Ihr Unternehmen ist nun also auch papierlos – großartig! In Zeiten der Pandemie können viele Unternehmen dies von sich behaupten; einige waren bereits vor 2020 papierlos, andere haben aufgrund des Lockdowns schnell umgestellt. Auch ohne die Pandemie wäre ein papierloses Modell schon seit einiger Zeit unvermeidlich gewesen.
Haben Sie eine Strategie für papierloses Dokumentenmanagement eingeführt?
Dennoch erhalten die meisten Unternehmen nach wie vor einige Dokumente in Papierform per Post. Zu Beginn bedeutet die Umstellung auf papierloses Arbeiten, dass die Teammitglieder eingehende Papierdokumente sammeln und in digitale Formate einscannen. Der Inhalt ist also zwar digital, aber werden Ihre Informationen so erstellt, organisiert und weitergegeben, dass sie einen effizienten Geschäftsbetrieb unterstützen?
Dokumentenmanagementprozesse, die schnell veralten
Viele Unternehmen erstellen einfach eine Ordnerstruktur auf einem Netzlaufwerk oder in Office 365 und speichern Dokumente dort. Einige Mitarbeiter speichern Dokumente auf lokalen Laufwerken oder Laptops, in Cloud-Speicher-Apps wie Box oder Dropbox oder sogar in E-Mail-Posteingängen. Obwohl die Dateien in digitaler Form vorliegen, bestehen weiterhin Probleme bei der Organisation und Suche.
Dokumente, die in einem Postfach oder auf einem lokalen Laufwerk gespeichert sind, stehen dem Team nicht zur Verfügung. Wenn sie geteilt werden müssen, werden sie als E-Mail-Anhänge an Kollegen verschickt. Das führt dazu, dass es mehrere Versionen eines Dokuments an verschiedenen Orten gibt. (Und dabei reden wir noch nicht mal über die Risiken, die das Versenden vertraulicher Infos per E-Mail mit sich bringt!)
Als nächsten Schritt vereinbaren alle Mitarbeiter der Kanzlei, Dateien im Kanzleiumfeld gemeinsam zu nutzen. Einige Mitarbeiter verwenden möglicherweise eigene Konventionen für die Benennung von Dateien oder sortieren Dateien in Ordner, in denen Kollegen nicht nach ihnen suchen würden. Bei der gemeinsamen Nutzung von Laufwerken ist die Schulung und Kontrolle der Mitarbeiter hinsichtlich der Ablageprotokolle zeitaufwändig und fehleranfällig.
Optimales Dokumentenmanagement: Erstellen, organisieren und teilen
Über die papierlose Arbeitsweise hinaus bedeutet dies, Technologien so zu optimieren, dass Dokumente und Informationen während ihrer gesamten Lebensdauer einfach erstellt, verwendet, gespeichert, abgerufen und geteilt werden können.
Ein effektives Dokumentenmanagementsystem, das in eine Kanzleiverwaltungsumgebung integriert ist, bietet eine Komplettlösung für die Verwaltung von Fällen vom ersten Kundenkontakt bis zum Abschluss des Falles. Software für die Verwaltung von Rechtsdokumenten bietet ein integriertes, fallorientiertes Organisationssystem für alle Dokumente. Dokumente gehen nicht verloren oder werden falsch abgelegt. Details zu jedem Dokument sind bekannt und gespeichert und liefern wertvolle Informationen für die Kanzleiverwaltung und die Einhaltung von Vorschriften.
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5 Best Practices für das Dokumentenmanagement
Um wirklich papierlos zu arbeiten, sollten Sie diese fünf Schritte berücksichtigen. Die optimale Lösung basiert auf der Automatisierung von Dokumenten-Workflows, Praxismanagement und Dokumentenmanagement-Software, die zusammenarbeiten. Das Ziel besteht darin, Dokumente und Informationen während der gesamten Lebensdauer eines Falls oder Dokuments zu erstellen, zu organisieren und auszutauschen und gleichzeitig die sensiblen Daten der Kunden zu schützen und die Standards zur Aufbewahrung von Informationen einzuhalten.
1. Erstellen Sie stets hochwertige Dokumente.
Von der Zusammenarbeit bis hin zur Speicherung und Sicherheit spielt das Dokumentenmanagement eine wichtige Rolle für die produktive Führung eines Unternehmens. Und natürlich ist die Optimierung der Dokumentenerstellung der erste Schritt für ein effektives Dokumentenmanagement. Für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen, beispielsweise in den Bereichen Geschäftsverträge, Immobilien, Arbeitsrecht oder Markenrecht, gibt es Tools, die bei der Erstellung und Zusammenstellung digitaler Dokumente helfen können.
Manuell erstellte Dokumente erfordern einen manchmal mühsamen Zeitaufwand und sind fehleranfällig. Der Weg zu einer papierlosen Arbeitsweise beginnt idealerweise mit der automatisierten Erstellung von Dokumenten in einem digitalen Format, um einen schnelleren und effizienteren Dokumentenkontrollprozess zu ermöglichen. Durch die Dokumentenautomatisierung werden statische, geschäftskritische Dokumente in dynamische Vorlagen umgewandelt, die sich leicht aktualisieren, überprüfen und verarbeiten lassen.
Beispielsweise können AbacusLaw-Benutzer mit der Dokumentenautomatisierung von HotDocs eine neue Dokumentvorlage erstellen, eine vorhandene Vorlage bearbeiten, eine vorhandene Vorlage für einen bestehenden Kunden ausfüllen, auf Dokumenteigenschaften zugreifen und Angelegenheiten bearbeiten. Wenn Sie die Funktion „Ausfüllen” ausführen, kann HotDocs Kunden- und Angelegenheiten-Daten in das neu erstellte Dokument einfügen. Die Ergebnisse sind konsistent, markengerecht, von hoher Qualität und nehmen weit weniger Zeit in Anspruch als die manuelle Erstellung von Dokumenten.
2. Zusammenarbeit und Austausch bei der Arbeit im Homeoffice
Da immer mehr Unternehmen remote arbeiten, müssen alle Teammitglieder Zugriff auf Arbeitsprojekte, Fall- und Kundendokumente sowie Informationen haben. Cloud-basierte Praxisverwaltungssoftware löst dieses Problem: Mitarbeiter können von jedem internetfähigen Gerät aus auf Praxisverwaltungstools, Kalender, Aufgaben und Dateien zugreifen. Dokumente werden ebenfalls in einer sicheren Cloud gespeichert, was den Wartungsaufwand und das Risiko des Hostings von Anwendungen vor Ort erheblich reduziert.
Ein Dokumentenmanagementsystem mit Tools für die Zusammenarbeit hilft Kanzleien auch dabei, effektiver mit Mandanten zusammenzuarbeiten. Erste Kontaktformulare können vom Mandanten in einem Online-Formular ausgefüllt werden. Mandanten sind zudem zunehmend daran gewöhnt, rund um die Uhr auf Informationen zugreifen zu können, und über ein Kanzleiportal können sie Dokumente jederzeit austauschen oder empfangen. Die Integration von elektronischen Signaturen ermöglicht die bequeme Fernunterzeichnung von Vereinbarungen, Verträgen und Formularen mit Anmerkungsfunktionen.
Die besten Dokumentenmanagementsysteme für Anwaltskanzleien sind auch mobilfreundlich. Anwälte sind viel unterwegs, besuchen Mandanten und verbringen Zeit vor Gericht. Eine mobile App, die ihnen Zugriff auf ihre Fallakten, Kommunikationen und Dokumente bietet, sorgt dafür, dass sie rund um die Uhr produktiv bleiben.
3. Dokumente für schnellen Zugriff und Abruf speichern
Der Vorteil eines echten Dokumentenmanagementsystems besteht darin, dass es die Konsistenz bei der Benennung, Ablage und Organisation von Dokumenten im System fördert und ermöglicht. Ein neues Dokument kann in Bezug auf den Kundennamen und den Sachverhalt gespeichert und nach Dokumenttyp, Autor oder anderen Elementen gekennzeichnet werden. Der Zugriff kann durch Rollendefinition auf autorisierte Benutzer der Kanzlei beschränkt werden.
Sobald ein Dokument im Dokumentenmanagementsystem gespeichert ist, wird sein Inhalt organisiert und indexiert, sodass Benutzer schnell nach Stichwörtern oder Namen suchen und filtern können, um alle Dokumente zu einem bestimmten Thema anzuzeigen. Das System verfolgt die Versionskontrolle, sodass Sie sicher sein können, dass Sie die aktuellste Version vor sich haben. Der schnelle Zugriff auf Dokumente und zugehörige Kommentare von Kollegen ermöglicht es den Mitarbeitern, dem Kunden am Telefon Antworten zu geben und dabei alle erforderlichen Fakten zur Hand zu haben. Dieses transparente Informationsmanagement bedeutet, dass neue Anwälte und Mitarbeiter, die in die Kanzlei eintreten, oder Teammitglieder, die einem Fallteam beitreten, einen nahtlosen Übergang erleben.
4. Schützen Sie sensible Kundendaten
Anwaltskanzleien sind Opfer von Hackern und Ransomware-Bedrohungen geworden, unter anderem weil sie sensible rechtliche, finanzielle und strategische Informationen über ihre Mandanten erstellen, verwalten und speichern. Kanzleien können das Risiko von Datenkompromittierungen oder -verletzungen verringern, indem sie sich dafür entscheiden, ihre Kanzleibetriebe und ihr Dokumentenmanagement in einer sicheren Cloud-Umgebung durchzuführen. Wenn ein erweitertes Dokumentenmanagement aktiviert ist, werden Dokumente verschlüsselt und an einem sicheren Ort gespeichert. Benutzer können Dokumente sicher auschecken, ändern und dann wieder einchecken.
5. Einhaltung von Archivierungs- und Compliance-Vorschriften
Wenn ein Fall abgeschlossen wird oder ein Mandant die Kanzlei verlässt, müssen Entscheidungen hinsichtlich der Unterlagen und Dokumente getroffen werden, die diesen Mandanten betreffen. Die Anwaltskammer Ihres Bundesstaates hat Richtlinien zu den Anforderungen für die Aufbewahrung von Unterlagen festgelegt. Einige davon beziehen sich speziell auf Treuhandkonten und Eigentumsunterlagen. Möglicherweise gibt es weitere Leitlinien zu Aufbewahrungsanforderungen und Empfehlungen zur Vernichtung.
Anwaltskammern empfehlen möglicherweise, dass Sie bei der Festlegung der Aufbewahrungsfrist für Dokumente (1) Ihre gesetzlichen Verpflichtungen (einschließlich gerichtlicher Anordnungen) und (2) die Aufbewahrung zur Verteidigung gegen gegen Sie erhobene Ansprüche berücksichtigen sollten. AbacusNext hat die Parameter für die Archivierung und Compliance-Anforderungen von Anwaltskanzleien berücksichtigt und entsprechende Funktionen in unsere Systeme für die Verwaltung von Rechtspraxen und Dokumenten integriert. Die Metadaten zu jedem Dokument – darunter Datum, Kunde, Betreff, Fallinformationen, Aktivitätsdaten usw. – helfen dabei, ältere Datensätze zu identifizieren, die gemäß Ihren Aufbewahrungsrichtlinien sicher gelöscht werden können.
Automatisiertes Dokumentenmanagement kann für Ihr Unternehmen ganz einfach Realität werden.
Wenn Ihnen der Verzicht auf Papier als großes Unterfangen erscheint, denken Sie daran:
- Möglicherweise verwenden Sie bereits ein Praxismanagementsystem wie AbacusLaw, das Dokumentenautomatisierung und Dokumentenmanagement als integrierte Funktionen bietet. Es könnte also einfach darum gehen, das, was Sie bereits haben, besser zu nutzen.
- Wenn Sie AbacusLaw mit HotDocs-Integration noch nicht nutzen, sprechen Sie uns an. Unser Full-Service-Team unterstützt Kanzleien dabei, Daten aus bestehenden Quellen direkt in ein All-in-One-Praxismanagementsystem zu übertragen. Wir helfen Ihnen dabei, den Weg in die Zukunft zu definieren.
Ihr Unternehmen kann Wachstum generieren und seinen Kunden ein großartiges Erlebnis bieten, wenn Sie Dokumente und Informationen erstellen, organisieren und teilen sowie in einem Portal zusammenarbeiten können, während Sie gleichzeitig die sensiblen Daten Ihrer Kunden schützen und die Standards zur Aufbewahrung von Informationen einhalten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
