. mondial pied. Conflits posent un problème sérieux pour les cabinets juridiques opérant dans différentes juridictions, où des codes de conduite différents peuvent s'appliquer. Ces cabinets internationaux peuvent avoir d'énormes quantités de documents à examiner, ce qui peut mettre les juristes à rude épreuve. Dans certains cas, le cabinet n'a pas de politique claire ou cohérente pour gérer les conflits potentiels dans les affaires locales ou transfrontalières.
Cette situation, ainsi que les autres pressions exercées par un paysage juridique de plus en plus complexe et en constante évolution, compliquent un processus déjà difficile. Dans l'ensemble, les approches pratiques de la vérification des informations sur les pays d'origine augmentent les coûts et le risque de violation des règles de conflit, avec des conséquences allant de la discipline réglementaire à la disqualification, en passant par les dommages-intérêts demandés par le client et l'atteinte à la réputation et à l'image de marque d'un cabinet.
Il s'agit d'une situation à risque, exacerbée par le fait qu'il existe des cabinets d'avocats spécialisés dans les poursuites contre d'autres avocats en raison de conflits présumés.
Quelques exemples récents ?
Les conflits d'intérêts prennent toutes les formes et toutes les tailles, et peuvent être causés par des décisions inopportunes ou par une simple négligence de la part du cabinet d'avocats concerné. Deux exemples récents à des extrémités très différentes de l'échelle ?
- Kattan Muchin Rosenman, un cabinet basé à Chicago qui compte plus de 600 avocats répartis dans 14 bureaux aux États-Unis, à Londres et à Shanghai, a été disqualifié pour représenter Mylan Pharmaceuticals dans trois litiges contre Valeant Pharmaceuticals International en raison du fait qu'il représentait déjà Bausch & Lomb, une filiale de Valeant.
- Matthew V. Daley, du cabinet Nice Law Firm à Terre Haute, Indiana, a reçu une réprimande publique de la Cour suprême de l'Indiana ; Daley avait été désigné comme défenseur public de deux personnes soupçonnées de cambriolage, mais il a accepté de représenter le second à titre privé (sans prendre la peine de lire les chefs d'accusation), a reçu une provision de 1 450 $ et a entrepris de déposer des documents au nom de ce client (qui payait !). Il s'agissait là d'un conflit d'intérêts évident en ce qui concerne le niveau de service qu'il entreprenait au nom de chaque client.
Qu'implique l'automatisation de votre processus de gestion des conflits d'intérêts ?
L'automatisation du processus d'information sur les pays d'origine à l'aide d'une plateforme ou d'une solution SaaS peut apporter des gains d'efficacité et des avantages qui peuvent faire démarrer non seulement le processus, mais aussi l'ensemble de votre programme d'éthique et de conformité. Le secret consiste à adopter un outil d'automatisation du flux de travail juridique qui dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires et de la flexibilité requise pour répondre à vos exigences spécifiques.
Voici deux exemples d'approches du processus d'information sur les pays d'origine que seule une bonne solution d'automatisation des flux de travail peut rendre possibles :
Approche A :
Un portail en ligne contient des formulaires "intelligents" d'information sur les pays d'origine, et les collaborateurs reçoivent des notifications pour les remplir, généralement sur une base annuelle. Ces formulaires sont conçus par le cabinet d'avocats en fonction de ses besoins exacts, tout comme l'ensemble du flux de travail.
Une fois qu'un formulaire est rempli et soumis, il peut faire l'objet d'une escalade appropriée (si nécessaire) pour recevoir des approbations ou pour que des problèmes soient résolus. Les réponses de chaque personne sont archivées, ce qui permet à l'entreprise de disposer d'une piste d'audit défendable.
Pour garantir la conformité, des rappels automatiques sont envoyés au personnel pour qu'il remplisse ces formulaires, et les responsables peuvent facilement voir qui répond ou ne répond pas. Les conflits identifiés peuvent être reportés d'une année sur l'autre, car les membres du personnel n'ont qu'à mettre à jour leur profil chaque année.
"...le mal [d'une représentation conflictuelle]... est dans ce que l'avocat se trouve contraint de ne pas faire". est dans ce que l'avocat se voit contraint de s'abstenir de faire".
Cour suprême des États-Unis
Holloway vs. Arkansas
Toutes ces informations peuvent être stockées de manière centralisée, de sorte que toutes les parties peuvent accéder à une ressource fiable, au lieu de rechercher des feuilles de calcul et des courriels. Si le flux de travail est intégré à un système de gestion de contenu, les dossiers antérieurs de l'entreprise peuvent être analysés afin d'identifier tout conflit potentiel.
Approche B :
Les formulaires en ligne ou un portail ne sont utilisés par les collaborateurs du cabinet juridique que lorsqu'ils savent qu'il existe un conflit, car ils doivent demander l'autorisation d'aller de l'avant. Comme dans l'exemple précédent, toutes les demandes, les flux de travail individuels, etc. sont stockés de manière centralisée et visibles par la direction.
Les avantages de l'automatisation du flux de travail de l'information sur les pays d'origine ?
Rapports immédiats, prêts pour l'audit signifie qu'un cabinet d'avocats peut fonctionner ad hoc afin d'identifier les personnes qui fournissent des informations sur les pays d'origine et les conflits existants. Cela montre que leur procédure d'information sur les pays d'origine est défendable et qu'elle est capable de répondre à l'examen des clients ou des tribunaux.- Des capacités élargies grâce à l'intégration, car le flux de travail de l'information sur les pays d'origine peut être connecté aux plates-formes et systèmes existants.
- Approbations vérifiables et sécurisées, si le logiciel d'automatisation du flux de travail comprend des outils de signature électronique.
- Amélioration de la surveillance et de la gestion grâce à des tableaux de bord centralisés, offrant une visibilité sur chaque étape d'un flux de travail.
- Des économies de temps et d'argent considérables par rapport aux processus manuels, grâce à l'automatisation des tâches répétitives, pour un retour sur investissement immédiat.
- Efficacité et réactivité accrues, car la procédure d'information sur les pays d'origine est rationalisée et accélérée, ce qui permet à un cabinet juridique d'offrir un meilleur service et une plus grande valeur ajoutée à ses clients.
