Sie sind in Ihrem Visier, und jetzt ist es an der Zeit, sie einzuholen.
Es gibt kein schöneres Gefühl für einen Personalvermittler, als den perfekten Kandidaten zu finden (außer vielleicht, wenn dieser das Angebot annimmt). Aber manchmal arbeitet diese perfekte Person in einem anderen Büro. Wie kann man sie auf sich aufmerksam machen?
E-Mails sind keineswegs tot, sondern das perfekte Werkzeug, sodass es ganze Bücher, Blogs und Artikel zu diesem Thema gibt. Man muss wissen, wie man eine Nachricht verfasst, auf die Kandidaten nicht nur klicken, sondern auf die sie auch tatsächlich antworten. Ganz gleich, ob Sie einen passiven Kandidaten oder jemanden erreichen möchten, der die Gelegenheit sofort ergreifen würde, Sie müssen sich als Personalvermittler von Ihrer besten Seite zeigen, um Ihre Kompetenz und Professionalität unter Beweis zu stellen.
Nehmen wir einmal an, Sie sind gut genug in Ihrem Job, um zu wissen, wer ein geeigneter Kandidat ist und für wen Ihre Stelle relevant wäre. Nun, da dies geklärt ist, müssen Sie alle Ihre Ressourcen nutzen, um den Inhalt auf den Kandidaten zuzuschneiden, damit Sie eine spannende und ansprechende Nachricht erstellen können. Sie haben viel Zeit und Ressourcen investiert, um ihn zu finden, schicken Sie ihm also keine Standard-E-Mail!
Hier sind einige Tipps zum Verfassen der perfekten E-Mail zur Personalbeschaffung …
Die Betreffzeile
Dies ist Ihre einzige Chance, die wichtigste Zeile in der E-Mail. Dies ist Ihre Gelegenheit, die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu gewinnen und sie zum Klicken zu bewegen. Denken Sie an Ihren eigenen Posteingang. Was veranlasst Sie, weiterzuscrollen, und was veranlasst Sie zum Klicken? Lassen Sie dies immer Ihre erste und letzte Verteidigungslinie sein, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
Personalisierung ist der Schlüssel zum Klick. Eine Umfrage von Adestra hat ergeben, dass die Öffnungsrate um fast 25 % steigt, wenn die Betreffzeile personalisiert ist. Gehen Sie noch einen Schritt weiter und fügen Sie einen Standort, einen Empfehlungsnamen oder etwas anderes hinzu, um die Betreffzeile persönlicher zu gestalten. Wenn Sie den Empfänger bereits mit seinem Namen ansprechen, jemanden aus seinem Umfeld erwähnen und einen Standort in der Nähe der Stelle angeben, haben Sie es geschafft. Wenn Sie versucht sind, die Berufsbezeichnung (niemals eine NUMMER!) in die Betreffzeile zu setzen, überlegen Sie, wie gut die Berufsbezeichnung ist. Wenn diese Person sehr gefragt ist, wird „Softwareentwickler II” keinen Eindruck hinterlassen.
Der erste Satz
Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, einen kurzen „Vorschautext“ oder eine Kurzbeschreibung einzufügen. Verschwenden Sie diese wichtige Gelegenheit nicht mit Begrüßungen wie „Hallo“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“. Nutzen Sie diesen zusätzlichen Platz sinnvoll, um etwas Witziges oder Außergewöhnliches zu schreiben. Erwähnen Sie, wo Sie das Profil gesehen haben oder wie Sie von der Arbeit der Person erfahren haben. Stellen Sie die Person in den Mittelpunkt, statt den Job.
Der Einleitungsabsatz
Wenn sie bis hierher gekommen sind, wissen Sie, dass sie zumindest ein gewisses Maß an Neugierde mitbringen. Dies ist die Gelegenheit, die Informationen aus ihrem Lebenslauf und ihren Social-Media-Profilen zu nutzen, um diesen Abschnitt speziell auf das zuzuschneiden, was sie Ihrer Meinung nach in einer Position suchen.
Hier sind einige Dinge, auf die Sie sich konzentrieren sollten:
Standort: Es reicht nicht aus, zu sagen, dass es eine offene Stelle im Osten von Nebraska gibt. Finden Sie heraus, wo genau diese Stelle ist, und teilen Sie den Bewerbern mit, wo sie sich befindet. Es besteht ein großer Unterschied zwischen einer offenen Stelle in „unserer Niederlassung im Mittleren Westen“ und einer offenen Stelle in „Ihrer Heimatstadt Omaha“.
Vorteile: Finden Sie heraus, was sie in einem Unternehmen suchen. Nutzen Sie eine Kombination aus ihren Profilen und Lebensläufen, um genau das herauszufinden, was sie suchen, und vergleichen Sie dies mit dem, was dieses Unternehmen ihnen bieten kann. Erwähnen Sie Auszeichnungen, die sie gewonnen haben, einzigartige Unternehmensvorteile und wie sich Ihre Organisation im Vergleich zu ihren bisherigen Erfahrungen darstellt.
Besonderheiten der Unternehmenskultur: Haben Sie Parallelen zwischen der Unternehmenskultur und dem Bewerber festgestellt? Eine gemeinsame Bar, Sport oder körperliche Aktivitäten, Wertlegung auf Familie oder Ausgehen? Nutzen Sie alle Parallelen, die Sie finden können, um dem Bewerber zu helfen, sich in der Unternehmenskultur wiederzufinden. Nutzen Sie dazu Ihre derzeitigen idealen Mitarbeiter. Wie wird sich diese neue Person einfügen?
Der Körper
Hier geben Sie ihnen einen Überblick über die Position und das Unternehmen. Basierend auf dem, was Sie aus ihrem Lebenslauf erfahren haben, wäre diese Position ein natürlicher Schritt in ihrer Karriere (andernfalls sollten Sie wahrscheinlich weder ihre noch Ihre Zeit verschwenden). Helfen Sie ihnen also, diesen Schritt anhand der Stellenbeschreibung zu erkennen.
- Inwiefern ist diese Position besser als ihre derzeitige Position?
- Wie kann diese Position sie auf dem heutigen Arbeitsmarkt attraktiver machen?
- Was können sie durch die Arbeit in Ihrem Unternehmen lernen?
- Wohin geht die Firma?
Appell an ihrer Interessen und Qualifikationen anzusprechen. Genauso wie zwei verschiedene Personen mit demselben Job unterschiedliche Arbeitsweisen haben, kann eine Stellenbeschreibung so verfasst werden, dass sie eine bestimmte Art von Person anspricht. Wenn Sie Ihre Recherchen durchführen und die Beschreibung auf ansprechende Weise verfassen, wird dies mit Sicherheit Interesse wecken. Konzentrieren Sie sich auch hier wieder auf die Arbeit der Person und darauf, warum das Unternehmen daran interessiert ist.
Der Aufruf zum Handeln
Gefällt Ihnen, was Sie sehen? Nun, vielleicht sollten Sie es nicht ganz so formulieren, aber machen Sie Ihre Erwartungen an dieser Stelle deutlich. Jetzt ist nicht die Zeit, sich zurückhaltend zu geben. In der aktuellen Wirtschaftslage hat niemand Zeit dafür, und viele Berufseinsteiger empfinden dies als unaufrichtig. Legen Sie die nächsten Schritte klar dar. Teilen Sie in einer einleitenden E-Mail mit, dass Sie sich telefonisch melden werden. Wenn der Kandidat gut passt, aber nicht besonders kontaktfreudig wirkt, überlassen Sie ihm die Entscheidung, aber setzen Sie eine klare Frist (z. B. „Ich würde mich freuen, wenn Sie bis Ende nächster Woche direkt mit unserem CTO sprechen könnten, wenn möglich.“
Weitere Optionen (und entschuldigen Sie, dass ich mich wiederhole, aber Ihre Recherchen über den Kunden sollten Ihnen eine gute Vorstellung davon geben, welcher Ansatz der beste wäre) sind: Wenn sie über die Stelle sprechen möchten, teilen Sie ihnen mit, wer Sie sind, wie sie Sie erreichen können und zu welchen Zeiten dies am besten möglich ist. Wie vereinbaren sie ein Vorstellungsgespräch? Wo können sie online eigene Recherchen über die Stelle und das Unternehmen anstellen?
Wenn möglich und die E-Mail nicht zu lang ist, geben Sie ihnen einige Links zum Nachschlagen und gestalten Sie Ihre E-Mail-Signatur so sozial wie möglich, damit sie sich mit Ihnen und Ihrem Unternehmen online wohlfühlen können.
Die Unterschrift
Dies wird wahrscheinlich als das Unwichtigste angesehen, aber es ist tatsächlich das Letzte, was der Bewerber sieht, also machen Sie es gut. Fügen Sie einen Hyperlink zu Ihrer direkten E-Mail-Adresse, Ihrer Handynummer und einer alternativen Telefonnummer ohne Vorwahl hinzu (jeder hasst Vorwahlen). Idealerweise richten Sie eine Weiterleitung ein, sodass der Bewerber Sie mit einem Klick im Text der E-Mail anrufen kann (siehe Google Voice und Skype für Optionen).
Ihre Schlussformulierung hängt wirklich davon ab, was Sie vermitteln möchten:
Prost = Lässig, freundlich
Herzliche Grüße = Formell, möchte aber als locker wahrgenommen werden
Mit freundlichen Grüßen = Langweilig, aber akzeptabel
Mit freundlichen Grüßen = Viel zu persönlich
Danke = knapp, aber sachlich
Im Voraus danke = Anmaßend, aber optimistisch
Was haben wir vergessen? Haben Sie noch weitere Tipps für perfekte E-Mails? Schreiben Sie uns gerne einen Kommentar!
