La propuesta de valor fundamental de las suites de BPM es la eficiencia de los procesos. Otras ventajas son la codificación de las mejores prácticas y el cumplimiento garantizado de las leyes vigentes y las políticas internas. Un banco internacional combinó el BPM y la generación de documentos para obtener una ventaja diferente: la mitigación de riesgos.
El banco se enfrentaba a dos problemas principales en su negocio de préstamos comerciales para el mercado medio: en primer lugar, los gestores de relaciones recopilaban cientos de datos discretos sobre un préstamo pendiente y redactaban un extenso documento en el que justificaban la validez de la solicitud de préstamo. Los gestores de relaciones no solo dedicaban un día o más a redactar estos documentos, sino que el comité de préstamos también tenía que dedicar mucho tiempo a revisar los informes para identificar posibles problemas con la solicitud. Dado que el proceso era totalmente manual, no solo era ineficiente, sino también muy susceptible de errores humanos. Y los errores humanos, en el caso de préstamos comerciales de gran cuantía, pueden provocar fácilmente pérdidas de beneficios.
El segundo problema del banco tenía que ver con el fraude interno: la colusión entre un gestor de relaciones y un cliente para conseguir la aprobación de un préstamo comercial considerable basándose en información fraudulenta. Para resolver ambos problemas, el banco creó e implementó un proceso automatizado que combinaba la tecnología BPM tradicional con HotDocs, la plataforma de generación de documentos líder en el sector.
El proceso de concesión de préstamos del banco se inicia cuando el cliente se reúne con un gestor de relaciones. El primer paso del proceso consiste en consultar los registros de la base de datos interna del banco para obtener información relevante sobre el cliente y escribir los datos en una entrevista HotDocs altamente estructurada (secuencia de formularios de recopilación de datos). La entrevista incluye campos para más de 6000 elementos de datos discretos; sin embargo, la lógica condicional incorporada en la entrevista adapta las preguntas a las circunstancias específicas del préstamo. Por ejemplo, un cliente que solicita un préstamo para la ampliación de un hotel puede que solo tenga que proporcionar unos cientos de datos, mientras que un cliente que solicita un préstamo para la ampliación de una tienda de comestibles puede que tenga que proporcionar varios miles de datos diferentes. Una vez completada la entrevista, el gestor de relaciones simplemente la envía al comité de préstamos, lo que elimina el largo informe redactado manualmente.
Una vez enviada la entrevista, el gestor de relaciones queda bloqueado, lo que impide la posibilidad de que se modifiquen las respuestas a posteriori. Basándose en la lógica del guion, los datos se presentan al comité de préstamos en un formato codificado por colores, en función del cumplimiento de la política y la coherencia de los datos internos. Las respuestas que no sean coherentes con la política o con otros datos de la entrevista se mostrarán en rojo, las respuestas que sean ligeramente incoherentes se mostrarán en ámbar y las respuestas que sean coherentes se mostrarán en verde. Este enfoque permite al comité de préstamos determinar rápidamente si se debe aprobar un préstamo. El proceso no solo es significativamente más rápido que el enfoque anterior, sino que también elimina prácticamente el error humano.
Una vez aprobado el préstamo, el gestor de relaciones vuelve a tener acceso, lo cual es necesario, ya que hay que recopilar algunos datos tras la aprobación; sin embargo, el conjunto de datos original queda bloqueado, lo que impide al gestor de relaciones realizar cambios. Este único paso del proceso ha eliminado un porcentaje considerable de casos de colusión.
Dado que HotDocs es una plataforma de generación de documentos potente y flexible, ninguno de los documentos de préstamo del banco necesita edición posterior a la generación. Como todos los datos se introdujeron directamente en una entrevista de HotDocs, la generación del contrato de préstamo y de toda la documentación colateral es prácticamente instantánea, tan rápida como la velocidad de impresión de una impresora láser.
El proyecto de automatización de procesos del banco ha aportado todas las ventajas clave del BPM. Un proceso de concesión de préstamos que antes tardaba tres días ahora se puede completar en menos de una hora. La entrevista guiada de HotDocs ha codificado las mejores prácticas del banco y ha reforzado el cumplimiento de sus propias políticas internas de concesión de préstamos y de la legislación vigente. Quizás lo más importante es que el flujo de trabajo de concesión de préstamos del banco ha mitigado el riesgo al reducir drásticamente la posibilidad de errores humanos y al dificultar mucho más el fraude interno.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
