Votre entreprise n'a donc plus besoin de papier - c'est formidable ! À l'ère de la pandémie, de nombreuses entreprises peuvent se targuer d'être sans papier ; certaines l'ont fait avant 2020, et d'autres ont opéré une transition rapide en réponse à la fermeture de l'entreprise. Même en l'absence de pandémie, un modèle sans papier est inévitable depuis un certain temps.
Avez-vous adopté une stratégie de gestion documentaire sans papier ?
Pourtant, dans la plupart des organisations, certains documents continuent d'arriver par courrier sous forme papier. Dans un premier temps, la dématérialisation implique que les membres de l'équipe rassemblent les documents papier entrants et les numérisent au format numérique. Alors, oui, le contenu est numérique, mais vos informations sont-elles créées, organisées et partagées d'une manière qui favorise l'efficacité des opérations de l'entreprise ?
Des processus de gestion des documents qui deviennent rapidement obsolètes
De nombreuses entreprises se contentent de créer une structure de dossiers sur un lecteur réseau ou dans Office 365 et d'y enregistrer les documents. Certains employés stockent des documents sur des disques locaux ou des ordinateurs portables, des applications de stockage en nuage telles que Box ou Dropbox, voire dans leur boîte de réception. Bien que les fichiers soient sous forme numérique, les problèmes d'organisation et de recherche persistent.
Les documents stockés dans une boîte aux lettres ou sur un disque local ne sont pas accessibles à l'équipe. Lorsque le besoin de partage se fait sentir, ils envoient les documents par courrier électronique à leurs collègues sous forme de pièces jointes. Cela pose le problème des versions multiples d'un document dans des zones de stockage multiples. (Sans parler des risques liés à l'envoi d'informations confidentielles par courrier électronique).
Dans un deuxième temps, tous les membres de l'entreprise acceptent de partager sur le réseau de l'entreprise. Certaines personnes peuvent adopter leurs propres conventions de dénomination des fichiers ou les classer dans des dossiers où leurs collègues ne penseraient pas à les chercher. Avec l'approche du disque partagé, la formation et le contrôle des employés sur les protocoles de classement prennent du temps et sont sources d'erreurs.
Gestion optimale des documents : créer, organiser et partager
Aller au-delà de la dématérialisation signifie optimiser la technologie pour faciliter la création, l'utilisation, le stockage, la récupération et le partage des documents et des informations tout au long de la durée de vie de chaque document et de chaque affaire.
Un système de gestion de documents efficace, intégré à un environnement de gestion de cabinet juridique, offre une solution tout-en-un pour la gestion des dossiers, de l'engagement initial du client jusqu'à la clôture du dossier. Le logiciel de gestion des documents juridiques fournit un système d'organisation intégré, centré sur le dossier, pour tous les documents. Les documents ne sont ni perdus ni mal classés. Les détails de chaque document sont connus et stockés et fournissent des informations précieuses pour la gestion et la conformité de l'entreprise.
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5 meilleures pratiques en matière de gestion des documents
Pour aller au-delà de la dématérialisation, il convient de prendre en compte les cinq étapes suivantes. La solution optimale repose sur l'automatisation des flux de documents, la gestion des cabinets et les logiciels de gestion des documents qui fonctionnent ensemble. L'objectif est de créer, d'organiser et de partager des documents et des informations tout au long de la vie d'un dossier ou d'un document, tout en protégeant les informations sensibles des clients et en respectant les normes de conservation des informations.
1. Créer systématiquement des documents de haute qualité
De la collaboration au stockage et à la sécurité, la gestion des documents joue un rôle important dans le fonctionnement d'une entreprise productive. Bien entendu, la rationalisation de la création de documents est la première étape d'une gestion documentaire efficace. Pour les cabinets qui utilisent beaucoup de documents, comme les contrats commerciaux, l'immobilier, le droit du travail ou le droit des marques, il existe des outils qui peuvent aider à la création et à l'assemblage de documents numériques.
Les documents créés manuellement nécessitent des heures d'efforts parfois fastidieux et peuvent être source d'erreurs. Aller au-delà du zéro papier commence idéalement par la création automatisée de documents au format numérique pour un processus de contrôle des documents plus rapide et plus efficace. L'automatisation des documents transforme un document statique, essentiel pour l'entreprise, en un modèle dynamique facile à mettre à jour, à réviser et à traiter.
Par exemple, l'automatisation des documents HotDocs permet aux utilisateurs d'AbacusLaw de créer un nouveau modèle de document, de modifier un modèle existant, de remplir un modèle existant pour un client existant, d'accéder aux propriétés du document et d'engager des affaires. Lorsque vous exécutez le remplissage, HotDocs peut extraire les données du client et de l'affaire pour les inclure dans le document nouvellement créé. Les résultats sont cohérents, conformes à la marque, de haute qualité et prennent beaucoup moins de temps que la création manuelle de documents.
2. Collaborer et partager tout en travaillant à distance
De plus en plus d'entreprises travaillant à distance, tous les membres de l'équipe doivent avoir accès aux projets de travail, aux documents et aux informations concernant les dossiers et les clients. Les logiciels de gestion de cabinet basés sur le cloud relèvent ce défi : les employés peuvent accéder aux outils de gestion de cabinet, aux calendriers, aux tâches et aux fichiers à partir de n'importe quel appareil connecté à l'internet. Les documents sont également stockés dans un nuage sécurisé, ce qui réduit considérablement les efforts de maintenance et les risques liés à l'hébergement des applications sur site.
Un système de gestion des documents doté d'outils de collaboration permet également aux cabinets de travailler plus efficacement avec leurs clients. Les formulaires de mission initiale peuvent être remplis par le client dans un formulaire d'admission en ligne. Les clients sont également de plus en plus habitués à avoir accès à l'information 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et un site portail de cabinet juridique leur permet de partager ou de recevoir des documents quand ils le souhaitent. L'intégration de la signature électronique permet de signer à distance des accords, des contrats et des formulaires avec des fonctions d'annotation.
Les meilleurs systèmes de gestion documentaire pour les cabinets d'avocats sont également adaptés à la mobilité. Les avocats sont en déplacement, rendent visite à leurs clients et passent du temps au tribunal. Une application mobile qui les connecte à leurs dossiers, communications et documents leur permet de rester productifs en permanence.
3. Stocker les documents pour un accès et une récupération rapides
L'avantage d'un véritable système de gestion des documents est qu'il encourage et permet une cohérence dans la dénomination, le classement et l'organisation des documents dans le système. Un nouveau document peut être enregistré en relation avec le nom du client et l'affaire, et étiqueté par type de document, par auteur ou par d'autres éléments. L'accès peut être limité aux utilisateurs autorisés du cabinet par la définition des rôles.
Une fois dans le système de gestion des documents, le contenu d'un document est organisé et indexé, ce qui permet aux utilisateurs d'effectuer rapidement des recherches et des filtrages par mots clés ou par noms afin de visualiser tous les documents relatifs à une affaire. Le système assure le suivi du contrôle des versions, ce qui permet de savoir qu'il s'agit de la version la plus récente. L'accès rapide aux documents et aux commentaires des collègues permet au personnel d'avoir des réponses pour le client lors d'un appel téléphonique, avec tous les faits nécessaires à portée de main. Cette gestion transparente de l'information signifie que les nouveaux avocats et le personnel qui rejoignent le cabinet ou les membres d'une équipe qui rejoignent une équipe chargée d'un dossier bénéficient d'une transition sans heurts.
4. Protéger les données sensibles des clients
Les cabinets d'avocats ont été victimes de pirates informatiques et de menaces de ransomware, en partie parce qu'ils créent, gèrent et stockent des informations juridiques, financières et stratégiques sensibles sur leurs clients. Les cabinets peuvent réduire le risque de compromission ou de violation des données en choisissant de gérer leurs opérations et leurs documents dans un environnement cloud sécurisé. Lorsque la gestion améliorée des documents est activée, les documents sont cryptés et stockés dans un emplacement sécurisé. Les utilisateurs peuvent consulter les documents en toute sécurité, les modifier et les consulter à nouveau.
5. Respecter les règles d'archivage et de conformité
Lorsqu'une affaire se termine ou qu'un client quitte le cabinet, des décisions doivent être prises concernant les dossiers et les documents relatifs à ce client. L'association du barreau de votre État aura établi des lignes directrices sur les exigences en matière de conservation des dossiers. Certaines traitent spécifiquement des comptes fiduciaires et des registres de propriété. Il peut y avoir d'autres directives concernant les exigences de conservation et les recommandations de destruction.
Les barreaux peuvent recommander que le délai de conservation des documents que vous choisissez tienne compte (1) des responsabilités qui vous incombent en vertu de la loi (y compris les ordonnances des tribunaux) et (2) de la conservation en vue de la défense contre les plaintes déposées contre vous. AbacusNext a pris en compte les paramètres de l'archivage des cabinets d'avocats et les exigences de conformité et a intégré la prise en charge dans nos systèmes de gestion des pratiques juridiques et de gestion des documents. Les métadonnées de chaque document - y compris les dates, le client, le sujet, les informations sur l'affaire, les dates d'activité, etc. - permettent d'identifier les anciens documents à supprimer en toute sécurité dans le cadre de votre politique de conservation.
La gestion automatisée des documents peut facilement devenir une réalité pour votre entreprise
Si le passage au zéro papier vous semble une entreprise gigantesque, n'oubliez pas :
- Vous utilisez peut-être déjà un système de gestion de cabinet comme AbacusLaw qui offre des fonctions intégrées d'automatisation et de gestion des documents. Il s'agit peut-être simplement de mieux utiliser ce que vous avez déjà.
- Si vous n'êtes pas sur AbacusLaw avec l'intégration HotDocs, contactez-nous. Notre équipe de service complet aide les cabinets à transférer des données à partir de sources existantes vers un système de gestion de cabinet tout-en-un. Nous pouvons vous aider à définir la voie à suivre.
Votre entreprise peut se développer et offrir une expérience exceptionnelle à ses clients lorsque vous êtes en mesure de créer, d'organiser et de partager des documents et des informations et de collaborer dans un portail, tout en protégeant les informations sensibles des clients et en respectant les normes de conservation de l'information.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
