Así que tu empresa ahora también es sin papel, ¡genial! En la era de la pandemia, muchas empresas pueden afirmar lo mismo; algunas dejaron de usar papel antes de 2020 y otras hicieron la transición rápidamente en respuesta al confinamiento. Incluso sin la pandemia, el modelo sin papel era inevitable desde hacía tiempo.
¿Ha adoptado una estrategia de gestión documental sin papel?
Aún así, para la mayoría de las organizaciones, algunos documentos siguen llegando en formato papel por correo postal. Inicialmente, pasar a un sistema sin papel significa que los miembros del equipo recopilan los documentos en papel que llegan y los escanean para convertirlos en formato digital. Así que, sí, el contenido es digital, pero ¿se crea, organiza y comparte la información de una manera que favorezca el funcionamiento eficiente de la empresa?
Los procesos de gestión documental que se están quedando obsoletos rápidamente.
Muchas empresas simplemente crean una estructura de carpetas en una unidad de red o en Office 365 y guardan allí los documentos. Algunos empleados almacenan documentos en unidades locales o portátiles, aplicaciones de almacenamiento en la nube como Box o Dropbox, o incluso en bandejas de entrada de correo electrónico. Aunque los archivos están en formato digital, persisten los problemas de organización y búsqueda.
Los documentos almacenados en un buzón de correo electrónico o en una unidad local no están disponibles para el equipo. Cuando surge la necesidad de compartirlos, los envían por correo electrónico a sus compañeros como archivos adjuntos. Esto crea el problema de que existen múltiples versiones de un documento en múltiples áreas de almacenamiento. (¡Y eso sin mencionar los riesgos que conlleva enviar información confidencial por correo electrónico!)
Como siguiente paso, todos los miembros de la empresa acuerdan compartir archivos en la red de la empresa. Algunas personas pueden adoptar sus propias convenciones para nombrar archivos u ordenarlos en carpetas donde sus compañeros no pensarían en buscarlos. Con el enfoque de unidad compartida, formar y supervisar a los empleados en los protocolos de archivo requiere mucho tiempo y es propenso a errores.
Gestión óptima de documentos: crear, organizar y compartir
Ir más allá de la eliminación del papel significa optimizar la tecnología para facilitar la creación, el uso, el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de documentos e información a lo largo de la vida útil de cada documento y asunto.
Un sistema eficaz de gestión documental integrado en un entorno de gestión de despachos jurídicos ofrece una solución integral para gestionar los casos desde la contratación inicial del cliente hasta el cierre del caso. El software de gestión documental jurídica proporciona un sistema organizativo integrado y centrado en los asuntos para todos los documentos. Los documentos no se pierden ni se archivan incorrectamente. Los detalles de cada documento se conocen y almacenan, y proporcionan información valiosa para la gestión y el cumplimiento normativo del despacho.
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5 mejores prácticas para la gestión de documentos
Para ir más allá del papel, considere estos cinco pasos en el proceso. La solución óptima se basa en la automatización del flujo de trabajo documental, la gestión de prácticas y el software de gestión documental que funcionan conjuntamente. El objetivo es crear, organizar y compartir documentos e información a lo largo de la vida útil de un caso o documento, al tiempo que se protege la información confidencial de los clientes y se cumplen las normas de conservación de información.
1. Crear documentos de alta calidad de forma sistemática.
Desde la colaboración hasta el almacenamiento y la seguridad, la gestión de documentos desempeña un papel importante en el funcionamiento de una empresa productiva. Y, por supuesto, optimizar la creación de documentos es el primer paso para una gestión eficaz de los mismos. Para las empresas que manejan gran cantidad de documentos, como contratos comerciales, inmobiliarios, laborales o de marcas registradas, existen herramientas que pueden ayudar en la creación y el ensamblaje de documentos digitales.
Los documentos creados manualmente requieren horas de trabajo a veces tedioso y pueden ser propensos a errores. Ir más allá de la eliminación del papel comienza idealmente con la creación automatizada de documentos en formato digital para un proceso de control de documentos más rápido y eficiente. La automatización de documentos toma un documento estático y crítico para el negocio y lo convierte en una plantilla dinámica que es fácil de actualizar, revisar y procesar.
Por ejemplo, la automatización de documentos HotDocs permite a los usuarios de AbacusLaw crear una nueva plantilla de documento, editar una plantilla existente, rellenar o «completar» una plantilla existente para un cliente existente, acceder a las propiedades del documento y gestionar asuntos. Cuando se ejecuta el rellenado, HotDocs puede extraer los datos del cliente y del asunto para incluirlos en el documento recién creado. Los resultados son coherentes, acordes con la marca, de alta calidad y requieren mucho menos tiempo que la creación manual de documentos.
2. Colaborar y compartir mientras se trabaja a distancia.
Con más empresas trabajando a distancia, todos los miembros del equipo necesitan acceder a los proyectos de trabajo, los documentos de los casos y los clientes, y la información. El software de gestión de despachos basado en la nube resuelve ese reto: los empleados pueden acceder a las herramientas de gestión del despacho, los calendarios, las tareas y los archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Los documentos también se almacenan en una nube segura, lo que reduce considerablemente el esfuerzo de mantenimiento y el riesgo de alojar aplicaciones en las instalaciones.
Un sistema de gestión documental con herramientas de colaboración también ayuda a las empresas a trabajar de forma más eficaz con los clientes. Los formularios de compromiso inicial pueden ser rellenados por el cliente en un formulario de admisión en línea. Los clientes también están cada vez más acostumbrados al acceso a la información las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y el portal de un bufete de abogados les permite compartir o recibir documentos cuando lo deseen. La integración de la firma electrónica permite firmar cómodamente a distancia acuerdos, contratos y formularios con funciones de anotación.
Los mejores sistemas de gestión documental para bufetes de abogados también son compatibles con dispositivos móviles. Los abogados pasan mucho tiempo fuera de la oficina, visitando a clientes y asistiendo a juicios. Una aplicación móvil que les permita acceder a los expedientes de sus casos, comunicaciones y documentos les ayuda a mantener su productividad durante todo el día.
3. Almacene documentos para acceder a ellos y recuperarlos rápidamente.
La ventaja de un verdadero sistema de gestión documental es que fomenta y permite la coherencia en la denominación, el archivo y la organización de los documentos en el sistema. Un nuevo documento puede guardarse en relación con el nombre del cliente y el asunto, y etiquetarse por tipo de documento, autor u otros elementos. El acceso puede limitarse a los usuarios autorizados de la empresa mediante la definición de roles.
Una vez en el sistema de gestión documental, el contenido de un documento se organizará e indexará, lo que permitirá a los usuarios buscar y filtrar rápidamente por palabras clave o nombres para ver todos los documentos relacionados con un asunto. El sistema realiza un seguimiento del control de versiones, por lo que sabrá que está viendo la versión más actualizada. El acceso rápido a los documentos y a los comentarios relacionados de los compañeros permite al personal dar respuestas al cliente en una llamada telefónica, con toda la información necesaria a mano. Esta gestión transparente de la información significa que los nuevos abogados y el personal que se incorporan al bufete o los miembros del equipo que se incorporan a un equipo de trabajo tienen una transición fluida.
4. Proteja los datos confidenciales de los clientes.
Los bufetes de abogados han sido víctimas de hackers y amenazas de ransomware, en parte porque crean, gestionan y almacenan información confidencial de carácter legal, financiero y estratégico sobre sus clientes. Los bufetes pueden reducir el riesgo de compromiso o violación de datos optando por ejecutar las operaciones del bufete y la gestión de documentos en un entorno seguro en la nube. Cuando se habilita la gestión mejorada de documentos, estos se cifran y se almacenan en una ubicación segura. Los usuarios pueden consultar los documentos de forma segura, modificarlos y volver a archivarlos.
5. Cumplir con las normativas de archivo y cumplimiento normativo.
Cuando un caso llega a su fin o un cliente abandona el bufete, hay que tomar decisiones sobre los registros y documentos relacionados con ese cliente. El colegio de abogados de su estado habrá establecido directrices sobre los requisitos para la conservación de registros. Algunas se refieren específicamente a las cuentas fiduciarias y los registros de propiedad. Puede haber otras directrices sobre los requisitos de conservación y las recomendaciones de destrucción.
Los colegios de abogados pueden recomendar que el plazo de conservación de documentos que elija tenga en cuenta (1) las responsabilidades que le incumben en virtud de la ley (incluidas las órdenes judiciales) y (2) la conservación para la defensa de reclamaciones en su contra. AbacusNext ha tenido en cuenta los parámetros de los requisitos de archivo y cumplimiento de los bufetes de abogados y ha incorporado el soporte en nuestros sistemas de gestión de la práctica jurídica y de gestión de documentos. Los metadatos de cada documento, incluyendo fechas, cliente, asunto, información del caso, fechas de actividad, etc., ayudan a identificar los registros más antiguos para su eliminación segura de acuerdo con sus políticas de conservación.
La gestión automatizada de documentos puede convertirse fácilmente en una realidad para su empresa.
Si ir más allá del papel parece una tarea titánica, recuerde:
- Es posible que ya esté utilizando un sistema de gestión de despachos como AbacusLaw, que ofrece funciones integradas de automatización y gestión de documentos. Quizás solo se trate de aprovechar mejor lo que ya tiene.
- Si no utiliza AbacusLaw con la integración de HotDocs, póngase en contacto con nosotros. Nuestro equipo de servicio completo ayuda a las empresas a transferir datos de fuentes existentes a un sistema de gestión de prácticas todo en uno. Podemos ayudarle a definir el camino a seguir.
Su empresa puede crecer y ofrecer una excelente experiencia a los clientes cuando usted es capaz de crear, organizar y compartir documentos e información, y colaborar en un portal, al tiempo que protege la información confidencial de los clientes y cumple con las normas de retención de información.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
