Wenn ich über das Konzept der Automatisierung nachdenke, werde ich immer an eine Fabel erinnert, die ich als Kind gelesen habe. In einem ländlichen Dorf lebten zwei opportunistische Männer, John und Rob, die es zu etwas bringen wollten. Der Zufall wollte es, dass sie den Auftrag bekamen, Wasserträger für die ganze Stadt zu sein.
Jeden Tag machten sie sich auf den Weg zum nahe gelegenen Fluss, füllten ihre Eimer und trugen sie zurück ins Dorf, um die örtliche Wasserversorgung aufzufüllen. Sie wurden pro Eimer bezahlt, und nach dem ersten Tag hatte jeder 100 Eimer getragen. Sie waren reich.
John war sich da nicht so sicher. Er war unglaublich müde, sein Körper schmerzte, und er träumte nicht von einem Leben als Schwerstarbeiter, auch wenn die Bezahlung gut war. Aber er hatte einen Plan. Während Rob jeden Tag Eimer ins Dorf und zurück schleppte, würde John stundenlang Gräben ausheben und Rohre verlegen und dabei gerade so viel Eimer tragen, dass er über die Runden kam.
Nach einigen Monaten hatte Rob ein gutes Vermögen angehäuft und war im Dorf sehr angesehen. John, der seinen lukrativen Job zugunsten von ziellosem Graben aufgegeben hatte, war das Gespött des Dorfes.
Nach einem ganzen Jahr waren die Ausgrabungen abgeschlossen. Die Rohre waren verlegt, und John war bereit, dem Dorf sein Projekt vorzustellen. Er versammelte alle bei der Wasserversorgung und öffnete den Wasserhahn am Ende des Rohrs, woraufhin ein kräftiger Wasserstrahl direkt in den Wassertank floss. Niemand würde jemals wieder Eimer tragen müssen. Das Dorf jubelte.
In der heutigen Zeit könnte man das Eimersystem mit den meisten unserer manuellen, E-Mail- und papierintensiven Prozesse vergleichen. Auch wenn die Arbeit damit erledigt wird, gibt es definitiv bessere Möglichkeiten, diese Aufgaben effizienter und mit weniger Aufwand zu erledigen. Das Eimersystem hatte viele Nachteile. Die Eimer konnten unterschiedlich gefüllt sein, die Mitarbeiter trugen zu Beginn des Tages mehr als am Ende, verschiedene Träger konnten unterschiedliche Mengen heben usw. Es gab zu viele Variablen. Die Automatisierung des Prozesses half, all diese Probleme zu lösen und gleichzeitig die beiden Männer und ihre Zeit zu entlasten.
Die Vorteile der Automatisierung sind in jeder Organisation weitreichend. Einige der wichtigsten Vorteile sind: und ihre Zeit.
- Einsparung von Zeit und Geld
- Freisetzung von Ressourcen, die an anderer Stelle eingesetzt werden können
- Sicherstellung von Konsistenz und Qualität
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es uns auch, Prozesse viel effektiver zu messen. Der Einsatz von Automatisierungssystemen eröffnet uns die Möglichkeit, verschiedene Metriken und Leistungsindikatoren zu messen und bei Bedarf eine Feinabstimmung vorzunehmen. Das allseits beliebte "Dashboard", das heute in den meisten Systemen zu finden ist, gibt uns Zugang zu einer Fülle von Zahlen und Analysen, die es uns ermöglichen, unsere Organisationen besser zu steuern.
Es wäre jedoch töricht, nicht auch die Kehrseite des Arguments anzuerkennen. Automatisierte Prozesse sind nicht ohne Herausforderungen. Widerstände gegen Veränderungen und die Unfähigkeit, ein neues System zu übernehmen, sind zwei der größten Hindernisse für eine erfolgreiche Automatisierung. In dem Maße, in dem sich das Klima für die Einführung von Technologien weltweit entspannt und die Menschen und Unternehmen dem Einsatz von Technologien und neueren Systemen im Alltag offener gegenüberstehen, werden die Auswirkungen der Systemeinführung und des Widerstands gegen Veränderungen allmählich schwächer.
Das übergreifende Thema hier ist, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen, wenn sie richtig ausgeführt wird, als eine Investition mit spezifischen und erreichbaren Zielen, fast immer einen Nutzen bringt, der den anfänglichen Aufwand bei weitem übersteigt. So wie John John nach einem Jahr des Grabens und Verlegens von Rohren die Wasserversorgung seines Dorfes automatisieren und ein Problem mit minimalem Aufwand lösen konnte, so können auch Sie mit Prozessautomatisierungssystemen wie TAP die "Wasserversorgung" Ihres Unternehmens mit minimalem Aufwand und maximalem Nutzen automatisieren.
