贵公司现在也实现了无纸化办公——太棒了！在疫情时代，许多公司都能如此宣称：有些早在2020年前就实现了无纸化，有些则因封锁措施而迅速转型。即便没有疫情，无纸化模式也早已势在必行。
您是否已采用无纸化文档管理策略？
尽管如此，对于大多数机构而言，仍有部分文件通过邮寄方式以纸质形式送达。最初实现无纸化意味着团队成员需收集收到的纸质文件并将其扫描为数字格式。因此，内容确实实现了数字化，但您的信息是否以支持高效企业运营的方式创建、组织和共享？
正在迅速过时的文档管理流程
许多公司仅在网络驱动器或Office 365中创建文件夹结构来存储文档。部分员工将文件保存在本地驱动器或笔记本电脑中，或使用Box、Dropbox等云存储应用，甚至直接存放在电子邮箱收件箱里。尽管这些文件均为数字形式，但组织管理和检索问题依然存在。
存储在邮箱或本地驱动器中的文件无法供团队成员使用。当需要共享时，他们会将文件作为附件通过邮件发送给同事。这导致同一文件在多个存储位置存在不同版本的问题。（更不用说通过邮件发送机密信息所带来的风险了！）
作为下一步，公司全体成员同意在公司网络上共享文件。部分员工可能采用自己的文件命名规则，或将文件归档至同事不会想到的文件夹中。采用共享驱动器的方式，对员工进行归档规范的培训和监督既耗时又容易出错。
最佳文档管理：创建、整理与共享
超越无纸化意味着优化技术，使文件和信息在整个生命周期内都能轻松创建、使用、存储、检索和共享。
一个与法律事务管理环境集成的高效文档管理系统，为案件管理提供了从初始客户接触到案件结案的全流程一体化解决方案。法律文档管理软件为所有文件提供内置的、以案件为中心的组织体系，确保文件不会丢失或归档错误。每份文件的详细信息均被准确记录与存储，为事务所管理和合规工作提供宝贵信息支持。
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5个文档管理最佳实践
要真正实现无纸化办公，请考虑以下五个实施步骤。最佳解决方案在于将文档工作流自动化、事务所管理与文档管理软件有机结合。其目标是在案件或文档的生命周期内实现文档与信息的创建、整理和共享，同时保护客户敏感信息并符合信息保留标准。
1. 持续产出高质量文档
从协作到存储与安全，文档管理在高效运营企业中发挥着重要作用。当然，优化文档创建流程是实现高效文档管理的第一步。对于业务合同、房地产、雇佣或商标法等文档密集型业务领域的企业，现有多种工具可协助完成数字文档的创建与整合。
手动创建的文件往往需要耗费数小时甚至枯燥的努力，且容易出错。实现无纸化办公的理想起点，是通过自动化生成数字化文档，从而实现更快速高效的文档管控流程。文档自动化将静态的业务关键文件转化为动态模板，使其更易于更新、审核和处理。
例如，HotDocs文档自动化功能使AbacusLaw用户能够创建新文档模板、编辑现有模板、为现有客户填充现有模板、访问文档属性并关联案件。执行填充操作时，HotDocs可自动提取客户和案件数据并将其纳入新创建的文档。生成的文档结果一致、符合品牌规范、质量上乘，且耗时远少于手动创建文档。
2. 在远程工作时协作与共享
随着越来越多的企业采用远程办公模式，团队成员需要随时访问工作项目、案件及客户文档与信息。基于云的业务管理软件完美解决了这一难题：员工可通过任何联网设备访问业务管理工具、日程安排、任务清单及文件资料。所有文档均存储于安全云端，大幅降低了本地部署应用程序所需的维护成本与风险。
配备协作工具的文档管理系统同样能帮助律所更高效地与客户协作。客户可通过在线登记表填写初始委托表格。随着客户日益习惯全天候获取信息，律所门户网站使他们能够随时共享或接收文件。电子签名集成功能支持远程便捷签署协议、合同及表格，并具备批注功能。
最适合律师事务所的文档管理系统还需具备移动端友好性。律师们常需外出拜访客户、出庭应诉。一款能让他们随时访问案件档案、通信记录和文件的移动应用，可确保其全天候高效工作。
3. 存储文档以便快速访问和检索
真正的文档管理系统能确保文件命名、归档和组织的一致性，并为此提供支持。新文件可依据客户名称和案件关联保存，并按文档类型、作者或其他要素进行标记。通过角色定义，可将访问权限限制在授权的律所用户范围内。
文档进入管理系统后，其内容将被系统化整理并建立索引，使用户能够通过关键词或名称快速检索筛选，查看与某事项相关的所有文档。 系统具备版本控制功能，确保您查看的是最新版本。通过快速调取文档及同事相关评论，员工可在电话沟通中即时为客户提供解答，所有必要信息触手可及。这种透明的信息管理机制，使新入职律师、新加入团队的员工或新加入案件团队的成员都能实现无缝衔接。
4. 保护敏感客户数据
律师事务所长期遭受黑客和勒索软件威胁，部分原因在于这些机构需要创建、管理和存储客户的敏感法律、财务及战略信息。通过选择在安全的云环境中运行事务所运营和文档管理，事务所能够降低数据泄露或遭破坏的风险。启用增强型文档管理后，文件将被加密并存储于安全位置。用户可安全地检出文件、进行修改后再归还。
5. 满足归档与合规要求
当案件结案或客户离开律所时，需就该客户的相关记录和文件作出处置决定。您所在州的律师协会已制定关于记录保存要求的指导方针，其中部分条款专门针对信托账户和财产记录。此外可能还存在其他关于保存期限要求及销毁建议的指导性文件。
律师协会建议您在制定文件保留期限时，应考虑以下两点：(1) 法律规定的责任（包括法院命令）；(2) 为应对针对您的索赔主张而进行的证据保全。AbacusNext 已充分考量律所归档与合规要求的参数，并在我们的法律实践管理及文档管理系统中内置了相应支持功能。 每份文件的元数据——包括日期、客户、主题、案件信息、活动日期等——有助于根据您的保留政策识别可安全删除的旧记录。
自动化文档管理可轻松成为贵公司的现实
若实现无纸化之外的突破看似艰巨，请记住：
- 您可能已经使用了像AbacusLaw这样的法律事务管理系统，该系统将文档自动化与文档管理作为集成功能提供。这可能只是更充分利用现有资源的问题。
- 若您尚未使用集成HotDocs功能的AbacusLaw系统，请与我们联系。我们的全方位服务团队可协助律所将现有数据源直接迁移至一体化业务管理系统，助您规划未来发展路径。
当贵公司能够在门户中创建、整理和共享文件及信息，实现协同合作，同时保护客户敏感信息并遵守信息保留标准时，便能推动业务增长并为客户提供卓越体验。
编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
