Cada vez que pienso en el concepto de automatización, siempre me viene a la mente una fábula que me leían cuando era niño. En un pueblo rural vivían dos hombres oportunistas, John y Rob, que estaban decididos a triunfar. La suerte quiso que les concedieran el trabajo de aguadores para todo el pueblo.
Cada día, hacían el viaje hasta el río cercano, llenaban sus cubos y los llevaban de vuelta al pueblo para abastecer el suministro de agua local. Les pagaban por cubo, y tras el primer día cada uno había transportado 100 cubos. Eran ricos.
John no estaba tan seguro. Estaba increíblemente cansado, le dolía todo el cuerpo y no le apetecía nada llevar una vida de trabajo físico pesado, aunque el sueldo fuera muy bueno. Pero tenía un plan. Mientras Rob se pasaba el día llevando cubos de un lado a otro del pueblo, John cavaría zanjas y colocaría tuberías durante horas, llevando solo los cubos necesarios para salir adelante.
Al cabo de unos meses, Rob había amasado una buena fortuna y era muy respetado en el pueblo. John, que había renunciado a su lucrativo trabajo para dedicarse a excavar sin rumbo fijo, era el hazmerreír del pueblo.
Después de todo un año, la excavación había terminado. Se habían instalado las tuberías y John estaba listo para revelar su proyecto al pueblo. Reunió a todos junto al suministro de agua y abrió el grifo al final de la tubería, y salió un chorro de agua constante directamente al tanque de agua. Nadie tendría que volver a cargar cubos nunca más. El pueblo se alegró.
En la actualidad, el sistema de cubos podría compararse con la mayoría de nuestros procesos manuales, que requieren un uso intensivo del correo electrónico y el papel. Aunque cumple su función, sin duda hay formas mejores de realizar esas tareas de manera más eficiente y con menos esfuerzo. El sistema de cubos tenía muchos inconvenientes. Los cubos podían llenarse a diferentes niveles, las personas transportaban más al principio del día que al final, los diferentes transportistas podían levantar diferentes cantidades, etc. Había demasiadas variables. La automatización del proceso ayudó a resolver todos estos problemas, al tiempo que liberó a los dos hombres y su tiempo.
Las ventajas de la automatización tienen un gran alcance dentro de cualquier organización. Algunas de las principales ventajas son: y su tiempo.
- Ahorro de tiempo y dinero
- Liberar recursos para asignarlos a otras áreas.
- Garantizar la coherencia y la calidad
La automatización de los procesos empresariales también nos permite medir los procesos de forma mucho más eficaz. Mediante el uso de sistemas de automatización, tenemos la oportunidad de evaluar diferentes métricas e indicadores de rendimiento y ajustarlos según sea necesario. El popular «panel de control», que ahora se encuentra en la mayoría de los sistemas, nos da acceso a una gran cantidad de cifras y análisis que nos permiten gestionar mejor nuestras organizaciones.
Dicho esto, sería absurdo no reconocer también el lado contrario del argumento. Los procesos automatizados no están exentos de retos. La resistencia al cambio y la incapacidad para adoptar un nuevo sistema son dos de los mayores obstáculos para la implementación exitosa de la automatización. A medida que el clima de adopción de la tecnología se suaviza a nivel mundial, y las personas y las empresas se abren más al uso de la tecnología y los sistemas más nuevos en situaciones cotidianas, el impacto de la adopción de sistemas y la resistencia al cambio comienza a disminuir.
El tema general aquí es que, cuando se ejecuta correctamente, como una inversión con objetivos específicos y alcanzables, la automatización de los procesos empresariales casi siempre reporta beneficios que superan con creces el esfuerzo inicial. Al igual que el año dedicado a excavar zanjas y tender tuberías permitió a John automatizar el suministro de agua de sus aldeas y resolver un problema con un mantenimiento mínimo, los sistemas de automatización de procesos como TAP también le permiten automatizar el «suministro de agua» de su propia empresa con un mantenimiento mínimo y los máximos beneficios.
