¿Cuál es uno de los procesos de los bufetes de abogados que más urgentemente necesita la automatización del flujo de trabajo jurídico? Los procedimientos de conflicto de intereses (COI), que deben gestionarse con precisión para evitar riesgos indebidos.
En publicaciones anteriores, explicamos por qué los acuerdos de confidencialidad y los flujos de trabajo de gestión de casos deben ser prioritarios en la lista de procesos que los bufetes de abogados deben automatizar durante el próximo año. ¿Por qué la automatización de los conflictos de intereses tiene la misma urgencia?
En primer lugar, veamos cómo los bufetes de abogados suelen controlar los posibles conflictos de intereses.
El proceso de COI que estamos abordando tiene como objetivo descubrir conflictos de intereses entre el personal jurídico de un bufete de abogados. Estos se producen cuando la representación de un cliente es directamente contraria a los intereses de otro cliente, y/o cuando dicha representación se ve afectada negativamente por el deber de un abogado hacia otro cliente actual, un antiguo cliente o por cualquier interés personal por parte del abogado.
¿Cómo intenta evitarlo un bufete de abogados? Cuando un posible nuevo cliente se pone en contacto con él, el bufete solicita información sobre la parte contraria en ese asunto legal. Por lo general, se trata del nombre y la dirección, que el bufete utiliza para realizar una comprobación de conflictos de intereses. Un miembro del personal busca en los archivos y bases de datos para asegurarse de que la parte contraria no ha sido consultada o representada por el bufete en relación con ese caso o con un asunto legal similar.
El problema (de las personas)
La diligencia debida humana no es suficiente para garantizar una exhaustividad del 100 % en este proceso. Para empezar, la distribución manual de las políticas de COI por correo electrónico o documentos en línea es dispersa y poco fiable, y se dedica mucho tiempo a perseguir a las personas para que rellenen sus formularios de COI. Si el bufete de abogados tiene una amplia cartera de clientes y un número considerable de casos pasados y presentes, es aún más difícil detectar los conflictos entre el personal, y es posible que muchos de los registros estén en papel. Incluso si esos registros están digitalizados, es posible que estén almacenados en bases de datos dispares o en múltiples ubicaciones.
Es inevitable que se produzcan descuidos cuando la comprobación de conflictos de intereses se realiza manualmente. Sobre todo porque la tarea repetitiva y agotadora de recabar declaraciones de conflictos de intereses y buscar entre una gran cantidad de registros provoca errores.
Lo que hace que este enfoque tradicional sea aún más insostenible es la necesidad de muchos bufetes de abogados de atender a sus clientes en un global Conflictos plantear un problema grave para bufetes de abogados que operan en diferentes jurisdicciones, donde pueden aplicarse diferentes códigos de conducta. Esos bufetes internacionales pueden tener que revisar enormes cantidades de documentación, lo que puede suponer una carga excesiva para el personal jurídico. En algunos casos, es posible que el bufete no cuente con una política clara y coherente para gestionar posibles conflictos en asuntos locales o transfronterizos.
Esto, junto con otras presiones derivadas de un panorama jurídico cada vez más complejo y en constante evolución, complica un proceso que ya de por sí es difícil. En definitiva, los enfoques prácticos para la verificación de conflictos de intereses aumentan los costes y la posibilidad de infringir las normas sobre conflictos, con consecuencias que van desde sanciones reglamentarias hasta la inhabilitación, reclamaciones por daños y perjuicios por parte del cliente y un golpe a la reputación y el prestigio de la empresa.
Es una situación llena de riesgos, agravada por el hecho de que hay bufetes de abogados especializados en emprender acciones contra otros abogados por supuestos conflictos.
¿Algunos ejemplos recientes?
Los conflictos de intereses pueden adoptar formas y magnitudes muy diversas, y pueden deberse a decisiones desacertadas o a simples descuidos por parte del bufete de abogados implicado. ¿Dos ejemplos recientes en extremos muy diferentes de la escala?
- Kattan Muchin Rosenman, un bufete con sede en Chicago que cuenta con más de 600 abogados en 14 oficinas repartidas por Estados Unidos, Londres y Shanghái, fue descalificado para representar a Mylan Pharmaceuticals en tres litigios contra Valeant Pharmaceuticals International debido a que ya representaba a Bausch & Lomb, una filial de Valeant.
- Matthew V. Daley, del bufete The Nice Law Firm de Terre Haute, Indiana, recibió una reprimenda pública del Tribunal Supremo de Indiana. Daley había sido designado defensor público de dos sospechosos de robo, pero aceptó representar en privado al segundo (sin molestarse en leer los cargos) y obtuvo unos honorarios de 1450 dólares, y procedió a presentar la documentación en nombre de ese cliente (¡que pagaba!). Se trataba de un claro conflicto de intereses en cuanto al nivel de servicio que prestaba en nombre de cada cliente.
¿Qué implica automatizar su proceso de conflicto de intereses?
La automatización del flujo de trabajo del proceso COI mediante una plataforma o solución SaaS puede proporcionar eficiencias y beneficios que pueden impulsar no solo el proceso, sino todo su programa de ética y cumplimiento. El secreto está en adoptar una herramienta de automatización del flujo de trabajo legal que cuente con todas las características y la flexibilidad necesarias para satisfacer sus demandas específicas.
A continuación se presentandos ejemplos de enfoques del proceso COI quesolo una buena solución de automatización del flujo de trabajo puede hacer viables:
Enfoque A:
Un portal en línea contiene formularios «inteligentes» de COI, y los empleados reciben notificaciones para completarlos, normalmente una vez al año. Estos formularios están diseñados por el bufete de abogados según sus propios requisitos específicos, al igual que todo el flujo de trabajo.
Una vez que se completa y envía un formulario, se puede escalar adecuadamente (si es necesario) para recibir aprobaciones o resolver problemas. Las respuestas de cada persona se archivan, lo que proporciona a la empresa un registro de auditoría defendible.
Para garantizar el cumplimiento, se envían recordatorios automáticos al personal para que rellene estos formularios, y los responsables pueden ver fácilmente quién ha respondido y quién no. Cualquier conflicto identificado puede trasladarse de un año a otro, ya que los empleados pueden simplemente actualizar su perfil cada año.
«... el mal [de una representación conflictiva]... reside en lo que el abogado se ve obligado a abstenerse de hacer»,
Tribunal Supremo de los Estados Unidos
Holloway contra Arkansas
Toda esta información se puede almacenar de forma centralizada, de modo que todas las partes puedan acceder a un recurso fiable, en lugar de tener que buscar hojas de cálculo y correos electrónicos. Si el flujo de trabajo está integrado con un sistema de gestión de contenidos, se pueden analizar los registros anteriores de la empresa para identificar posibles conflictos.
Enfoque B:
El personal del bufete de abogados solo utiliza formularios en línea o un portal cuando se sabe que existe un conflicto, ya que necesitan solicitar autorización para seguir adelante. Al igual que en el ejemplo anterior, todas las solicitudes, los flujos de trabajo individuales, etc., se almacenan de forma centralizada y son visibles para la dirección.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización del flujo de trabajo del COI?
Informes inmediatos y listos para auditoría significa que un bufete de abogados puede funcionar ad hoc informes para identificar quién proporciona información sobre conflictos de intereses y qué conflictos existen. Esto demuestra que su proceso de gestión de conflictos de intereses es defendible y capaz de satisfacer el escrutinio de los clientes o de los tribunales.- Capacidades ampliadas mediante la integración, ya que un flujo de trabajo COI puede conectarse a plataformas y sistemas existentes.
- Aprobaciones verificables y seguras, si el software de automatización del flujo de trabajo incluye herramientas de firma electrónica.
- Mejora de la supervisión y la gestiónmediante paneles de control centralizados, que proporcionan visibilidad en cada etapa del flujo de trabajo.
- Ahorro significativo de tiempo y costes en comparación con los procesos manuales, gracias a la automatización de tareas repetitivas, lo que se traduce en un impacto inmediato en el retorno de la inversión.
- Mayor eficiencia y capacidad de respuesta, ya que el proceso de COI se agiliza y acelera, lo que permite a los bufetes de abogados ofrecer un mejor servicio y valor a sus clientes.
