Die Workflow-Automatisierung ist ein großer Sprung nach vorn, wenn es darum geht, die "digitale Transformation" des Arbeitsplatzes zu einer lebendigen Realität zu machen. Sie bringt nicht nur beeindruckende Vorteile für das Endergebnis eines Unternehmens mit sich, sondern stellt auch einen großen Unterschied für die Menschen dar, die einen großen Teil ihres Lebens an diesen Arbeitsplätzen verbringen.
Es herrscht oft Verwirrung darüber, was "Workflow-Automatisierung" eigentlich ist. Um den Begriff zu definieren, zu verstehen, was die Workflow-Automatisierung leistet, und zu erkunden, wie sich seine Definition in nicht allzu ferner Zukunft grundlegend ändern könnte, sollten wir zunächst einen Blick zurück werfen. Bevor wir über die Automatisierung von Arbeitsabläufen sprechen, sollten wir uns fragen: Was genau ist eigentlich ein Arbeitsablauf?
Eine orchestrierte, wiederholbare Reihe von Aufgaben, die Menschen, Prozesse und Inhalte einbeziehen und zu einem gewünschten Ergebnis führen.
Um es mit den Worten von Connie Brenton, Legal Operations Director bei NetApp und Gründerin von CLOC, zu sagen: Es ist ganz einfach:
Der Schlüssel dazu ist, einen Workflow als eine verfahrensgesteuerte Reihe von Aktionen und Übergaben zu verstehen, bei denen Daten, Dokumente oder Delegationen auf kontrollierte und strukturierte Weise ausgeführt und von einem Teilnehmer an einen anderen weitergegeben werden.
Arbeitsabläufe werden natürlich seit jeher manuell ausgeführt. Und fast ebenso lange streben wir nach Effizienz. Vor allem die Römer hatten es sich zur Aufgabe gemacht, ihr gesamtes Reich mit maschinenähnlicher Logik auszustatten.
Mit der industriellen Revolution und der Mechanisierung der Fließbandproduktion stiegen Standardisierung und Effizienz in ungeahnte Höhen. Zumindest am Fließband: Büro- und dokumentenzentrierte Prozesse waren eine ganz andere Sache, bei der die Ineffizienz der alten Schule gedeihen oder sogar noch verstärkt werden konnte, da diese Prozesse immer größer, verworrener und uneinheitlicher wurden und sich immer mehr Papierkram ansammelte.
Die Trägheit der Ineffizienz
Manuelle, papierbasierte Prozesse sind von Natur aus ineffizient, da sie den Launen der menschlichen Natur unterliegen, die sich zum Glück nicht automatisieren lässt.
Eine ganze Reihe von Faktoren, von denen einige der schwerwiegendsten rechts aufgelistet sind, verursachen also mit (zugegebenermaßen) vorhersehbarer Regelmäßigkeit Fehler, Verzögerungen, hohe Kosten und vieles mehr.
Es gibt eine Fülle von Statistiken und Quellen, die diese Kosten nennen:
- Nach Angaben von Coopers und Lybrand werden 15 % aller Papierdokumente falsch abgelegt oder verlegt, so dass die Mitarbeiter 20 % bis 40 % ihrer Zeit mit der Suche nach ihnen verbringen. Und Angestellte verbringen 70 % ihrer Zeit mit der Bearbeitung von Papierdokumenten.
- Coopers und Lybrand haben außerdem festgestellt, dass die Kosten für die Suche nach verlorenen Dokumenten sechsmal so hoch sind wie die Kosten für das eigentliche Dokument. Sie neu zu erstellen? Das kostet elfmal so viel.
- Accenture berichtet, dass 59 % der 1.000 befragten mittleren Führungskräfte täglich wichtige Informationen verpassen, weil sie zwar irgendwo in ihrem Unternehmen vorhanden sind, aber nicht gefunden werden können.
- Gartner weist darauf hin, dass Fachleute 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und durchschnittlich 18 Minuten pro Dokument benötigen.
- Eine Studie von IDC und Adobe hat ergeben, dass die Zeit, die mit einer Vielzahl von dokumentenbezogenen Problemen vergeudet wird, ein Unternehmen 19.732 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr kostet, was einem Verlust von 21,3 % der Gesamtproduktivität des Unternehmens entspricht. Anders ausgedrückt? Die Lösung dieser Probleme in einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern wäre gleichbedeutend mit der Einstellung von 213 weiteren produktiven Mitarbeitern.
Es gibt noch einen weiteren Kostenpunkt, der sich auf die Moral und den Geist Ihres Unternehmens auswirkt. Sie werden durch den letzten Faktor auf dieser Liste verursacht, nämlich durch seelenlose Langeweile, ein Ergebnis monotoner Arbeitsprozesse, die dann zu einem Teil des Problems werden.
Ein ineffizienter Prozess, der sich in einem ganzen Unternehmen in großem Umfang wiederholt, erlangt seine eigene Trägheit, einen Widerstand, sich schneller zu bewegen oder seine Richtung mit etwas zu ändern, das an Reaktivität oder Agilität erinnert. Das liegt daran, dass die in den Prozess eingebundenen Mitarbeiter durch die unendliche Wiederholung ermüdender Aufgaben zermürbt wurden.
Also... was ist Workflow-Automatisierung?
Ich will nicht zu didaktisch werden, aber das Wort automatisieren stammt aus dem Altgriechischen und bedeutet " aus sich selbst heraus handeln".
Indem die sich wiederholenden Elemente innerhalb eines Arbeitsablaufs ohne menschliches Eingreifen in Gang gesetzt und abgeschlossen werden, beseitigt oder minimiert die Automatisierung von Arbeitsabläufen alle Sünden auf unserer Liste. So können sich die Menschen auf menschlichere Tätigkeiten konzentrieren, bei denen Vorstellungskraft und Zusammenarbeit entscheidend sind.
Wie kann man also die Automatisierung von Arbeitsabläufen erreichen? Es gibt eine Vielzahl von Produkten und Ansätzen, die unter diese Rubrik fallen. In ihrer besten Form handelt es sich jedoch in der Regel um eine softwarebasierte Lösung, die wiederholbare Prozesse standardisiert, Formulare und Dokumente digitalisiert, Arbeitsabläufe und Benachrichtigungen automatisiert und die Überwachung und sichere Archivierung zentralisiert.
Das Ergebnis? Schnellere, kosteneffizientere und fehlerresistente Arbeitsabläufe treten an die Stelle manueller und papierbasierter Arbeitsabläufe, wobei alle drei Elemente - Menschen, Inhalte und Prozesse - harmonisch zusammenarbeiten.
Was ist seine Zukunft?
Wie ich bereits erwähnt habe, kann sich unsere Definition von "Workflow-Automatisierung" in den kommenden Jahren weiterentwickeln. Im Moment gibt es große Haupttreiber, die den Einsatz von WFA sowohl in Unternehmen des privaten Sektors als auch in staatlichen Einrichtungen vorantreiben:
- Die wachsende Einsicht, dass Effizienzsteigerungen für das Überleben von Unternehmen unerlässlich sind, denn neun von zehn Managern sind der Meinung, dass ihre Produktivität von der Effizienz der Routinearbeitsprozesse im Unternehmen abhängt.
- Eine Studie der Cadence Group ergab, dass es mehr als 14.000 Bundes-, Landes- und Branchengesetze und -vorschriften gibt, die vorschreiben, wie Papier- und elektronische Unterlagen zu speichern sind. Allein die Einhaltung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes veranlasst viele Unternehmen dazu, Workflow-Automatisierungsplattformen mit automatischer Archivierung von Prozessen und Dokumenten einzusetzen.
- In Washington, in den Hauptstädten der Bundesstaaten und in den Rathäusern im ganzen Land wird der Ruf nach mehr Reaktionsfähigkeit und Effizienz laut, und das trotz knapper Budgets. Das ist der Grund, warum unter anderem Landkreise und staatliche Behörden auf Workflow-Automatisierung setzen, um Kosten zu senken und gleichzeitig den Service für die Bürger zu verbessern. Es gibt noch neun Milliarden andere Gründe, die wir anführen können.
- Ein allgemeiner Trend zur Automatisierung, der in allen Sektoren an Fahrt gewinnt und am besten in einer McKinsey-Studie zusammengefasst wird, in der behauptet wird, dass "60 % aller Berufe mindestens 30 % technisch automatisierbare Tätigkeiten aufweisen".
Das Tempo des Wandels wird, wie wir alle wissen, alles andere als nachlassen. Die sich entwickelnden Technologien, die jetzt in die Workflow-Automatisierung integriert werden, werden ihr Potenzial nur noch weiter steigern:
- Blockchain wird Arbeitsabläufe verbessern und automatisieren, indem sie fälschungssichere Daten und Dokumente über verteilte Servernetzwerke verarbeitet, sortiert und weitergibt. Dies bietet sowohl ein weitaus höheres Maß an Sicherheit und Transparenz als auch eine Verringerung des Bedarfs an Zwischenhändlern in einem Transaktionsprozess - nur einige der vielen Vorteile von Blockchain für WFA, die wir an anderer Stelle ausführlich untersucht haben.
- Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden diese Plattformen mit besseren Fähigkeiten zur Mustererkennung und "Kognition" ausstatten und sie sogar in die Lage versetzen, vorausschauend und adaptiv zu handeln, so dass ein programmierter Arbeitsablauf in der Lage sein könnte, flexibel auf unterschiedliche Situationen und Anforderungen zu reagieren, ohne dass ein Mensch zur Stelle sein muss, um ihn neu zu gestalten.
- Die Virtualisierung der Zusammenarbeit wird zunehmen, da Cloud-basierte Plattformen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen über eine Vielzahl von Geräten und digitalen Berührungspunkten hinweg funktionieren und es den Teams ermöglichen, sich von überall aus zu verbinden, auszutauschen und zusammenzuarbeiten. Die Möglichkeit, externe Mitarbeiter einzubinden, wird ein Pluspunkt sein, denn eine aktuelle Studie hat ergeben, dass Auftragnehmer engagierter und innovativer sind als reguläre Mitarbeiter.
- Letzten Endes werden all diese Fortschritte Unternehmen, Regierungen und Arbeitnehmern gleichermaßen zugute kommen. Vor allem die Arbeitnehmer, denn eine Studie von ADP hat gezeigt, dass 55 % der Arbeitnehmer es gut finden, wenn repetitive Arbeiten durch Automatisierung ersetzt werden.
Wenn man sie von den "Schmerzen des Alltags" befreit, sind sie in der Lage, Großes zu leisten. Das allein ist schon ein guter Grund, sich für die Automatisierung von Arbeitsabläufen zu entscheiden.
