BPM套件的核心价值主张在于流程效率。其他效益包括最佳实践的规范化以及确保符合现行法律和内部政策。某国际银行将BPM与文档生成相结合，从而获得了另一项效益：风险缓解。
该银行的中型市场商业贷款业务面临两大主要问题：首先，客户经理需要收集数百项关于待批贷款的独立数据项，并起草冗长的文件来证明贷款申请的有效性。 客户经理不仅需要耗费一天甚至更长时间撰写这些文件，贷款委员会还必须投入大量时间逐条审查报告以排查申请中的潜在问题。由于整个流程完全依赖人工操作，不仅效率低下，更极易产生人为失误。而在大额商业贷款领域，人为失误往往会直接导致利润损失。
该银行的第二个问题涉及内部欺诈——某客户经理与客户串通，利用虚假信息成功申请到一笔大额商业贷款。为解决这两个问题，银行构建并部署了自动化流程，该流程融合了传统BPM技术与行业领先的文档生成平台HotDocs。
当客户与客户经理会面时，银行的贷款发起流程即被触发。流程的第一步是查询银行内部数据库中与客户相关的信息，并将数据写入高度结构化的HotDocs访谈系统（即一系列数据收集表单）。该访谈系统包含6000余个独立数据字段，但内置的条件逻辑会根据具体贷款情况动态调整问题。 例如，申请酒店扩建贷款的客户可能只需提供数百项数据，而申请杂货店扩建贷款的客户则需提供数千项不同数据。访谈完成后，客户经理只需将访谈提交给贷款委员会，从而省去了耗时的手工撰写报告环节。
面试提交后，客户经理将被锁定权限，从而杜绝事后修改答案的可能性。系统依据脚本逻辑，根据政策合规性与内部数据一致性，以色码标识形式向贷款委员会呈现数据。 与政策或访谈其他数据不符的答案将以红色标注，存在边界性不一致的答案以琥珀色标注，符合要求的答案则显示为绿色。此举使贷款委员会能快速判断贷款审批可行性。该流程不仅显著快于传统方式，更几乎杜绝了人为失误。
贷款获批后，客户经理将重新获得数据访问权限——这是必要的步骤，因为部分数据需在审批后收集；但原始数据集已被锁定，客户经理无法进行修改。流程中的这一关键环节已有效杜绝了相当比例的串通行为。
由于HotDocs是一款功能强大且灵活的文档生成平台，银行的所有贷款文件在生成后均无需进行编辑。所有数据均直接录入HotDocs访谈界面，因此贷款合同及所有抵押文件的生成几乎是即时的——其速度取决于激光打印机的输出能力。
该银行的流程自动化项目已实现业务流程管理（BPM）的所有核心效益。原本耗时三天的贷款流程，如今不到一小时即可完成。HotDocs引导式访谈系统不仅将银行的最佳实践规范化，更确保了其内部贷款政策与现行法规的严格遵守。最重要的是，该行贷款发起工作流通过大幅降低人为失误概率并显著提升内部欺诈防范难度，有效实现了风险管控。
编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
