Das zentrale Nutzenversprechen für BPM-Suites ist die Prozesseffizienz. Weitere Vorteile sind die Kodifizierung von Best Practices und die Gewährleistung der Einhaltung bestehender Gesetze und interner Richtlinien. Eine internationale Bank kombinierte BPM und Dokumentenerstellung, um einen anderen Nutzen zu erzielen: Risikominderung.
Die Bank hatte mit zwei Hauptproblemen bei ihren gewerblichen Krediten für das mittlere Marktsegment zu kämpfen: Erstens sammelten die Kundenbetreuer Hunderte von diskreten Daten über einen anstehenden Kredit und verfassten ein langes Dokument, in dem sie die Gültigkeit des Kreditantrags begründeten. Die Kundenbetreuer verbrachten nicht nur einen Tag oder mehr mit dem Verfassen dieser Dokumente, sondern auch der Kreditausschuss musste viel Zeit aufwenden, um die Berichte zu durchforsten und mögliche Probleme mit dem Antrag zu identifizieren. Da der Prozess vollständig manuell durchgeführt wurde, war er nicht nur ineffizient, sondern auch sehr anfällig für menschliche Fehler. Und menschliches Versagen kann bei umfangreichen kommerziellen Darlehen leicht zu Gewinneinbußen führen.
Das zweite Problem der Bank hatte mit internem Betrug zu tun - Absprachen zwischen einem Kundenbetreuer und einem Kunden, um die Genehmigung eines umfangreichen Geschäftskredits auf der Grundlage gefälschter Informationen zu erhalten. Um beide Probleme zu lösen, entwickelte und implementierte die Bank einen automatisierten Prozess, der herkömmliche BPM-Technologie mit HotDocs, der branchenführenden Plattform zur Dokumentenerstellung, kombinierte.
Der Kreditvergabeprozess der Bank wird ausgelöst, wenn sich der Kunde mit einem Kundenbetreuer trifft. Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, die internen Datenbankeinträge der Bank auf relevante Informationen über den Kunden zu überprüfen und die Daten in ein stark strukturiertes HotDocs-Interview (eine Abfolge von Formularen zur Datenerfassung) einzutragen. Das Interview enthält Felder für mehr als 6.000 diskrete Datenelemente; durch eine in das Interview eingebaute bedingte Logik werden die Fragen jedoch auf die spezifischen Kreditbedingungen zugeschnitten. So muss ein Kunde, der einen Kredit für eine Hotelerweiterung beantragt, möglicherweise nur einige hundert Daten angeben, während ein Kunde, der einen Kredit für die Erweiterung eines Lebensmittelgeschäfts beantragt, möglicherweise einige tausend verschiedene Daten angeben muss. Sobald das Interview abgeschlossen ist, legt der Kundenbetreuer es einfach dem Kreditausschuss vor, so dass der langwierige, manuell erstellte Bericht entfällt.
Nach der Übermittlung des Interviews wird der Kundenbetreuer ausgesperrt, so dass die Antworten nicht nachträglich geändert werden können. Auf der Grundlage der Skriptlogik werden die Daten dem Kreditausschuss je nach Einhaltung der Richtlinien und der internen Datenkonsistenz in einem farbcodierten Format präsentiert. Eine Antwort, die nicht mit den Richtlinien oder anderen Daten im Interview übereinstimmt, wird in rot dargestellt, eine Antwort, die an der Grenze zur Inkonsistenz liegt, in gelb, und eine Antwort, die konsistent ist, in grün. Auf diese Weise kann der Kreditausschuss schnell feststellen, ob ein Kredit genehmigt werden sollte. Der Prozess ist nicht nur wesentlich schneller als der alte Ansatz, sondern schließt auch menschliche Fehler praktisch aus.
Nach der Genehmigung eines Kredits hat der Kundenbetreuer erneut Zugriff - ein notwendiger Schritt, da einige Daten nach der Genehmigung erfasst werden müssen. Allerdings ist der ursprüngliche Datensatz gesperrt, so dass der Kundenbetreuer keine Änderungen vornehmen kann. Durch diesen einzigen Schritt im Prozess konnte ein beträchtlicher Prozentsatz der Fälle von heimlichen Absprachen vermieden werden.
Da HotDocs eine leistungsstarke, flexible Plattform für die Dokumentenerstellung ist, muss keines der Kreditdokumente der Bank nachträglich bearbeitet werden. Da alle Daten direkt in ein HotDocs-Interview eingegeben wurden, erfolgt die Erstellung des Darlehensvertrags und aller Sicherheitsdokumente praktisch sofort - so schnell wie ein Laserdrucker Seiten ausgeben kann.
Das Prozessautomatisierungsprojekt der Bank hat alle wichtigen Vorteile von BPM gebracht. Ein Kreditprozess, der früher drei Tage dauerte, kann jetzt in weniger als einer Stunde abgeschlossen werden. Das von HotDocs geführte Interview hat die Best Practices der Bank kodifiziert und die Einhaltung der eigenen internen Kreditvergaberichtlinien und der geltenden Gesetze durchgesetzt. Am wichtigsten ist vielleicht, dass der Kreditvergabe-Workflow der Bank das Risiko verringert hat, indem die Möglichkeit menschlicher Fehler drastisch reduziert und interner Betrug erheblich erschwert wurde.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
