La automatización del flujo de trabajo supone un gran avance en cuanto a su potencial para convertir la «transformación digital» del lugar de trabajo en una realidad dinámica. No solo aporta impresionantes beneficios a los resultados de una empresa, sino que también supone una gran diferencia para las personas que pasan una parte tan importante de su vida en esos mismos lugares de trabajo.
A menudo existe cierta confusión sobre qué es realmente la «automatización del flujo de trabajo». Para definirla, apreciar lo que logra la automatización del flujo de trabajo y explorar cómo su definición puede cambiar profundamente en un futuro no muy lejano, primero debemos mirar hacia atrás. Antes de hablar de automatizarlos, debemos preguntarnos: ¿qué es exactamente un flujo de trabajo?
Una serie de tareas repetibles y coordinadas que involucran a personas, procesos y contenidos, y que conducen al resultado deseado.
En su forma más simple, en palabras de Connie Brenton, directora de operaciones legales de NetApp y fundadora de CLOC:
La clave aquí es entender un flujo de trabajo como una serie de acciones y traspasos impulsados por procedimientos, en los que los datos, los documentos o las delegaciones se ejecutan y pasan de un participante a otro, de forma controlada y estructurada.
Por supuesto, los flujos de trabajo se han llevado a cabo manualmente desde tiempos inmemoriales. Y hemos buscado la eficiencia durante casi todo ese tiempo; los romanos, en particular, se dedicaron a aplicar una lógica mecánica a todo su imperio.
Luego, la Revolución Industrial y la mecanización de la cadena de producción elevaron la estandarización y la eficiencia a niveles sin precedentes. Al menos en la cadena de montaje: los procesos centrados en la oficina y los documentos eran otra cosa totalmente distinta, donde la ineficiencia de la vieja escuela podía prosperar, o incluso magnificarse a medida que esos procesos se hacían más grandes, más complicados e inconsistentes, y se acumulaban cada vez más con el papeleo.
La inercia de la ineficiencia
Los procesos manuales basados en papel son intrínsecamente ineficientes porque están sujetos a los caprichos de la naturaleza humana, que afortunadamente es imposible de robotizar.
Así pues, una serie de factores, algunos de los más graves de los cuales se enumeran a la derecha, provocan errores, retrasos, altos costes y otras consecuencias con una consistencia (hay que admitirlo) previsible.
Hay estadísticas y fuentes en abundancia que citan esos costes:
- Según Coopers and Lybrand, el 15 % de todos los documentos en papel se archivan o se colocan en el lugar equivocado, por lo que los empleados dedican entreel 20 %yel 40 % de su tiempoa buscarlos. Además, los trabajadores de oficina dedican el 70 % de su tiempo a procesar documentos en papel.
- Coopers and Lybrand también descubrió que el coste de buscar documentos perdidos es seis veces superior al coste del documento en sí. ¿Rehacerlos? Eso cuestaonceveces más.
- Accenture informó que el 59 % de los 1000 mandos intermedios encuestados se pierden información vital cada día porque esta se encuentra en algún lugar de su empresa, pero no pueden encontrarla.
- Gartner señala que los profesionales dedican el 50 % de su tiempo a buscar información, tardando una media de 18 minutos en localizar cada documento.
- Un estudio realizado por IDC y Adobe reveló que el tiempo perdido en diversos problemas relacionados con los documentos le cuesta a una empresa 19 732 dólares por empleado de información al año, lo que supone una pérdida del 21,3 % de la productividad total de la organización. ¿En otras palabras? Resolver estos problemas en una empresa con 1000 empleados equivaldría a contar con 213 trabajadores productivos más en plantilla.
Hay otro coste, el de la moral y el espíritu de tu empresa. Lo provoca el último factor de la lista, el tedio que te deja sin alma, resultado de procesos monótonos del día a día que luego contribuyen al problema.
Un proceso ineficiente, repetido a gran escala en toda una organización, adquiere su propia inercia plácida, una resistencia a avanzar más rápido o a cambiar de dirección con algo parecido a la reactividad o la agilidad. Esto se debe a que las personas involucradas en el proceso se han visto desgastadas por una repetición interminable de tareas tediosas.
Entonces... ¿qué es la automatización del flujo de trabajo?
Sin querer ser demasiado didáctico, la palabra«automatizar»proviene del término griego antiguoautomatizein, que significaba «actuar por sí mismo».
Al permitir que los elementos repetitivos dentro de un flujo de trabajo se inicien y completen por sí mismos sin intervención humana, la automatización del flujo de trabajo elimina o minimiza todos los pecados de nuestra lista. Y libera a los seres humanos para que se centren en actividades máshumanas, en las que la imaginación y la colaboración son vitales.
Entonces, ¿cómo se logra la automatización del flujo de trabajo? Hay muchos productos y enfoques que entran en esa categoría. Pero, en sumejorforma, suele ser una solución basada en software que estandariza los procesos repetitivos, digitaliza formularios y documentos, automatiza los enrutamientos y las notificaciones, y centraliza la supervisión y el archivo seguro.
¿El resultado? Los flujos de trabajo más rápidos, rentables y resistentes a los errores sustituyen a los manuales y basados en papel, con los tres elementos (personas, contenido y procesos) trabajando en armonía.
¿Cuál es su futuro?
Como ya he mencionado, nuestra definición de «automatización del flujo de trabajo» puede evolucionar en los próximos años. En este momento, existen importantes factores que impulsan la adopción actual de la WFA tanto en empresas del sector privado como en entidades gubernamentales:
- La creciente conciencia de que el aumento de la eficiencia es esencial para la supervivencia de las empresas, ya quenueve de cada diez directivoscreen que su productividad depende de la eficiencia de los procesos de trabajo rutinarios en toda la empresa.
- Un estudio de Cadence Group reveló que existen más de 14 000 leyes y normativas federales, estatales y sectoriales que regulan el almacenamiento de registros en papel y electrónicos. El cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley por sí solo está impulsando a muchas empresas a adoptar plataformas de automatización de flujos de trabajo que incluyen el archivo automatizado de procesos y documentos.
- En Washington, en las capitales estatales y en los ayuntamientos de todo el país se están escuchando llamamientos para mejorar la capacidad de respuesta y la eficiencia, incluso aunque los presupuestos operativos sigan siendo ajustados. Por eso, los condados y las agencias estatales, entre otros, están recurriendo a la automatización de los flujos de trabajo para reducir costes y mejorar al mismo tiempo los servicios a los ciudadanos. Hay otros nueve mil millones de razones que también podríamos citar.
- Una tendencia general hacia la automatización que está cobrando impulso en todos los sectores, resumida a la perfección en unestudio de McKinseyque afirma que «el 60 % de todas las profesiones tienen al menos un 30 % de actividades técnicamente automatizables».
El ritmo del cambio, como todos sabemos, no hará más que acelerarse. Las tecnologías en constante evolución que ahora se están integrando en la automatización de los flujos de trabajo no harán más que impulsar aún más su potencial:
- La cadena de bloquesmejorará y automatizará los flujos de trabajo mediante el procesamiento, la clasificación y el intercambio de datos y documentación a prueba de manipulaciones a través de redes de servidores distribuidos, lo que proporcionará un nivel mucho mayor de seguridad y transparencia y reducirá la necesidad de intermediarios en un proceso de transacción, solo algunas de las muchas ventajas de la cadena de bloques para la WFA que hemos explorado en profundidad en otros lugares.
- La inteligencia artificial y el aprendizaje automático dotarán a estas plataformas de mejores habilidades de reconocimiento de patrones y «cognición», lo que les permitirá incluso actuar de forma predictiva y adaptativa, de modo que un flujo de trabajo programado pueda responder con flexibilidad a diferentes situaciones y demandas sin necesidad de que un humano lo rediseñe.
- La virtualización de la colaboraciónaumentará, ya que la capacidad de las plataformas de automatización de flujos de trabajo basadas en la nube para funcionar en cualquier conjunto de dispositivos y puntos de contacto digitales permitirá a los equipos conectarse, compartir y trabajar juntos desde cualquier lugar. La posibilidad de integrar a colaboradores externos será una ventaja adicional, ya que un estudio reciente ha revelado que los contratistas están más comprometidos y son más innovadores que los empleados fijos.
- Al fin y al cabo, todos estos avances beneficiarán tanto a las empresas como a los gobiernos y a los empleados. Especialmente a los trabajadores, ya que una investigación realizada porADPha demostrado que el 55 % de los empleados se sienten bien al sustituir el trabajo repetitivo por la automatización.
Liberarlos del «dolor de lo mundano» les permite alcanzar grandes logros. Solo eso ya es una razón inspiradora para adoptar la automatización del flujo de trabajo.
