Letzte Woche hatte ich ein interessantes Gespräch mit einem unserer Kunden über die Verwaltung internationaler und lokaler Dokumenteninhalte mit HotDocs. Wir diskutierten, wie ein globales Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Ländern den Wissenstransfer zwischen globalen Dokumentautoren und lokalen Dokumentenmanagern nutzen kann, um sicherzustellen, dass die Dokumentation an die lokalen Märkte angepasst ist. Dieses Gespräch brachte mich dazu, darüber nachzudenken, wie HotDocs Unternehmen dabei unterstützt, globale Strategien zur Dokumentenautomatisierung zu entwickeln.
Der Ansatz„Global denken, lokal handeln“wird häufig verwendet, um zu beschreiben, wie eine Organisation ihr Produktdesign oder ihre Geschäftsstrategie an einen lokalen Markt anpasst und gleichzeitig die Kontrolle über mehrere Standorte behält. Angesichts lokalisierter Compliance-Vorschriften, lokaler Gesetze, mehrerer Sprachen, Datums- und Zahlenformate gilt der Ansatz „Global denken, lokal handeln“ auch für die Dokumentation einer globalen Organisation.
Verträge, Darlehensvereinbarungen, Rechtsdokumente und andere geschäftskritische Unterlagen müssen mit den Best Practices eines Unternehmens übereinstimmen und gleichzeitig alle für das jeweilige geografische Gebiet relevanten Informationen enthalten. Diese Aufgabe wird mit zunehmendem Umfang und Komplexität der Dokumente immer schwieriger, sodass Unternehmen gezwungen sind, eine Reihe von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten damit zu beauftragen, Dokumente für lokale Märkte anzupassen.
Bei so vielen verschiedenen Elementen kann es äußerst schwierig sein, die Konsistenz innerhalb eines Dokumentenportfolios sicherzustellen. Mit HotDocs lassen sich präzise globale Dokumente erstellen, die den lokalen Anforderungen entsprechen, indem Dokumentautoren die Kontrolle erhalten und lokale Teams die Flexibilität haben, Feedback zu lokalen Kriterien für optionale Einbindungen zu geben. So werden lokal konforme Dokumente garantiert und die Konsistenz sichergestellt.
Globale Dokumente
Dies sind die wichtigsten Schritte, die erforderlich sind, um eine globale Dokumentation effizient zu erstellen:
- Inhaltsautoren identifizieren
- Lokale Dokumentenmanager identifizieren
- Internationale Elemente identifizieren
- Lokale Elemente identifizieren
1. Identifizieren Sie die Autoren von Inhalten
Content-Autoren sind Personen, die über die besten Kenntnisse der innerhalb einer Organisation verwendeten spezifischen Dokumente verfügen. Content-Autoren sind für die Erstellung von Dokumentvorlagen und die Zusammenarbeit mit lokalen Managern verantwortlich, um eine korrekte Dokumentation zu gewährleisten. Diese Personen können sein:
- Interne Rechtsabteilung
- Risikobeauftragte
- Produktverantwortliche
- Wissensmanager
- Versicherungsnehmer
- Compliance-Manager
2. Lokale Dokumentenmanager identifizieren
Lokale Dokumentenmanager sind Personen, die auf den lokalen Märkten tätig sind und diese verstehen. Sie sind dafür verantwortlich, Feedback dazu zu geben, wie die Dokumentation verbessert oder geändert werden muss, um den Anforderungen eines lokalen Marktes gerecht zu werden.
3. Internationale Elemente identifizieren
Internationale Elemente sind die Teile der Dokumentation einer Organisation, die unabhängig vom geografischen Standort einheitlich sein müssen. Diese Elemente stellen sicher, dass alle Dokumente das gleiche Design und die gleiche Formatierung aufweisen, damit der Kunde sicher sein kann, dass er es mit einem globalen Unternehmen zu tun hat. Zu diesen Elementen gehören beispielsweise Unternehmensbotschaften, Formatierungen, globale Rechtsvorschriften oder Markenzeichen.
4. Lokale Elemente identifizieren
Lokale Elemente beziehen sich auf Anpassungen, die sicherstellen, dass ein Dokument den Anforderungen des lokalen Marktes entspricht. Lokale Elemente stellen sicher, dass Dokumente die für einen bestimmten geografischen Bereich relevanten Informationen enthalten und dass die erforderlichen Anpassungen am Inhalt vorgenommen werden, z. B. in Bezug auf Sprache, Datumsformate, rechtliche Klauseln, länderspezifische Gesetze oder Währung.
Globaler Austausch von Dokumentenwissen
Anhand der oben genannten Schritte lässt sich ein Modell für den Wissensaustausch erstellen. Das folgende Modell zeigt Beispiele für lokale und internationale Elemente und wie die lokalen Dokumentenmanager Informationen an die Autoren von Inhalten weitergeben, die wiederum dafür sorgen, dass die internationalen Elemente in allen Dokumentationen berücksichtigt werden.
Möchten Sie mehr erfahren?
Dieses Modell veranschaulicht den Informationsaustausch zwischen lokalen Managern und Dokumentautoren. Die Umsetzung dieses Modells führt zu einem Wissenstransfer zwischen lokalen Managern und Dokumentautoren und mindert so das Risiko von Ungenauigkeiten oder Verstößen bei der Verwendung von Dokumenten in ausländischen Märkten oder Umgebungen, in denen unterschiedliche Dokumentanforderungen gelten.
Zahlreiche große und kleine HotDocs-Kunden nutzen unsere Technologie als Grundlage für ihre Dokumentationsstrategie. Das HotDocs-Interview (der Fragebogen, mit dem die Daten für die Erstellung des maßgeschneiderten Dokuments erfasst werden) ist leistungsstark und flexibel und verfügt über bedingte Fragen und ausgefeilte Geschäftslogikfunktionen, mit denen globale Dokumente unabhängig von ihrer Komplexität an ein lokales Publikum angepasst werden können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie HotDocs Sie bei Ihrer globalen Dokumentation unterstützen kann, kontaktieren Sie uns noch heute oder vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
