Siempre que contemplo el concepto de automatización, me acuerdo de una fábula que me leyeron de niño. En un pueblo rural vivían dos hombres oportunistas, John y Rob, que querían triunfar. La suerte quiso que les adjudicaran los trabajos de aguadores para todo el pueblo.
Cada día hacían el trayecto hasta el río cercano, llenaban los cubos y los llevaban de vuelta al pueblo para llenar el suministro de agua local. Les pagaban por cubo, y después del primer día cada uno había transportado 100 cubos. Eran ricos.
John no estaba tan seguro. Estaba increíblemente cansado, le dolía el cuerpo y no soñaba con una vida de trabajo pesado, aunque le pagaran bien. Pero tenía un plan. Mientras Rob se pasaba el día cargando cubos para ir y venir del pueblo, John cavaba zanjas y tendía tuberías durante horas cargando sólo los cubos necesarios para sobrevivir.
Al cabo de unos meses, Rob había amasado una buena fortuna y era muy respetado en el pueblo. John, que había abandonado su lucrativo trabajo para dedicarse a cavar sin rumbo, era el hazmerreír del pueblo.
Después de todo un año, la excavación estaba terminada. Se habían colocado las tuberías y John estaba listo para presentar su proyecto al pueblo. Reunió a todos junto al suministro de agua, abrió el grifo al final de la tubería y salió un chorro de agua hasta el depósito. Nadie tendría que volver a cargar con cubos. El pueblo se alegró.
En los tiempos que corren, el sistema de cubos podría compararse con la mayoría de nuestros procesos manuales, basados en el correo electrónico y el papel. Aunque sirve para hacer el trabajo, sin duda hay formas mejores de completar esas tareas de forma más eficiente y con menos esfuerzo. El sistema de cubos tenía muchos inconvenientes. Los cubos podían llenarse a niveles diferentes, la gente cargaba más al principio del día que al final, los distintos transportistas podían levantar cantidades diferentes, etc. Había demasiadas variables. Había demasiadas variables. La automatización del proceso ayudó a resolver todos estos problemas, al tiempo que liberaba a los dos hombres y su tiempo.
Los beneficios de la automatización son de gran alcance dentro de cualquier organización. Algunos de los principales beneficios son:y su tiempo.
- Ahorro de tiempo y dinero
- Liberación de recursos para asignarlos a otros fines
- Garantizar la coherencia y la calidad
La automatización de procesos empresariales también nos permite medir los procesos de forma mucho más eficaz. Gracias a los sistemas de automatización, tenemos la oportunidad de medir diferentes métricas e indicadores de rendimiento y ajustarlos según sea necesario. El popular "cuadro de mandos" de la mayoría de los sistemas nos da acceso a un sinfín de cifras y análisis que nos permiten mejorar el funcionamiento de nuestras organizaciones.
Dicho esto, sería absurdo no reconocer también la otra cara de la moneda. Los procesos automatizados no están exentos de dificultades. La resistencia al cambio y la incapacidad para adoptar un nuevo sistema son dos de los mayores obstáculos para el éxito de la implantación de la automatización. A medida que el clima de adopción de la tecnología se suaviza en todo el mundo y las personas y las empresas se abren más al uso de la tecnología y los sistemas más nuevos en situaciones cotidianas, el impacto de la adopción de sistemas y la resistencia al cambio empiezan a suavizarse.
El tema general aquí es que, cuando se ejecuta correctamente, como una inversión con objetivos específicos y alcanzables, la automatización de procesos empresariales casi siempre cosecha beneficios que compensan con creces el esfuerzo inicial. Al igual que el año que pasó cavando zanjas y colocando tuberías permitió a John automatizar el suministro de agua de sus pueblos y resolver un problema con un mantenimiento mínimo, también los sistemas de automatización de procesos como TAP pueden permitirle automatizar el "suministro de agua" de su propia empresa con un mantenimiento mínimo y los máximos beneficios.
